公司备用金管理办法

第一条为加强XXX有限公司（以下简称“XX公司”）备用金管理，规范备用金使用，保证日常工作现金支出需要，确保资金安全，根据国家相关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法规定的备用金是指公司职工经批准后，向财务部门暂借，用于差旅费、零星采购、食堂采购和其他零星开支的资金。

第三条备用金管理的原则

（一）事前审批原则。备用金的申报和借支必须经过相关人员审批，没有经过审批不得借支。

（二）专款专用原则。借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。

（三）时效性原则。定额备用金借款周期最长不超过一年并不跨年度,年底清零，次年重新核定。临时备用金一事一办，“前账不清，后账不借”。

第四条备用金开支范围

（一）个人因公出差差旅费开支，包括交通、住宿费等；

（二）经常性零星开支，包括不能定点接待须支付的款项、没有明确支付对象需要通过本单位人员预先借用，而后支付的资金等；

（三）日常办公用品采购，包括不能定点采购须支付的款项等；

（四）食堂采购开支备用金；

（五）其他因经营活动需要临时借用的资金；

第五条备用金分类

备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、固定性强的特点，适用于职工因工作需要，频繁支付的食堂采购、日常办公用品采购、招待费以及其他一些零星支出。职工办理定额备用金的，应按月履行报销手续，但不需办理冲账以及还款业务，年度内可周转使用所借资金，但最长借款时间为一年（不跨年度），年底全额归还，次年根据需要重新申请。

临时备用金是指职工因工作需要而临时借支的现金，具有时间短、一次性的特点，适用于差旅费、日常维修、会务费、培训等支出。职工办理临时备用金的，在办理业务完毕后一个月内履行报销手续，及时归还剩余资金。

第六条备用金额度

（一）职工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，原则上核定借支金额5000至10000元之间；

（二）采购人员零星采购借用的备用金原则上单次不得超过5000元；

（三）其他备用金借款，根据实际情况核定金额。

第七条备用金审批及办理

（一）借款人在借用备用金时，应根据借款事项预计资金，按规定的格式填写《备用金借支审批单》，部门负责人核实备用金的真实性、必要性和借款额度，报部门分管领导审批，财务部门审核，总经理审批，超过总经理审批权限的报董事长审批；部门负责人借备用金报部门分管领导审批，财务部门审核，总经理审批，超过总经理审批权限的报董事长审批。

（二）出纳凭签审手续完整的《备用金借支审批单》，确认无误后方可办理付款。

（三）借款人应在相关事务（业务）完成后在一个月内按公司报销程序及时报销冲账或还款。

（四）借款人办理报销手续时，出纳应查明报销人员原借款金额，对报销款项超过原借款金额的，应及时付现给报销人；对报销款项低于备用金金额的，借款人应退回余额以结清原所借款项。

第八条备用金管理

（一）部门负责人应对备用金定期和不定期抽查并监督其使用情况，防止挪用、丢失。

（二）财务部门应定期和不定期对借用的备用金进行清理；在每年的12月份及时提醒还未冲账或未归还备用金的借款人员。

（三）所有备用金原则上应在年末进行归还，不允许跨年度使用，对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，经办人员必须要写明原因经所在部门负责人核实及分管领导审批后，方可继续使用。

（四）公司职工调离、辞退或离职时，由所在部门和党委组织部（人力资源部）及时通知财务部门，借款人必须到财务金翮部办理备用金清理手续；备用金未结清的，所在部门和人力资源部不得办理相关手续，否则承担相应追回欠款的责任。

（五）借款人出现编造事项套用备用金、挪用备用金、长期借款不还等情况，财务金融部可以暂时停止向其借用备用金，并要求其限期归还借款。如果拒不还款的，财务金融部请示相关领导批准后逐月从其工资中扣回，或其他方式追回所借备用金。

（六）借款人员使用备用金时违反国家法律法规和财经纪律的，按相关规定处理。

第九条本管理办法由财务部负责解释，自印发之日起生效。