高端人士的时间管理方法

　　维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体，这是大多数资深生意人对待时间的观念。

　　在甘乃特报业公司CEO约翰·科里那里，同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的，科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料，这样一来，他手上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把他们处理完。于是同样的一幕又出现了，办公室里人来人往，电话也响个不停，临时会议也少不了——不管怎样，别的事情一完，他又要重新回到桌边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上8:30开始，一般到午饭之前，就可以处理完所有函件。

　　无论是柯利还是维特利亚都绝不会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内，然后以在时间方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。

　　事业进步的金言——如何掌握灵活的时间管理艺术

　　为了帮助你掌握灵活安排工作日程的方法，本书下面将为你提供6条时间管理技术。但是让我们从博思咨询公司的前合伙人，独立咨询师桑德拉·克莱什(Sandra Kresch)，一位工作方法极其得当的咨询师的故事开始，这故事描述了她自己典型的一天，其中充满了职业与个人的特色。

　　我今天有一系列的事要去做，要带猫咪去看兽医，我自己也想去看医生;办公室的工作也排得满满的;另外我还要为一家我担任会长的非营利组织物色一名新的执行董事;最后还要帮一群朋友的忙。

　　在考虑如何处理好如此众多的事情的时候，我认为最重要的`是制订出一份全天的日程安排。猫咪惟一可以去看兽医的时间是早上7点。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么顺道带它回家。

　　此后，我就必须呆在家相当长的时间。有两个生意人，一个在伦敦，一个在另外一个地方，需要我去联系，所以清早我还得先给他们的办公室打电话通知一下，让他们能够在我离家外出之前给我来个电话。

　　我在办公室的工作日程，总是安排得非常紧凑，有力地集中在本星期必须完成的3件大事上，绝不枝节旁蔓。

　　从这位繁忙的专业人士对自己一天生活的叙述中，我们可以提炼出6种她用以保持对时间的某种控制的方法，我把这6种方法推荐给各位读者。

　　1、使用一张写有本周必须完成的三四项主要待办事项清单。要记住它，每天念叨几次。还可以把这张单子贴到工作日程计划本上，或把它录入电子日程中，方便自己反复查看。这种方法能够帮助你集中全力实现每周的工作目标。

　　2、标注工作日中的固定点，即每天的工作框架。拿前面的故事来说，猫必须早一点送到兽医那里去，因为这样可以在当天就把它接回家，打往伦敦的电话最好在中午之前完成，否则恐怕会与意想之外的会议和其他工作任务相冲突。框架搭好后，填充具体内容也就舒服和容易得多了。安德鲁·格罗夫(Andrew Grove)在《高产出管理》(Hign Output Management)一书中说：“我们必须找出有限制性的步骤……如果我们能够确定什么事是不可更改的，并且能围绕这些事安排其他'好说'的事，我们的工作效率就会高得多。”

　　3、估计好“变动”的因素，在选定哪些工作应该全力以赴的时候，特别要注意那些有限制的或没有任何余地的事情。比如说，准备当天下午两点会议的备忘录，是一件没有多少变动因素的事，然而如果是下周的会议，则情况可能完全不同。

　　4、拉长工作日的两端，在克莱奇的例子中，我们会注意到与兽医的约会是在早上7点，同样，我们也应该把个人私事、琐事安排在工作日的两头，比如早上7点去见你的造型师，下午7点理发和购物。

　　5、简化与支持。你应该常常问自己：这件工作中哪些事是可以授权他人去做的?怎样才能使这件工作变得更简明易行?

　　6、对那些没完没了的要求，就像格罗夫所指出的：“如果你对一件事说了是，你就很难再对另外一件使你更远离目标的事说不。”

　　所有的顶级管理者都深知，在自己的个人时间需求与制度化、程式化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价，是一个无法回避的现实，这也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管理艺术。其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习惯，使之可以适应更小块的工作时间单元。

　　要把充满讨价还价的工作日看做是由大量10来分钟的小时间单元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时间块、“几个字节的时间”等，使你的头脑中留有利用这种10来分钟零碎时间的形象记忆。

　　下面我们将看到这些顶级管理者是如何找到各自有用的卓越之道。

　　顶级管理者的时间切换策略

　　如果你去问一些普通的管理者，在他们的头脑里组织良好的一天应该是什么样子，大多数的人可能会回答说：“我想应该把时间控制得比现在紧得多，9:00 的时候，我随随便便;10:00的时候，仍然没能理清头绪”或者说：“我想应该关上门潜心工作，那样的话很多事情都已经完成了。”

　　多数人心目中组织好，效率高的一天是通过严紧的控制实现的，他们还认为CEO肯定也是这样做的。但是令我最惊讶就是，CEO组织工作的首要前提竟然是时间安排高度灵活。他们所注重的不是去控制自己的时间，而是越过一天中无穷的变化因素专心去控制那些应该完成的事情。

　　利用个人高效时段的办法

　　你一天当中究竟存不存在一个可以称之为高效时段的最佳时间呢?答案当然是肯定的。大多数人早上最为清醒，也有些人下午的状态最好。讨论这一点的目的是把那些最具挑战性的工作分配到你最能胜任的时间里去完成。

　　利用清早与深夜的安静时间 有些人仍然信奉18世纪一位思想家马修·亨利(Matthew Henry)的话：“成大事者必起大早。”

　　迪士尼的老总罗伯特·爱格尔(Robert A. Iger)，每天4:45起床，到健身房锻炼，6:00进入办公室阅读各种资料，直到7:00举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有会有自己的生理节奏，”他说，“不过对我来说，早晨是巅峰时刻，那时候比较心平气和一点。”