公司档案管理制度范文第1篇

1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责版权所有

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或的各类文书资料等

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.11证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。版权所有

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

公司档案管理制度范文第2篇

第一条根据部《文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围

第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条工作材料。

第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

公司档案管理制度范文第3篇

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2023）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

公司档案管理制度范文第4篇

【关键词】公司档案 法制价值 立法应对 涉众性 公法义务

公司档案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查阅在内的一套系统工程。现行的包括《公司法》在内的公司档案立法虽有对公司档案行为的规范，但存在法律规范结构不完整的缺陷，无法满足《公司法》的新要求。本文旨在探讨《公司法》对公司档案立法提出的新要求与公司档案立法的应有应对，以希推进市场经济背景下的公司档案法制建设。

公司档案的法制价值

现代公司的基本特征是股东淡出公司管理，公司管理权力日益集中在董事会，控制公司的是董事而非股东。而董事权力的日益膨胀，则会导致董事滥用权力损害公司、股东与债权人利益的概率增加。《公司法》以董事对公司忠实与勤勉的实体义务和商事程序制度及股东派生诉讼制度规定的程序义务激励与约束董事行为，保障公司资产的安全与效益。公司档案的法制价值在于：

首先，通过程序控制实现公司管理、决策机构权力的优化配置与制衡。具体体现为赋予股东查阅和复制档案的权利，来约束和激励董事的权力行使。

其次，通过详细记录程序进行中相关主体行为的信息，固定和重现信息，为今后信息的公开和对相关责任人实施问责奠定基础。

第三，公司商事记录档案还为董事个人的合法权益与债权人债权的实现提供坚实的基础。

现有公司档案法律规范的结构分析与检讨

法律欲有效地调整社会生活，制定违法行为必须承担的具体相应的法律责任不可或缺。公司档案法律规范欲有效调整公司各类档案行为就必须对各类档案违法行为规定相应具体的法律责任，借此激励与诱导行为人对公司档案法律规范的遵循。《档案法》以第五章“法律责任”、《档案法实施办法》以第五章“罚则”规定了违反《档案法》的法律后果。但《档案法》第二十四条与第二十五条仅规定了可处罚档案违法行为的法定种类，并未规定可处罚档案违法行为所要承担的具体法律责任，按照可处罚违法行为法律责任种类与内容法定的原则①，不具有可操作性；这一缺陷由《档案法实施办法》第二十八条克服，它规定：根据有关档案的价值和数量，罚款数额对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《档案法》第二十四条第二款保护的是档案馆所保管的档案，规定的可处罚的档案违法行为有：损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，涂改、伪造档案等三种；第三款规范的对象是各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，规定的可处罚档案违法行为是企业事业组织或者个人擅自出卖或者转让档案，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的档案违法行为。

公司的商事档案是公司在生产、经营、管理等各项商事活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。目前，与公司档案有关的法律条文的完备性与其重要性并不相符。《企业档案工作规范》将公司档案分为八类，目前仅《会计法》第四十二条、四十四条规定公司有会计档案的强制性归档与保管义务，公司对会计档案外的其他档案并无强制性归档与保管义务，如《档案法》与《档案法实施办法》规定的诸多配备有具体行政法律责任的可处罚档案违法行为中，与公司档案有关的只有《档案法》第十六条、第二十四条以及《档案法实施办法》第二十八条，但这三条调整的对象仅限于各类档案的境内外出卖、转让、倒卖、赠与行为，不涉及公司会计档案外其他档案的归档与保管行为，而这些才应是公司档案法制建设的中心。由于公司存在规模大小、社会责任外延的窄阔等区别，因此在档案管理的法律责任配置方面，需要对公司进行类型化考察。

公司档案的立法应对

目前配备有相应行政法律责任、刑事法律责任的公司商事记录档案法律规范仅限于公司会计档案法律规范，会计档案虽能记录并反映公司的行为，但受会计技术本身的限制，会计档案仅能记录与反映与财务收支有直接关系的商事行为，无法直接反映与财务收支无直接关系的商事程序行为的合规性及其具体内容，现有立法虽对公司商事记录档案有保管义务的制度安排，但相应制度安排仅具有私法属性，缺乏行政与刑事法律责任的相应规定，公司商事记录档案违法行为无需负担任何违法成本，公司商事记录档案立法实质处于空白状态，《公司法》对公司档案立法提出了新挑战。而公司商事记录具有涉众性，其保管的完整与否不仅关涉《公司法》一系列制度的成败，亦关涉公司、股东、董事、监事与债权人合法权益的实现，对于公开发行证券公司与上市公司而言，其涉众性甚至关涉社会安全与金融安全。公司的各类雇员具有流动性，包括公司商事记录与公司会计资料在内的公司商事记录档案其实亦有保障公司管理与经营延续性的功能，因此有必要加强公司商事记录的档案立法。如同其他一切制度，公司商事记录档案的归档与保管亦会面临人固有的机会主义行为倾向的威胁，因此必须以公司商事记录档案法制建设保障公司商事记录档案归档与保管的及时与完整，这是《公司法》对公司档案立法提出的新要求，也是公司档案事业面临的新机遇。

根据现行《公司法》的规定，公司档案立法首先应该解决以下三个问题。

《公司法》规定的商事记录档案保管义务的法律性质。《公司法》对公司商事记录档案的保管义务已有规定，只是未配备相应的行政法律责任与刑事法律责任，因而《公司法》规定的商事记录档案的保管义务属于私法义务的范畴，但私法义务与公法义务并不冲突，私法义务可同时赋予公法义务的属性，它取决于该项义务是否具有负的外部性，以及该负的外部性是否具有涉众性，一项私法义务如果具有涉众性，尤其是关涉社会安全，我们应同时赋予其公法义务的属性。《公司法》规定的商事记录档案的保管行为具有鲜明的负的外部涉众性，直接关涉到公司、股东、董事、监事与债权人的正当权益，对于公开发行证券的公司与上市公司而言，其涉众性更甚，因此《公司法》规定的商事记录档案的保管义务虽具有私法属性，亦具有公法属性，公司档案立法应将《公司法》规定的商事记录档案的归档与保管义务同时规定为公法义务，并配以相应的行政法律责任，其中性质恶劣、后果及其严重的违法行为应配备相应的刑事责任。

公司档案职员的法律性质。《公司法》设定的公司商事记录档案保管义务与《会计法》规定的会计档案保管义务均属于公司法定义务的范畴，依“当然解释”②的法律解释方法，档案职员应该属于公司的法定职员，一切公司均有设置档案职员的法定义务，只不过公司有档案职员的人事自，该职员可专职，亦可兼职。《公司法》第一百二十四条规定：“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”据此，作为上市公司法定高级职员的董事会秘书亦是上市公司商事记录档案的法定保管义务人，是上市公司法定的商事记录档案职员，不过《公司法》未将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度扩展于所有公司。《美国标准公司法》规定公司秘书是公司的法定职员，但对之并无专职要求，公司秘书亦可由其他高级职员兼任，如可由总裁、副总裁、司库兼任③，公司秘书职位的设立并不必然增加公司的人力成本。我们完全可以借鉴美国的这一经验，将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书制度由上市公司扩展到所有公司制企业，规定公司设置有档案机构或在其他机构中设置有一名或数名档案职员的，公司秘书是公司法定的档案机构负责人或档案主管人员。为保证公司商事记录档案工作的责任到位，可建立公司档案职员的任职备案制度，即公司应在成立后的法定时限内将兼公司法定商事记录档案职员的公司秘书的任职及其变更情况及时报地方档案行政主管部门备案。我们认为可借鉴《会计法》的会计账簿委托代建制度，规范与培育档案中介服务市场，公司可委托有资质的档案中介机构代为收集保管公司的商事记录档案。

公司档案从业人员准入制度。公司档案工作是有多个服务目标的综合性工作，不仅需要专业的法律知识，亦需要经营管理知识，公司档案从业人员的专业胜任能力某种程度上决定着公司档案工作价值目标的实现程度，山西省档案局从2002年已开始推行档案工作人员持证上岗制度，国家档案局亦有《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》，我们建议建立公司档案从业资格制度，以从业资格制度保障公司档案从业人员的专业胜任能力，推进公司档案工作价值目标的实现。（作者为南京艺术学院人文学院副教授）

注释

①姜民安：《行政法与行政诉讼法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231页。

公司档案管理制度范文第5篇

【关键词】转制企业;档案处置;实践;思考

广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。

1.转制前规范的档案管理

1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。

1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。

2.转制后档案的处置工作

2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。

2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。

2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导――党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导――办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。

2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。

2.4具体各项任务的落实。

2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。

2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。

2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。

2.5按期签订档案代管协议。

经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。

就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。

3.股份制企业的档案工作的思考

3.1转制后档案归档问题。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。

3.2延续规范化管理。

3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。

3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。

3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。

3.3提取档案精华，服务于企业。

具有国家公路工程施工总承包壹级资质的佛山公路工程有限公司，公路与桥梁施工档案，是企业生存、发展的凭证和依据。因此，应该从转制前各种档案中提取有利用价值的历史资料、生产数据。可以通过复印、扫描、借出原件等方法，提取工程竞标中必须具备的工程业绩、人员资质、固定资产三方面的资料。如：从公路档案中提取工程简介、工程合同、竣工验收文书；从文书档案中提取人事任免、职称资格及聘任文件；机械设备（仪器）、房产档案中提取固定资产证明材料；从实物档案中提取奖励等历史荣誉证；从会计档案中提取工程结算、企业盈利数据等。提取档案的精华，使档案为领导决策、为企业的施工建设服务。