公司文件管理制度范本1

　　一、总则

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条 公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条 公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条 文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的立卷与归档

　　第九条 文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等;

　　2、各种专业例会记录;

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　4、有保存价值的客户资料及处理结果;

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条 立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条 本制度解释权归行政部。

　　第十三条 本制度自公布之日起执行。

　　公司文件管理制度范本2

　　第一条

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。

　　第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

　　一、收文的管理

　　第三条公文的签收：

　　凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收

　　第四条公文的编号保管：

　　1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。

　　2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第五条公文的阅批与分转。

　　1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

　　3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊状况例外)。

　　第六条文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

　　二、发文的管理

　　第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

　　第八条发文的范围：

　　1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;

　　3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

　　4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。

　　6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

　　三、发文程序与要求

　　第九条发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;

　　2.草拟文稿务必从公司角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　3.办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、资料不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

　　4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责);

　　5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚;

　　6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签;

　　7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;

　　8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。

　　四、文件的借阅和清退

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

　　第十一条

　　借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　五、文件的立卷与归档

　　第十三条文件的归档范围：

　　以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中构成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，持续文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度构成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

　　六、文件的销毁

　　第十五条对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

　　办公室

　　XXXX年XX月XX日

　　公司文件管理制度范本3

　　第一章 总 则

　　第一条 为做好河北新发地农副产品有限公司(以下简称公司)的公文处理工作，提高公文处理工作的效率和质量，并使之规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。

　　第二条 本办法所指公文是指公司在实施管理、领导过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法履行职责和进行公务活动的重要工具。

　　第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、存档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第六条 行政人事部是公文处理的管理部门，主管公司的公文处理工作，并对公司各部门(以下简称“各部门”)的公文处理工作进行业务指导。

　　第七条 公司公文统一由行政人事部收发、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。公司各部门要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对公文处理工作的领导，配备公文处理专(兼)职人员。

　　第八条 公司要进一步精简公文，利用办公网络系统加快办公进程，提高公文办理的效率。

　　第二章 公文种类及其适用范围

　　第九条 公司使用的公文种类主要有：

　　㈠ 决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　　㈡ 规定、办法

　　“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。

　　“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

　　㈢ 通知

　　适用于发布规章，批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。

　　㈣ 通告

　　适用于向各有关方面公布应当遵守或者周知的事项。

　　㈤ 通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

　　㈥ 报告

　　适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

　　㈦ 请示

　　适用于向上级单位请求指示、批准。

　　㈧ 批复

　　适用于答复下级部门或单位的请示事项。

　　㈨ 意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法，答复对方征求对某项工作的意见。

　　㈩ 函

　　适用于与不相隶属机构之间、投资或合作伙伴之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　(十一) 会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第十条 公司文件分为公司文、公司函、总经理办公室文、总经理办公室函。

　　㈠ 公司文：适用于以公司名义向上级机构呈报的请示、报告、意见等公文;适用于以公司名义向公司各部门及政府部门的行文;发布公司制度;公司员工的行政职务任免。发文字号为：河新发地XX 字[20XX]XX号。

　　㈡ 公司函：适用于以公司名义向上级单位及其领导同志个人呈送报告性公文;与不相隶属的相关单位商洽工作，询问和答复问题等。发文字号为：河新发地XX函[20XX]XX号。

　　㈢ 总经理办公室文：适用于以总经理办公室名义传达上级单位或公司的领导指示和意见;印发重要的会议纪要;转发上级单位文件;转发公司部门的工作意见、建议;下发公司的会议通知或公司各部门以公司名义召开会议通知;下发有关行政事务的通知等。发文字号为：河新发地总办XX 字[20XX]XX号。

　　㈣ 总经理办公室函：适用于一般的联系、商洽工作。发文字号为：河新发地总办XX函[20XX]XX号。

　　第三章 公文格式

　　第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发日期和印发份数等部分组成。

　　㈠ 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密’级公文还应当标明份数序号。

　　㈡ 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　　㈢ 发文机构标识应当使用发文机构全称或规范化简称。联合行文，主办机构排列在前。如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

　　㈣ 发文字号应当包括机构代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机构发文字号。

　　㈤ 上行文应当标注签发人、会签人姓名。其中请示性公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　㈥ 公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　㈦ 主送机构指公文的主要受理机构;抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的其他机构。二者均应使用全称或者规范化简称、统称。

　　㈧ 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　㈨ 公文都应当加盖印章。联合上报和下发的公文机构都应当加盖印章。

　　㈩ 成文日期以机构负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

　　(十一) 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　　(十二) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机构的要求标注主题词。

　　第十二条 公文中的各组成部分的标识规则，参照GB/T9704-1999《国家行政机构公文格式》国家标准执行。

　　第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmX297mm)，左侧装订。

　　第四章 行文规则

　　第十四条 行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通信手段等方式解决的事项，不要行文。

　　第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

　　第十六条 除上级机构负责人直接交办的事项外，请示、意见、报告应当主送上级机构，不得以公司名义向上级机构负责人报送。

　　第十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。 “报告”和“意见”中不得夹带请示事项。

　　第十八条 不相隶属机构之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属机构发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

　　第十九条 同级机构之间必要时可联合行文，上下级之间，禁止联合行文。联合行文按主、会办次序依次签发，原则上不得使用复印件会签。

　　第二十条 公司内设机构除总经理办公室外，不得对外正式行文。

　　第五章 收文办理

　　第二十一条 各级来文均由行政人事部统一签收，并根据不同性质文件分别拆封、登记、编号、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，公司领导和各部门收到的公文，都应及时转送行政人事部，按程序办理。未经行政人事部签收、分办的公文，各部门一律不得自行办理。

　　第二十二条 行政人事部收到公文后，要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见，按程序送公司领导批示或交有关部门办理。

　　第二十三条 公文中需办理的事项，承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回行政人事部并书面说明理由。需两个以上承办部门办理的事项，应明确主办、会办部门，主办部门要及时与会办部门研究办理。对紧急公文，须明确办理时限。

　　第二十四条 送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第二十五条 对阅办件公文传递严格按照主批领导的意见由行政人事部统一组织传递。阅办件一般按公司主要领导、分管领导、承办部门传递;阅知件传递一般按公司领导排名顺序组织传递，如遇公司领导出差在外，为提高公文运转时效，行政人事部可将阅知件依次往下传递，公司领导出差回来后再补阅。

　　第二十六条 限时办理的公文办理，有具体时限要求的，从其要求;未明确时限的，原则上不超过7个工作日。确需超过7日的，可由行政人事部与承办部门商定具体的办理时限。

　　对阅知件的传阅，有关部门需在一天内阅毕。阅办、阅毕的公文要在规定的时限内退回行政人事部，由行政人事部组织传递，严禁公文横传。

　　第六章 发文办理

　　第二十七条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、分发等程序。

　　第二十八条 草拟公文应当做到：

　　㈠ 符合国家法律、法规及其他有关规定。

　　㈡ 情况确实，观点明确;表述准确，结构严谨;条理清楚，直述不曲;用词规范，标点正确;语气恰当，文字简练。

　　㈢ 公文的文种应当根据行文目的、发文机构的职权和与主送机构的行文关系确定。

　　㈣ 人名、单位名、地名、数据和引文应准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　㈤ 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。

　　㈥ 使用国家法定计量单位。

　　㈦ 公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名。

　　㈧ 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

　　㈨ 紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。

　　㈩ 涉密公文，应当标注相应的密级。

　　(十一) 公文处理原则上通过公司网络系统进行，特殊情况采用纸质形式签批时，必须使用统一规定的信纸，必须用钢笔、毛笔书写草拟文稿，不得使用铅笔、圆珠笔;要用国家统一规定的简化字，字迹要工整、清楚，字迹不清楚或改动较多的，必须抄清。草拟稿也可使用电脑打印出清稿。

　　第二十九条 转发上级单位和其他部门文件：

　　㈠ 对上级单位和其他平级机构的正式文件，可根据需要予以转发;凡转发文件，以“通知”文种印发。转发文件，可以结合工作实际，提出具体贯彻要求和简要布置工作。

　　㈡ 转发上级单位文件，用公司名义;转发上级单位办公厅 (室/办)及其他文件，用公司总经理办公室名义。

　　㈢ 下列文件，不得转发：各种绝密文件、资料;领导同志的内部讲话;规定限制阅读范围的文件;政策、法律、法规、重要措施的未定稿;已在全国性报刊上公布过的材料;其他不应转发的文件。

　　㈣ 转发文件可以适当删节，但删节后不能违反原意。转发的文件中，如有需要保密的内容，应由主办部门予以删除或标明相应的密级。

　　第三十条 为了保证公文质量，各部门拟办的公文在送公司领导签发前，须先经行政人事部审核，不得先签后核。

　　审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否会签有关部门，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　　第三十一条 各部门报送公司领导阅批的公文，必须经本部门主要负责人审签后报出。一般不得同时报送两位或两位以上公司领导。

　　第三十二条 公文的签发，实行权责结合的原则。

　　㈠ 以公司名义对外发文，由董事长或授权总经理签发。

　　㈡ 以公司名义对内发文，由董事长、总经理或者其他负责人签发。其中以公司名义公布制度和决定，以及行政人事任免事项(中层以上)等由公司董事长或总经理签发;其他公司文件，按分工由公司分管领导签发;跨分工范围或牵涉全局的重要文件由分管领导核报公司总经理签发。

　　㈢ 以行政人事部名义发文，属于公司工作范畴的，分工内的一般事项由公司分管领导签发，跨分工范围或牵涉全局的重要文件由分管领导核报公司总经理签发;属于总经理办公室自身工作范畴的，由行政副总签发。

　　㈣ 审批公文时，应当明确签署意见、姓名和签批日期。对请示性的公文，圈阅为同意;对报告性的公文，圈阅表示阅知。

　　第三十三条 公文正式印发前，由行政人事部进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　第三十四条 发文用印由行政人事部统一负责管理。对不符合要求的公文，一律不得用印。联合发文用印，主办单位应先盖印再到联合发文单位用印。联合发文套印时，主办单位应指定专人监印。

　　第三十五条 文件发出后，由主办部门将原文、附件及有关材料，随同文件正本一份退回行政人事部整理、归档。

　　第三十六条 公司对外制发的公文，由行政人事部于当天送出，特急件即时发送。

　　第七章 公文管理

　　第三十七条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或行政人事部经理批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机构证明章，并视同正式文件妥善保管。

　　第三十八条 公司内部发布的非密级类制度由行政副总决定是否挂上公司外网。

　　第三十九条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经行政副总批准后，可登记销毁。销毁秘密文件应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

　　第四十条 销毁公文的清单，由行政人事部妥善保存备查。

　　第四十一条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移送档案部门。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，否则不予办理人事调动手续。

　　行政人事部应将返回文件根据文件性质，对文件进行分类保存，并于次年3月底前交档案室存档。

　　第四十二条 密码电报的使用和管理，按照上级有关规定执行。

　　第八章 附则

　　第四十三条 董事会、监事会公文处理程序由董事会秘书处参照本办法执行。

　　第四十四条 本办法适用于公司本部各部门。

　　第四十五条 本办法由行政人事部负责解释。

　　第四十六条 本办法自2023年7月1日起施行。