解析商务会面中用英语“面对面”如何沟通

作为商务英语沟通的重要组成部分之一——成功面对面沟通(Face-to-Face Communication)毫无疑问是最为直接、快捷的。然而，事实上，如何成功地与英美商业人士面对面沟通，对许多国内商务人员来讲仍是一大挑战。即便是英文口语流利者，由于缺乏必要的沟通技巧，抑或不了解相关的背景知识，也会常常导致沟通的失败。笔者根据多年与英美商业人士打交道的经验以及多年的理论研究，通过本文向读者介绍了商务会面的具体过程，并分析了其中所涉及的功能句型、身体语言、文化差异以及其他注意事项。

沟通过程(Communication Process)

一些商业人士在与外籍生意伙伴打交道时由于不熟悉沟通的具体过程再加上英语语言能力又欠缺，见面后往往会不知所措、语无伦次，结果双方都很尴尬，这样显然不利于商务合作。以下将一次完整的初次商务会面分解成八个部分，具体如下表：

Opening 1. 打招呼(Greeting)
2. 介绍(Introduction)
3. 寒暄(Small talk)
Body 4. 进入正题(Getting down to business)
5. 业务洽谈(Business talks)
6. 结束正题谈话前过渡(Pre-closing the conversation)
Closing 7. 结束谈话(Closing the conversation)
8. 再见(Farewell)

以上八个构成部分是按照初次商务会面来分解的，若是相互熟悉的商业人士之间则可以省去以上第二步的介绍，其他过程都基本相同。

常见功能句型(Practical Expressions)

了解商务会面的各个构成步骤之后，下一步商务沟通者应当熟悉并且尽量做到熟练掌握每个步骤相对应的基本功能句型。下面以对话的形式分别列举功能句型并作简要介绍。

1. 打招呼(Greeting)

打招呼的英语表达很多，可分为正式与非正式用语，商务会面应当使用较为正式的打招呼用语，常见表达如下：

A: Nice/glad/pleased to meet you. B: Nice/glad/pleased to meet you too.

若是会面的双方已相互熟悉，则可用以下表达：

A: Good afternoon/morning! B: Good afternoon/morning!
A: How are you (doing)? B: I’m very well. And you?
A: How is everything? B: Not bad. What about you?
A: How are things? /How is it going? B: Everything is fine. How about you?

2. 介绍(Introduction)

介绍分自我介绍和介绍别人，常见句型如下：

A: I’d like to introduce myself. My name is Jay. B: Nice to meet you. I’m Tom.
A: Let me introduce myself. My name is Peter. B: Pleased to meet you. My name is Jenny.
A: May I introduce you to our manager, Mr. Lee? B: Yes, please. Pleased to meet you, Mr. Lee.
A: I’d like you to meet Jane Brown, our department/line manager. B: Nice to meet you, Mr. Brown. My name is Tom Jackson.

3. 寒暄(Small talk)

寒暄虽然不属于业务洽谈内容，但它却是商务沟通重要构成部分。和英美人士寒暄时要了解他们的寒暄习惯以及话题，应尽量避免涉及个人隐私的话题。以下是一组适当的寒暄话题及相关表达。若交谈双方已非常熟悉，这一过程也可能会省略或相对缩短。

4. 进入正题(Getting down to business)

寒暄过后可以利用以下句型自然过渡到业务洽谈：

A: Let’s get started. B: Yes, I’m looking forward to it.
A: Let’s get down to business. B: OK.
A: Shall we get down to business? B: Yes, please.

5. 业务洽谈(Business talks)

顺利的寒暄之后，交谈双方会感动自然、放松，这对下一个沟通过程(即交谈的目的'：业务洽谈)非常有利。事实上，许多商业人士认为商务沟通的难点在于业务洽谈前后的一些步骤，尤其是寒暄这部分。成功的寒暄往往会带来令人愉悦的业务洽谈氛围。业务洽谈的具体过程涉及各种功能句型，在此就不一一列举。应当强调的一点是，会面的目的在于沟通，因此，我们在用英语和外籍商业人士沟通时不要因为害怕犯语法错误而不敢表达。

6. 结束谈话前过渡(Pre-closing the conversation)

我们知道写作要注意行文的衔接与连贯，口头表达也应过渡自然。在结束谈话之前，交谈双方可以使用以下表达顺利过渡到会谈的结尾：

A: I think we have covered every point. B: I think so.
A: I think that covers everything. B: Yes, I agree.
A: OK. Shall we go over what we’ve talked about today? B: Yes, please.

7. 结束谈话(Closing the conversation)

结束业务洽谈后，东道主一般要感谢来访者并表达将来再次见面或联系的愿望，常见的表达如下：

感谢(Thanking)

A: Thank you for your help. B: I’m glad I could help.
A: I really appreciate your time. B: It’s my pleasure.
A: Thank you for your cooperation. B: You’re welcome.

展望未来(Looking forward)

A: I look forward to seeing you again. B: Me, too.
A: Have a good weekend/journey/holiday. B: You, too.

8. 再见(Farewell)

表达再见概念的用语较多，常见商务场合的表达如下：

A: Nice meeting you. Goodbye. B: Nice talking to you too. Bye.
A: Speak to you soon. B: Me, too.
A: Take care. B: Cheers. (British way).

身体语言(Body Language)

本文第二和第三部分探讨的都是言语沟通(Verbal Communication)，事实上，除了言语沟通，沟通还包括非言语沟通(Non-Verbal Communication)，而后者主要是指由身体语言(Body Language)。Language)。在面对面沟通过程中，非言语沟通同样也很重要，不恰当的肢体语言，可能会带来适得其反的暗示。成功的商务英语会面不仅要求会谈者拥有熟练英语语言技能，同时也要求会谈者展示恰当的身体语言。身体语言涉及的内容广泛，语言学家Don Gabor在她的一本题为How to Start a Conversation and Make Friends的书里归纳了六个字母(S-O-F-T-E-N)体态语言技巧。六个字母分别代表：Ｓ＝Soften；Ｏ＝Open Posture；Ｆ＝Forward Lean；Ｔ＝Touch；Ｅ＝Eye-Contact；Ｎ＝Nod，以下笔者将根据她的观点来介绍一下商务会面中如何表现得举止得体。

1. 微笑(Smile)：微笑是友好、愿意和别人交谈的表示。当你笑脸迎接对方时，通常对方也会报以微笑。当你笑脸热情问候对方时，你会发现对方的态度也会很友好。

2. 开放式姿势(Open Posture)：开放式站立姿势是一种欢迎别人和你交谈的姿态。具体而言，你的手不要托着下巴或遮住嘴巴，双臂不要在胸前交叉，要自然摆放，和对方的距离适中，眼睛看着对方。这样的姿势和神态清楚地向对方表示：你乐意和对方交谈。

3. 身体前倾(Forward Lean)：和对方讲话时，身体要稍微前倾，尤其是坐下的时候。这表示你对对方的讲话有兴趣，说明你在专心听对方讲话。

4. 握手(Touch)：和对方见面时候，表示友好的最普通的方式就是热情而较有力的握手。它不仅象征着友好，而且可以带来和谐平等的氛围。相对中国人而言，英美人士握手时间稍短，但较有力度。在他们看来，过于松弛的握手会有不够真诚的感觉。此外，他们不仅在见面时握手，而且在讲话结束时也要握手告别。

5. 视线交流(Eye-Contact)：眼睛是传递非言语信息的最有效渠道。听对方讲话时，你的眼睛自然大方地看着他/她，表示你对讲话的内容感兴趣。相对中国人而言，英美人士视线接触的时间较长。在英美文化里，若是沟通双方缺乏足够的视线接触，不仅会使大家感到尴尬，而且还可能表示各自都有所隐瞒。

6. 点头(Nod)：和对方交谈时，人们经常用点头表示赞同或自己在认真听。在商务场合里，这一身体语言就更加重要。

沟通中的文化障碍(Inter-Cultural Barriers)

没有脱离语言的文化，没有不含文化的语言，而文化差异常常导致沟通障碍。因此，成功的商务沟通需要商业人士跨越文化差异所导致的障碍，面对面沟通表现尤为明显以下列举一些面对面沟通所涉及的中西常见文化差异：

1. 称呼(Addressing)：在中国企业内部，下级一般用头衔加上姓称呼上级，如：李经理，张主任，如果直译成英文Manager Li、Director Zhang则不符合英文的表达习惯，英文中的相应表达应该是：Mr. Li、Mr. Zhang。

2. 打招呼(Greeting)：中国人之间见面打招呼习惯问：“吃过了吗？去哪？忙什么？”若以同样问题和英美人打招呼(Have you eaten? Where are you going? What are you busy with?)，不仅不符合他们的文化习惯，可能还会因为这些涉及他们的隐私而冒犯他们。

3. 恭维和谦虚(Compliments and Modesty)：谦虚是中国人的美德，尤其在受到恭维时他们更是要谦虚一番。然而，和西方人打交道时，谦虚不仅不会带来赞誉，反而可能会导致误解。

4. 中国人的客气往往也会让西方人迷惑不解。中国人在接受礼物之前往往会客气一番，通常会说“不(No)”，在对方再三坚持下才会接受。西方人表达意愿时一般更直截了当，想要就说“Yes”，否则才说“No”。了解这一差异可以避免产生不必要的误解和尴尬。

5. 多说“Thank You！”和“Sorry”：集体主义(Collectivism)是中国传统文化的重要特征，具体而言体现在许多方面，如：吃饭时共一盘菜、喝酒时劝酒，也没有西方人那种强烈的隐私观念，在这一文化氛围里，人们在获得帮助时(尤其是从好朋友或家人那里)，往往不大提“谢谢”这两个字；同时在给对方带来不便时往往也不太会去道歉。而在以个体主义为导向(Inpidualism-Oriented)西方文化里，人们在接受到一丁点帮助 (即使是家人之间)时都会说谢谢；在给他人造成一点点麻烦或不便时都会说对不起。“谢谢”和“对不起”可以说一天到晚都挂在他们的嘴边。了解这一差异对跨文化商务沟通尤其重要，否则，在西方人眼里不太习惯说“Thank You！”、“Sorry！”的中国商务人士会显得不够礼貌。

诚然，面对面与外商进行自然和谐的沟通非一日之功，但只要了解面对面沟通所具备的特点，所需要的技能，并熟知其中的文化差异，成功沟通指日可待！