个人档案管理制度（通用18篇）

　　随着社会不断地进步，制度的使用频率逐渐增多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，以下是小编精心整理的个人档案管理制度，欢迎阅读与收藏。

　　个人档案管理制度 篇1

　　一、目的

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历

　　员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

　　1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

　　1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

　　2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、

　　遗失者依照公司档案管理的规定。

　　2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

　　3、查、借阅档案注意

　　3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

　　个人档案管理制度 篇2

　　为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

　　一、档案立卷归档制度

　　为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

　　2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

　　3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

　　4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

　　5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

　　6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

　　7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

　　8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

　　9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

　　10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

　　11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

　　12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

　　二、档案库房管理制度

　　1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

　　2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

　　3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

　　4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

　　5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

　　6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　　7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。

　　8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

　　三、档案查阅利用制度

　　1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

　　2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

　　3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

　　4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

　　5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

　　6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

　　7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

　　8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

　　四、档案保密制度

　　1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

　　2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

　　3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

　　4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

　　5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

　　6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

　　7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

　　8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

　　9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

　　10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

　　11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

　　12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

　　五、档案鉴定和销毁

　　为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

　　2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

　　3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

　　4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

　　5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

　　6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

　　六、档案管理员工作职责

　　1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

　　2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

　　3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

　　4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

　　5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

　　6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

　　7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的"八防"工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

　　个人档案管理制度 篇3

　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

　　档案保管制度

　　一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

　　二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

　　三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

　　四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

　　五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

　　六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

　　七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

　　档案保密制度

　　一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

　　五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

　　六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

　　档案利用制度

　　一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

　　四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

　　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

　　档案室人员岗位职责

　　一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

　　二、遵守各项档案业务规章制度。

　　三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

　　四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

　　五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

　　档案鉴定制度

　　一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

　　二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

　　三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

　　四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

　　五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

　　六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

　　安全与消防制度

　　一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

　　二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

　　三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

　　四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

　　五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

　　档案资料管理制度

　　一、文件管理

　　1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

　　2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

　　3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

　　4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

　　5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

　　二、档案资料管理

　　1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

　　2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

　　3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

　　4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

　　5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

　　6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

　　7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

　　8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

　　9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

　　10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

　　11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

　　12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

　　13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

　　14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

　　个人档案管理制度 篇4

　　一、我系所有学生素拓档案均由系团总支素拓部管理，只有素拓部学生干部以及各班素拓认证小组才可使用，其他无关人员不得随意翻看及借阅。若确实有需要，需翻看或借阅，须经系领导同意。

　　二、各班素拓小组在借阅素拓档案时必须经得素拓部负责人同意，并在相应的记录本上做好记录后方可使用，否则一律不得使用。

　　三、如在翻看或借阅档案的过程中出现损坏、遗失等问题，系素拓部将追究相关人员的过失，并从重处罚。

　　四、各班素拓认证小组在系素拓部的统一部署下，每隔一定时间归一次档，归档时间由素拓部决定。

　　五、各级各部门在进行素拓档案填时，必须坚持公平、公正、公开的原则，仔细、认真完成本项工作，凡出现徇私舞弊及出现重大失误者，一律严肃处理。

　　个人档案管理制度 篇5

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　第6篇：公司员工档案管理制度

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

　　个人档案管理制度 篇6

　　1、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接受。

　　适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。

　　优点：在生源地就业后办理手续简单点方便。

　　缺点：两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　2、把档案留在学校

　　xx年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。特落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　适合对象：适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。

　　优点：学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。

　　缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　3、把档案转至就业代理或人才交流中心。

　　适合对象：比较适合创业、灵活就业的毕业生。

　　优点：易于毕业生解决一些实际问题。

　　缺点：由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。

　　最后提醒学生，如果档案自己拿着超过当地规定的一定期限就会变成死档，需要到当地管理档案处激活。

　　个人档案管理制度 篇7

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　个人档案管理制度 篇8

　　一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

　　二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

　　四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

　　五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

　　六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

　　七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

　　八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

　　个人档案管理制度 篇9

　　为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

　　(一)档案安全保密制度

　　1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

　　2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

　　3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

　　4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

　　5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

　　(二)档案保管制度

　　1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

　　2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

　　3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

　　4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

　　5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

　　(三)档案利用制度

　　1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

　　确地提供档案利用服务。

　　2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

　　3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

　　4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

　　5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

　　6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

　　(四)立卷归档制度

　　1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

　　2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

　　3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

　　4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

　　个人档案管理制度 篇10

　　一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

　　二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

　　三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

　　四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

　　五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

　　六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

　　七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

　　个人档案管理制度 篇11

　　1. 养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。

　　2. 养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。

　　3. 养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。

　　4. 养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。

　　5. 《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。

　　个人档案管理制度 篇12

　　1.0主要内容及适用范围

　　规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

　　2.0档案的管理机构

　　2.1文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

　　2.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

　　2.3档案室主要职责：

　　2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度;

　　2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;

　　2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

　　2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

　　2.3.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　3.0档案的种类

　　3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

　　3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

　　3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

　　4.0档案管理的基本程序

　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　5.0档案的收集。

　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的`各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

　　5.1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　5.2立卷归档的时间

　　5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

　　5.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　5.3立卷归档的要求

　　5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

　　5.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

　　5.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　5.3.7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　5.3.9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　5.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　6.0档案的借阅

　　6.1档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

　　6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　6.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

　　6.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

　　6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　6.7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　7.0档案保密要求

　　7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

　　7.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　7.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

　　7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　7.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　7.8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　8.0超期档案的销毁

　　8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　8.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　8.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　9.0档案的保管

　　档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

　　个人档案管理制度 篇13

　　1.总则

　　1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。

　　1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。

　　2.范围

　　2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；2.4公司有效证照、证件、印章；2.5公司获得的荣誉资料；2.6公司年度工作计划及资金计划；2.7会计凭证、报表、财务分析；2.8各项计划、检查、总结；

　　2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；

　　2.10各种人事材料；

　　2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；

　　3.要求

　　3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。

　　四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02 3.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。 3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的质量标准：a)归档文件完整齐全；b)分类清楚；c)标题确切易查找；d)卷内排列系统、条理；e)保管期限准确；f)卷皮书写工整；g)装订整理结实、美观。

　　3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于2011年1月1日，将市场部商务李四交管的2010年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四2010年6-12月下单统计表张三20110101）。

　　3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。 3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。

　　4.期限

　　4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；

　　四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02 4.2 10年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；

　　4.3 5年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；

　　4.4 1年保存：结案后无长期保存必要者；4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。

　　5.归档

　　各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。

　　5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。

　　5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。

　　5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。

　　5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。 5.5各部门需归档的文件

　　5.1.1 a)行政部门

　　公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；

　　第4页/共7页四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02 b)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；

　　c)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。

　　5.1销售部门

　　标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单

　　5.2财务部门

　　会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）

　　5.3技术部门工程设计图

　　5.4市场部

　　客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）

　　6.借阅

　　6.1.各部门建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。

　　第5页/共7页四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02 6.2.借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。

　　6.3.借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。

　　6.4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。

　　6.5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。

　　6.6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。

　　7.复印

　　7.1档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。

　　7.2复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。

　　8.销毁

　　8.1档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。 8.2档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。

　　9.相关记录

　　9.1 I-01-05 《公司档案借阅登记表》 9.2 I-01-06 《公司档案借阅申请表》 9.3 I-01-07 《公司档案销毁申请表》

　　个人档案管理制度 篇14

　　职责部门

　　1、院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

　　2、部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

　　3、院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

　　4、部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　5、机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　档案收集、归档

　　1、凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

　　2、各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

　　3、一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

　　4、部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

　　5、医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

　　6、医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。

　　档案立卷

　　1、档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

　　2、档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

　　3、案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

　　4、案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

　　5、归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

　　6、归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　7、部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

　　档案目录编制

　　1、档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。

　　2、档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件10.1）。

　　3、所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

　　4、《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

　　档案保管权限、期限与类型

　　1档案保管权限

　　1.1财务部档案由财务部保存；

　　1.2人事部档案由人事部保存；

　　1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；

　　1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。

　　2档案保管期限

　　2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　2.5普通文档保管期限为3年至5年。2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式：

　　3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.3机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型

　　4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

　　4.2人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

　　4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。

　　4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。

　　4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。

　　档案查阅与复制

　　1总经理有权查阅医院所有档案。

　　2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

　　4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

　　5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。

　　6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

　　档案的销毁

　　1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。

　　2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

　　个人档案管理制度 篇15

　　一、目的

　　为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

　　二、档案的定义

　　（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

　　（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

　　三、管理机构

　　公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

　　四、工作职责

　　公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

　　（一）制定和完善档案管理制度。

　　（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

　　（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

　　（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

　　五、档案鉴定

　　档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

　　（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

　　1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

　　归档范围载体包括但不限于：

　　（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

　　（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

　　（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

　　2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

　　普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

　　秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

　　机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

　　（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

　　文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）董事会及股东会纪录；

　　（3）财务报表；

　　（4）政府机关核准文件；

　　（5）不动产所有权及其他债权凭证；

　　（6）工程设计图；

　　（7）其他经核定须永久保存的文书。

　　2、十年保存：

　　（1）预算、决算书类；

　　（2）会计凭证；

　　（3）其他核定须保存十年的文书。

　　3、五年保存：

　　（1）期满或解约之合约；

　　（2）其他核定须保存五年的文书。

　　4、一年保存：无长期保存必要的。

　　5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

　　6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

　　7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

　　8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

　　9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

　　六、档案收集

　　（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

　　（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

　　（三）归档文件要求。

　　1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

　　2、非纸质文件配文字说明一并归档。

　　3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

　　4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

　　5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

　　（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

　　1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

　　2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

　　3、与合作方的相关文件。

　　（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

　　（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

　　（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

　　（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

　　（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

　　注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

　　七、档案管理

　　（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

　　（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

　　（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

　　（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

　　八、档案利用

　　（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

　　（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

　　填写要求：

　　（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。

　　（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。

　　（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。

　　（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。

　　（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。

　　（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。

　　九、本制度自签批之日起执行。

　　个人档案管理制度 篇16

　　一、目的

　　为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

　　二、适用范围

　　适用于公司档案资料的管理。

　　三、管理职能

　　（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

　　（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

　　1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

　　2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

　　3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

　　4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

　　5、建立档案检索索引；

　　6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

　　7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

　　8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

　　9、遵守保密制度。

　　（三）各部门管理职责

　　1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

　　2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

　　3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

　　四、资料归档管理

　　（一）归档资料范围

　　1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

　　2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

　　3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

　　4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

　　5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

　　6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

　　7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

　　8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

　　9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

　　10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

　　11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

　　12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

　　13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

　　14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

　　15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

　　16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

　　17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

　　18、其他具有保存价值的资料。

　　（二）归档资料收集

　　1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；

　　人事档案由人事管理部门管理；

　　生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；

　　其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

　　2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

　　如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

　　3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

　　4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

　　5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

　　6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

　　（三）资料归档要求

　　1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

　　2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

　　3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；

　　具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

　　4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

　　（四）归档时间

　　1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

　　2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

　　3、报刊于次月初从各部门收回归档；

　　杂志、图书资料于次年二月收回存档。

　　4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

　　（五）归档移交

　　1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

　　2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

　　3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

　　五、档案保管

　　（一）收件登记

　　1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

　　2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

　　（二）档案分类

　　1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

　　A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

　　B——综合管理类：

　　01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

　　02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；

　　按小类立卷。

　　03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

　　04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

　　05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

　　C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

　　02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

　　03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

　　D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

　　02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

　　03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

　　04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

　　E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

　　02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

　　03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

　　F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

　　02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

　　03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

　　04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

　　05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

　　G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

　　H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

　　I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

　　J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

　　2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

　　X-XX-XX-XX卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J 3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

　　4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；

　　单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

　　5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；

　　按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；

　　按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

　　（三）档案保管

　　1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

　　2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

　　3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

　　4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

　　5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

　　6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

　　7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

　　六、档案的借阅和利用

　　1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

　　2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；

　　重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；

　　涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

　　3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；

　　在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

　　4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

　　5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

　　6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；

　　注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；

　　损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

　　七、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

　　3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

　　4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

　　八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

　　个人档案管理制度 篇17

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

　　九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

　　个人档案管理制度 篇18

　　第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。

　　第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

　　第三条归档文件应为原件。

　　第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

　　第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续