客户服务流程和标准

客户服务流程和标准

  客服基本可分为人工客服和电子客服,其中人工客服又可细分为文字客服、视频客服和语音客服三类。以下是小编整理的关于客户服务流程和标准,希望大家认真阅读!

  一、梳理服务流程

  流程化就是明确事先做什么,事中做什么,事后做什么;以及要达到标准化所具备的操作步骤和方法。流程控制的好坏是衡量企业管理水平的一个最佳的标准,流程控制好的企业,其管理水平也必然比较高。

  服务动作分类:

  服务动作分为三个部分:客户的行为动作,与客户接触的员工的行为动作,不与客户接触的员工的行为动作。

  三部分动作由两条平行线(接触线和可视线)分开。接触线以上为客户的行为动作;接触线和可视线之间为与客户接触的员工的行为动作;可视线线以下,不与客户接触的员工的行为动作,也就是后台支持系统。

  为啥要对服务动作分类?

  1)知道每一步顾客在干什么,我们在干什么,这中间的关键的控制点有哪些,那些容易出问题,提前做出方案和规避。

  2)接触线是客户服务的前台,与客户直接接触,是MOT管理对象,一定要保障服务的品质,重点是礼仪和周到性。

  3)非接触线是客户服务的后台,客户看不到,是对前台工作的支持,重点是服务时间和服务结果。

  以4s店的服务流程举例:

  第一步先找出客户与员工接触的第一个动作,如4s店的第一个动作是客户来电预约,然后再依次列举出服务过程中行为与动作。并按照顺序,将服务过程的行为与动作排列好,在同一时间段内出现多个动作,要填写在同一个步骤中。通过梳理把服务变成清晰、可操作的流程图。

  第1步、4s店的服务过程中的行为动作:

  1、客户来电预约;

  2、服务部门确认预约时间;

  3、客户驾车抵达;

  4、服务咨询师接待客户并获取车辆信息;

  5、客户提出车辆具体故障;

  6、故障诊断;

  7、估算所需的时间和费用;

  8、客户接受服务;

  9、客户等候或者暂时离开。服务咨询师排定并执行预约工作;

  10、验收;

  11、通知客户清洗车辆准备客户发票;

  12、客户支付费用;

  13、客户离开。

  第2步、提炼出客户的行为动作:

  1、客户来电预约;

  2、客户驾车抵达;

  3、客户提出车辆具体故障;

  4、客户接受服务;

  5、客户等候或暂时离开;

  6、客户支付费用;

  7、客户离开;

  第3步、提炼出与客户接触的员工行为与动作:

  1、服务部门确认预约时间;

  2、服务咨询师接到客户并获取车辆信息;

  3、故障诊断;

  4、通知客户;

  第4步、提炼出不与客户接触的员工行为动作:

  1、估算所需的时间和费用;

  2、服务咨询师排定并执行预约工作;

  3、清洗车辆;

  4、准备客户发票。

  二、建立服务标准

  标准化就是先明确岗位标准,再进行细节量化。服务标准是公司员工的服务规范,服务标准的建立是在服务流程基础上的,对每一个服务步骤建立相应的标准,要求员工按照标准动作来服务客户。

  服务标准化是指企业以客户满意度为核心,以服务动作为标准化对象,规范公司员工行为,为外部客户提供,高品质的服务。

  1、具体:服务标准必须具体量化,如规定微笑服务八颗牙齿,接听电话铃声不能超过三声。

  2、可行:比如快准车服的送货上门服务,5公里之内,半小时之内送达

  3、及时:比如快准车服的汽修厂客户要配件,必须在五分钟之内给答复。

  4、一致性:服务标准要与客户的需求吻合,服务围绕客户进行。比如麦当劳的标准化管理:柜台高度92厘米,牛肉饼重量45克;薯条炸7分钟;可乐温度恒定4℃等。

  实操步骤:

  1、标序号。

  按照服务过程的顺序,依次对服务步骤进行标序。

  2、服务步骤。

  服务流程图中所梳理出来的客户或员工的动作。

  3、服务要求。

  每一个服务步骤中,员工服务客户时的标准和要求。

  4、客户满意度MOT

  MOT(Moment of Truth):与顾客服务的过程中每一个能为顾客留下深刻印象的关键点,即决定性瞬间,关键性时刻。

  举例:在海底捞吃饭能感受到哪些MOT呢?

  专门的泊车服务生,无歧视车型;

  周一到周五中午,免费擦车;

  就餐前:若有很多人等候:免费的瓜子、茶水、水果、点心(爆米花),免费的杂志、报纸、上网;各类军棋、跳棋、象棋;擦鞋、美甲;儿童专区,有人陪宝宝玩耍;宝宝蛋羹;

  就餐中:给每个人发围裙;给长发女士发橡皮筋;送上小塑料袋以防手机进水;给戴眼镜的顾客送上擦镜布;熟悉顾客的名字,甚至是老顾客的生日,纪念日;洗手间专人伺候,提供美发护肤用品等

  5、MOT管理要点。

  针对每一个MOT,制定出相应的措施,从而不断提升服务标准,打动客户。

  实操举例:

  继续以上面的4s店的服务流程举例:

  1、客户电话预约:

  服务要求:

  1)来电铃声响三声再接;

  2)接电话时,声音饱满热情,面带微笑;

  3)礼貌地回应客户:你好,我是某某公司的小李,请问您怎么称呼?

  客户满意度MOT:

  1)铃声响了好几声,没有人接听;

  2)接电话时不够热情,再因为工作繁忙,导致铃声响了好几次才接;

  MOT管理要点:

  1)电话旁边必须有人,离开电话时,要跟同事打招呼;

  2)电话铃声响起,要迅速调整状态;

  3)要主动跟客户说抱歉,说让您久等了,并请客户原谅;

  2、服务部门确认预约时间;

  服务要求:

  1)需要跟客户确认的信息,包括客户出发时间,预计顾客到达时间,顾客的车牌号车型;

  2)告知客户公司的具体地址和来公司的路线图,可以短信、微信等形式将地址和路线图发送至客户手机;

  客户满意度MOT:

  1)信息确认不完整;

  2)工作忙,忘记告知公司的具体地址和路线图;

  MOT管理要点:

  1)制作出客户信息登记表,客户客服人员按照信息登记表的.内容和客户确认;

  2)先编辑好公司的地址和路线图,与客户通话结束后,在第一时间将短信发送给客户;

  3、客户抵达。

  服务要求:

  1)在客户预计抵达的时间前二十分钟,确认客户是否能准时到达;

  2)再次确认客户是否清楚来公司的路线和公司的地址;

  3)客户抵达时,要主动引导客户停车。

  客户满意度MOT:

  1)顾客因为堵车,无法正常到达;

  2)顾客到达后,没有车位可以停车;

  3)公司的位置不明显不容易找;

  MOT管理要点:

  1)随时跟踪客户,确认顾客到达时间。

  2)根据顾客预计到达时间,通知停车位的保安留好专门位置。

  3)设置专门的详细清晰指示牌引导客户。

  4、服务咨询师接待客户获取车辆信息。

  服务要求:

  1)根据顾客预计到达的时间,主动迎接顾客,接待顾客要热情微笑。递上名片并自我介绍姓名,职务,职责。

  2)向顾客获取行驶证和车辆保养手册。

  客户满意度MOT:

  1)没有注意到顾客到达;

  2)顾客的车辆保养手册,忘记带在身上;

  MOT管理要点:

  1)设置铃声提醒服务咨询师,顾客已经抵达;

  2)在顾客出发之前提醒顾客带好车辆保养手册;

  5、客户提出具体故障。

  服务要求:

  认真倾听,顾客的阐述,准备专门的笔记本和笔,详细的记载顾客车辆的故障。

  客户满意度MOT:

  客户有难以表达和表达不清的故障。

  MOT管理要点:

  服务咨询师重复他对故障的意见,以便确认或从客户处获取更多信息。

  6、故障诊断

  服务要求:

  根据顾客提出的故障信息进行诊断。当初步的诊断不能得出结果,要对顾客的车辆进行详细故障诊断。

  客户满意度MOT:

  故障诊断错误。

  MOT管理要点:

  为诸如系统鉴定和需求诊断等工作,设置科技含量高的核对表。

  7、估算所需费用和时间。

  服务要求:

  与顾客一起确认维修项目,通过软件进行电脑的估价操作,确认完工所需的时间,打印合约,估价单,确认付款方式,收集正确的开发票所需的信息,名称,客户签字确认。

  客户满意度MOT:

  完工的时间有可能会比预估的长,导致后期顾客等待不耐烦,收集发票信息不准确。

  MOT管理要点:

  1)对于有可能会出现维修时间过长的顾客,要提前跟顾客打好招呼,做好心理准备。

  2)对于容易混淆的字邀请客户用正楷字写清楚。

  8、休息室等候或暂时离开。

  服务要求:

  提醒用户做好随身的物品保管,引导客户到休息区进行休息,要及时与客户沟通,回报修理情况,介绍其他业务增加机会,客户需要暂时离开的,道谢后要送客户离开。

  客户满意度MOT:

  客户离开时因为车辆维修,造成出行困难,临时有事,需要和暂时离开的客户联系。

  MOT管理要点:

  1)主动询问离开是通过什么方式离开,如果坐出租车,要主动提前叫好出租车

  2)记录好客户随身携带的手机号码,以备随时联系。

  3)及时汇报修理进度,比如用进度牌提醒客户,红色表示等候,黄色表示已上台开始修理,绿色表示很快修好。

  9、排定并执行,预约工作

  服务要求:

  由服务咨询师负责给班组长,按班组长的能力状态进行分配,记录接受车辆信息,服务咨询师时刻关注车辆维修进度,并告知客户。

  客户满意度MOT:

  没有按照估价单的时间完成维修任务,维修任务发生变化。

  MOT管理要点:

  随时保留部分时间,以容纳其他客户,要及时报告班组长和服务咨询师,并让服务咨询师跟客户沟通好,获得客户谅解。

  10、质检部门验收:

  服务要求:

  技师对自己的维修车辆进行质检,班组长进行复检,车辆总检对车辆进行最终检验,服务咨询师交车前的自检。

  客户满意度MOT:

  车辆维修不达标。

  MOT管理要点:

  填写质量保证卡约束自己,进行认真检查,出具质检不合格报告并反馈原因。

  11、通知客户:

  服务要求:

  1)服务咨询师要在车辆进行清洗时,通知顾客取车;

  2)对于暂时离开的客户,在车辆维修好进行检查时,要通知顾客取车;

  3)维修时间长,需要一天以上的顾客,要事先跟顾客沟通好取车时间;

  客户满意度MOT:

  顾客取车时,可能因为交通拥堵等原因不能及时到达。

  MOT管理要点:

  跟顾客约定的取车时间尽量商量好,不要安排在上下班高峰拥堵时段;

  12、清洗车:

  服务要求:

  1)总检合格后,如果顾客接受免费洗车服务,将车辆开到洗车工位,同时通知车间主管及服务咨询师,已开始清洗。

  2)清洗车辆外观必须确保不出现漆面划伤,外力压陷的情况。

  3)彻底清洗驾驶室后备箱,发动机舱等部位,烟灰缸,地毯,仪表等部位的灰尘都要整理干净,注意保护车内物品。

  4)清洗后将车辆停放到竣工停车区,车辆摆放整齐,车头朝向出口方向。

  客户满意度MOT:

  1)工作人员身上有金属制品,划伤车辆。

  2)维修部位清洗不干净。

  MOT管理要点:

  1)规定工作人员随身不能携带金属物品;

  2)维修部位提前告知负责清洗工作人员,要进行重点清洗。

  13、客户支付货款。

  服务要求:

  1)服务顾问陪同顾客到收银台结账,结算员将结算单发票等叠好,注意收费金额朝外;

  2)将找零及出门证放在叠好的发票上面,双手递给顾客,收银员感谢顾客的光临与顾客道别。

  客户满意度MOT:

  顾客对收费疑义;

  MOT管理要点:

  依照车辆维修结算单向顾客解释收费情况,请顾客在结算单上签字确认。

  14、客户离开:

  服务要求:

  1)服务咨询师将车钥匙行驶证、保养手册等相关物品交还给顾客。

  2)将能够随时与服务咨询师取得联系的方式告诉顾客。

  3)引导顾客离开,并对顾客的惠顾表示感谢。

  客户满意度MOT:

  顾客离开时,将随身物品放在公司,忘记带走。

  MOT管理要点:

  顾客离开时要提醒,顾客拿好自己的,随身物品。

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