科技档案的收集与整理

　　科技档案的收集与整理

　　摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。

　　本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

　　关键词：科技档案 收集 整理

　　马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。

　　既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。

　　科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。

　　随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。

　　因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。

　　一、科技档案的收集工作

　　1.科技档案的收集

　　科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。

　　因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。

　　做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。

　　科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。

　　其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

　　由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。

　　2.科技档案的收集的要求

　　遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。

　　任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

　　遵循科技档案的自然形成规律。

　　基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。

　　由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

　　保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

　　3.基层科技档案机构的收集

　　3.1科技档案机构的收集渠道

　　部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。

　　因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。

　　3.2基层科技档案机构的收集方法

　　科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。

　　基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。

　　科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。

　　为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。

　　要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。

　　在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。

　　科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。

　　4.科技专业档案馆的收集

　　科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。

　　这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。

　　它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

　　二、科技档案的整理

　　整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。

　　科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。

　　整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。

　　整理是科技档案实行科学管理的基础。

　　科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。

　　前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。

　　整理是科技档案查找利用的前提。

　　科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。

　　经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。

　　科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。

　　为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。

　　科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。

　　它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

　　同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

　　我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验(科技档案)，往往是后阶段科技和生产活动的凭据。

　　生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。

　　科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。

　　参考文献：

　　[1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技，2004(02).

　　[2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技，2007(04).

　　加强科技档案的收集与管理

　　随着科学技术的迅猛发展，科技档案的种类和数量日益增多，如何收集管理好档案信息资源，以满足科技人员的需求，是我们档案工作者的首要任务。

　　科技档案 收集 管理

　　1.科技档案收集与管理的重要性

　　科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。

　　1.1科技档案是科技活动的真实记录

　　科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。

　　它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。

　　科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料，有效地提高工作效率。

　　同时，它还能促进生产发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。

　　1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容

　　档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。

　　由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。

　　2.科技档案收集与管理存在的问题

　　2.1对科技档案的重要性认识不够

　　目前，科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。

　　倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必会影响整个单位发展的效率与效益。

　　2.2没有法制意识和长期规划

　　由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划，有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。

　　目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。

　　3.做好科技档案收集与管理工作的意义

　　3.1增强档案意识，做好收集管理工作

　　要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。

　　《档案法》中规定，“对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。

　　这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序，保证其系统完整。

　　档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。

　　档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。

　　3.2建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档

　　《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是行之有效的，必须全面理解，认真落实。

　　要做好科技档案收集与管理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。

　　把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技档案工作变被动为主动。

　　3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作

　　科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。

　　科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。

　　因此，为了提高科技档案收集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。

　　科研工作的最终目的是将科研转入生产。

　　这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及课题论证报告等的收集工作。

　　这样，由于文件资料产生部门比较分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。

　　因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去，明确职责，落实到人。