为了加强会议室有序使用并对其科学有效管理，保证会议是的安全、整洁以及各种设施的完好，需要会议室的管理制定。下面是会议室规章条例，欢迎参阅。

　　一、制订目的：

　　为合理安排会议时间，调配会议(客)室之使用，保障会议室的正常使用状态，同时方便前台正确引领客户至会议室，缩短客户等待时间，维护公司形象，特订立本规定。

　　二、适用范围：

　　本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的管理与使用。

　　三、权 责：

　　1.行政部前台复印室文员：全面负责会议室的日常管理。 1会议室使用接收及相关协调工作; ○

　　2会后会议室整理、清洁检查和维护。 ○

　　2.行政部写字楼清洁工：负责会议室日常5S工作。

　　3. 各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1会议室的及时申请; ○

　　2会议中会议室内所有器材设备的准备、保管与维护; ○

　　3会后“5S”工作。 ○

　　四、具体流程：

　　1.申请：各部门或者个人使用会议室，需预先填写《会议室使用申请表》(附件1)后交至前台文员处。

　　1申请时间： ○

　　A.正常情况下均需提前4小时申请;

　　B.特殊情况、紧急会议可电话与前台协商处理;

　　C.每周固定的例会时间、例行使用固定会议室，可不必重复申请，但需在前台处登记备案。

　　1.申请会议室规格：可以优先申请条件较好的会议室，但遇有冲突时，可按下述原则进行协○调。

　　2.前台复印室文员收到《会议室使用申请表》后，及时登记在《会议室使用登记表上》，遇有冲突时，应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。

　　3.若申请使用的会议室在预定时间不能按时使用(提前、推后或取消)时，申请人应及时通知到前台文员处。

　　4.使用完毕，申请使用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备，并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后，方可离开。

　　5.前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好，并依据使用部门/个人会后整理情况对其提出改进意见。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者，将提报至行政人事课进行相应的处罚。

　　五、注意事项：

　　1.会议室使用人员须爱护会议室的设施和物品，若属人为损坏经查证属实者，须照价赔偿;

　　2.会议室使用需遵循客户优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;

　　3.投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动，如出现故障，影响会议进行，可通知电脑部相关人员进行调测。

　　4.前台复印文员需定期检查会议室白板笔是否能书写，打印纸是否还能使用，电灯/桌椅是否正常，如有损坏马上知会相关人员维修。

　　5.会议室只做开会面或接待客人使用，任何人不得在会议室做其它事务(如聊天/打电话/上网/休息等)。

　　6.接待客人或洽谈业务，仅限在会议室进行，未获准，职员不得将客人带到办公室洽谈。

　　7.会议室禁止吃零食或口香糖，不准在会议室随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述情况，使用部门/个人有权劝止，严重者将追

　　究当事人责任。

　　六、相关表单

　　1. 附件一 [会议室使用申请表] 2. 附件二 [会议室使用登记表]

　　会议室使用申请表

　　填表日期/时间：

　　说明：请正确填写使用目的，特别是涉及到接待客户的会议时，最好填写清楚客户名称，以便前台正确引领客户至会议室。

　　会议室使用登记表

　　为加强会议室的管理，确保会议室的安全、卫生、清洁，保障会议室的有序使用和会议的有效举行，特制定本规定。

　　一.使用安排管理规定

　　1、 会议室的由人力资源部负责管理，全体员工应自觉维护公共卫生，养成良好的卫生习惯;

　　2、为保证各类会议的顺利召开，人力资源部建立预约登记制，使用遵循先紧急后一般，先

　　全局后部门会议、先预约后临时的原则，各部门提前向人事专员申请使用;

　　3、各部门使用完毕后，该部门负责将会议室恢复原状，联系人事专员检查后方可。

　　4、当月发生大扫除时，由值日部门负责清扫;

　　二. 日常值日管理规定：

　　1、各部门负责当月会议室的清洁工作，由部门主管安排员工值日时间，保证每天值日;

　　2、值日生值日后主动签到，联系人事专员检查卫生，值日效果由人事专员评定1-3分;

　　3、月均得分最低的一组将承担12月的值日工作，未签到、不找人事专员检查的评定0分;

　　二.会议室值日表：

　　三、清扫标准

　　1、值日生日常清理标准：

　　室内用品摆放整齐、有序，无杂物;

　　地面、桌面和椅面等易落灰尘的角落每天清洁。

　　2、大扫除清理标准：

　　门窗保持干净、明亮，地面、桌面及椅子无污渍。

　　房门拉手处、灯开关无污渍。

　　3、会议室使用者清理标准：

　　应在每次会议后及时清扫卫生，整齐摆放桌椅;

　　清理茶杯、废纸等杂物，有损坏及时向人力资源部报告。

　　* 会议室管理规定由二月份开始正式实施，最终解释权归人力资源部门所有。

　　人力资源部

　　1管控目的

　　规范会议室使用流程，明确管理职责及相关罚则，提高工作效率及服务水平

　　2管控范围

　　公司内参会人员

　　3管控对象

　　一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室

　　4管控内容

　　4.1会议安排

　　4.1.1使用人需提前将会议时间、参会人员、参会人数、会议准备(是否需要多媒体及会议服务)等信息向办公室报备，以便及时安排会议地点及相关事项准备。

　　4.1.2部门临时召开的紧急会议需及时通知办公室，以便及时掌握会议室使用情况，避免发生使用冲突。

　　4.1.3办公室行政管理员接到预定通知后即时落实承办情况，登记会议室使用记录(后附)并反馈至预定人员。

　　4.1.4总公司重要领导参加的会议、接待重要客人来访或总经理指明需要进行服务的由行政管理员即时落实。提前调试好会议室温度，视情况准备茶水、矿泉水、香烟、果盘等用品并于会议进行中及时跟进服务。

　　4.2会议纪要

　　4.2.1部门内部会议由部门根据需求自行安排人员作会议纪要。

　　4.2.2公司级会议或需报总经理阅知的，由办公室行政管理员作会议纪要并于会议结束12小时内报总经理助理审批，审批通过后报总经理。

　　4.3部门职责

　　4.3.1办公室负责一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室的管理工作，具体包括：各项

　　会议的安排、协调，现场卫生清理，附属设备的调试、保养、维修。

　　4.3.2会议室使用人应自觉爱护桌椅并维护室内卫生，并于会议结束后及时通知办公室。 5罚则

　　5.1未向办公室提报会议室使用申请，私自安排会议的扣部门负责人当月考核1分/次。

　　5.2因会议室安排、协调不当或物品准备不到位影响会议正常进行的，每次扣罚行政管理员当月考核2分/次。

　　5.3会议室设备、物品损坏的，由当事人按购买价赔偿现金，并扣除当月考核分2分/次;当事人不明确或相互推诿的由双方共同赔偿，并扣除当事人当月考核2分/次。

　　5.4因个人主观原因造成会议纪要迟报的，每次考核当事人2分。

　　5.5卫生清理不及时、不彻底受到领导点评的，每次考核卫生清理员1分，情节特别严重的加倍考核。

　　6职责部门 办公室

　　7监督管理 办公室主任

　　8技术说明

　　8.1 本制度由办公室制定并负责技术解释，经总经理批准。修订与终止亦同。

　　8.2制度自发布之日起执行。

　　附件：

　　《会议室使用登记记录》

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