商务文档的管理必须设置专人，收集、整理、归类、打孔、放置统一由一人管理，一般由新来的商务同事管理，一方面锻炼了他们，另一方面让他们知道商务文档管理的重要性。

国内造价环境下，商务文件管理的重要性，往往要等到结算时才发挥重大的效力，如果平时不重视，最后可能只能笑着进场，哭着离场。

电子文档的归类我们团队制定了一套电子文件系统，要求我部的商务人员按照我的要求做，很多的文档格式、台帐做了范本，当然，有些业主对有些文件有格式的，优先使用对方的格式，没有的可以按照我们的格式。

文件的命名也必须按照我的要求做，很多人习惯不好，对于文件命名没有好的习惯，时间长了，文件找不到，或者放置的地方不对。

规范管理的好处就是，不论你商务经理有什么想法和习惯，你必须按照我的系统做，如果项目商务人员发生了变动，电子文件必须做移交，新来的人可以随时接上，否则商务经理离职，带走全部电子文件，后任只能干瞪眼了。

项目商务一般多人团队作业，商务文档分散在各成员电脑上，如果没有统一的文档管理规范，文档好比一盘散沙，为解决这个问题，我部署了云盘，每个项目商务成员的商务文档，根据我指定的文档管理规范，上传到云端，我电脑上随时同步他们的工作文档。

另外，商务应该收集应用到的图集、当地的政策性文件、造价管理文件，为可能的人工费、材料、机械的调整做好基础资料。

商务部门的文档管理，必须遵从所有的资料必须全部受控，一律不能让外人窜进商务部，随意的借走资料、图集、图纸，更不能接触我们的任何合同文件等资料。

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无论是个人或企业，都希望文档管理更加安全，而高质量的文档管理系统，在安全性上的研究和实践都做的很好，尤其是文档的错误处理和安全保护。

电子文档管理计划

统一电子文档管理标准，建立科学、规范的工作程序档案部门应从电子文档的生成、归档、保存利用等各个环节进行全面的指导和控制，对电子文档的命名分类、登录著录、收集归档、保密维护等制订有效的管理措施，实现电子文档的归档及查阅利用等各环节的运作和管理均在档案部门的统一监督指导下与档案管理同步发展。

Baklib支持文档知识库的云计算管理，对海量的文档进行科学的存储、归类、一键查询、实时检索、共享，在极大地降低了人力资源管理和运行成本的前提下，提高了工作效率。

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1， 文档权限灵活控制

PowerProject文档管理功能支持文档权限灵活控制，按角色、部门、成员等维度授权；权限项还包括，上传、下载、阅读、创建目录等。文档的权限管理功能可以让项目文档多一层保护。

2， 支持文档全文检索功能

现在的项目管理系统都宣称提供了文档管理功能，但实际上很多都没有做到真正的全文检索，PowerProject文档管理模块特别支持文档全文检索功能，能够将文件中的所有文本与检索项相匹配，实现高效阅读和分享知识资源。

3, 在线查看各类文件，支持水印添加

PowerProject文档管理功能支持图片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在线阅读，无需下载，提升工作效率，此外，该功能还支持阅读添加水印，避免截屏泄露。

4, 支持项目文件远程共享

跨地域的员工可以随时随地查看系统内文件，实现高效协同办公。除了PC端，PowerProject还支持移动端访问。让知识在企业内部高效流转。

5, 云端储存文件，保证数据安全

文档在云端统一管理，PowerProject 还支持文档数据的还原与备份，保证文档数据的安全。

6， 支持文档自定义审批

文档可引用本系统强大的流程引擎，支持自定义审批流程，包括，审批节点，审批人，审批规则等。

7， 升级版全新知识中心，助力研发知识沉淀

PowerProject 支持经验分享库、知识仓库、文档模板库，全面管理企业的知识资产。

好的文档管理可以提高项目沟通效率，反之，则后期就会付出多倍的努力来补救。现今，对文档进行控制和管理已经成为项目管理的一项主要工作，文档管理水平也逐渐成为项目管理水平的标志。项目管理工作中的文档管理工作是一项非常繁杂的工作，PoweProject文档管理功能可以很好地帮助企业降低文档管理成本，有效提升团工作效率，是诸多上市公司都在使用的专业的企业级项目管理软件。

文档管理工作其实并不难，关键是企业和个人如何来看待文档管理过程中的地位和作用，并且使用一定的

文档管理工具

来辅助文档管理。

你认为它是一堆纸或者一堆doc，那么，你一定不会把它当回事儿，但是，如果你认为它记录的是你的思想，你的成果，那么，你就会像珍惜你的作品那样珍惜它。

文档管理系统的本质就是把所有文档放在一起，能够集中、有序、有效地进行管理，那么实际上也就是形成一个企业文档知识库。

由此可见，当今高热度和好评的文档管理系统不仅简单性好，扩展性好，而且文档管理功能强大，节省办公时间，提高工作效率。此外，文档管理系统还具有超有效的信息集成、安全保护等功能优势。

工程项目文档的管理，尤其是商务文档管理，是一件很头疼的事情，我们很多项目，等到结算时，才发现商务、技术文档严重缺失，索赔资料不规范、不完整不齐全，资料的有效性不够，丧失时效等，给结算工作带来巨大的压力，甚至给项目和企业带来巨大的损失。我经常给团队同事打比方，商务文档管理如同斗地主，你手上本来有炸弹，可以稳操胜券的打赢一局，而因自身原因，不合理利用，拆开打，或炸的时点不够，不仅没赢双倍，反而可能输双倍，里外一算，亏大了。

整个项目文档的管理都属于合同管理的范畴

重视收发文记录

除了文档管理外，项目商务经理还需要重视文件的传递过程和传递痕迹。尤其是可能涉及工程造价的重要的文件，如图纸、变更、技术洽商、签证、费用申请、索赔文档的收发记录，必须落实到位，形成规定动作，尤其是边设计边施工的项目，一定定期检查技术、资料部门的收发文是否严格登记、规范签字，除了发出去的文件要对方签收外，收到的图纸、变更、文档也必须要建立收文管理制度和收文记录，以免因为图纸、变更晚到造成影响进度、拆改等现象而造成时间节点不清晰，而无法索赔的事实。

发文记录大家都能理解，而收文记录有的项目不做，这是一个重大隐患，举个例子，某份图纸晚到，导致影响项目关键节点，致使工期延后，如果没有收文记录，即无法确定这份图纸实际送达的时间，无法确定是否影响关键节点工期。有人会说，那业主代表那边有发文记录啊；业主代表的记录我方是不受控的，另外如果真是发生官司，“谁主张、谁举证”，这个时候业主代表的记录你也是拿不到的，弄不好还会被业主反索赔。

图纸、变更的内部管理和传递也应该管理起来，必须有内部传阅单，盖上传阅章，由总工确定传阅那些人，再由文员或资料员发放给相关人员并在传阅栏签字确认【收文记录、发文记录、内部传阅管理】。作废的图纸、变更、文档也应该及时根据是否实施的情况，做相应的处置，避免造成损失。