机关单位合同管理办法
第一章 总则
第一条 为规范局机关合同行为,预防和减少因合同签订、履行不当造成的合同纠纷,防范合同风险,有效维护我局的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规,并结合实际,制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指以“ xxx”的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面约定,包括合同、协议或其他法律文书(以下统称合同)。
第三条 合同管理的一般程序包括:合同相对方的确立、合同文本的拟定、合同审查、合同的签订、合同的履行、合同的归档。
第二章 合同的签订
第四条 合同的订立应遵循合法、平等、自愿、公平、诚实信用的原则,保障资金和国有资产的安全,维护我局合法权益。
第五条 有关部门在合同管理中的职责:
(一)合同承办部门的职责:审核合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等有关基本情况;负责合同谈判、起草、合同审查、签订和履行;跟踪和监督合同履行情况,根据合同履行中的问题,提出解决问题的意见或建议;及时处理和上报合同纠纷;负责合同履行过程中的材料登记、归档等工作。
(二)局计划财务处的职责:负责合同签订时关于履约担保、价款支付相关条款的审核;合同履行时款项的支付或收受。
(三)局办公室的职责:负责合同集中登记、统一内部编号和用印。
(四)局监察室的职责:对合同订立、履行过程中出现失职、以权谋私等违法违规的行为进行调查和提出处理意见。
第六条 合同相对方的确立。合同承办部门在选择合同相对方时,应当要求相对方提供资信证明,并对相对方履约能力等事项进行了解,必要时可以进行资信调查。通过政府采购和招投标程序签订的合同,由采购机构和招标代理机构负责确立相对方。
第七条 合同文本的拟定:
(一)拟定合同文本前需要进行磋商或谈判的,由合同承办部门负责组织。
(二)合同的订立应当采取书面形式,原则上采用国家或行业通用的格式合同或示范文本;没有通用的格式合同或示范文本的,合同的内容一般应当包括合同主体、标的、数量和质量、价款或者报酬、支付方式、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。
(三)承办部门与合同相对方就合同的主要内容协商达成一致的,可以采用相对方提供的合同文本。
第八条 合同审查。承办部门对采购方式、合同名称、合同主体、合同形式、合同内容、免责条款等进行审查。对合同条款完备性、明确性、严谨性进行审查。
第九条 严格执行国家工程建设领域保证金制度,严格执行涉企保证金目录清单,按照规定标准收取各类保证金,推行银行保函制度,目录之外的保证金一律不得收取。
第十条 合同的签订实行会签制度。合同承办部门在合同会签单(见附件)签字后提交局主要负责人或授权委托的局分管负责人签字,并由办公室统一登记并加盖局公章。正式的合同文本份数一般不少于四份,其中承办部门以及财务报销必须各留一份合同原件。
第十一条 承办部门应当于合同双方签字盖章后5个工作日内分送合同相对方。
第三章 合同的履行和归档
第十二条 合同的履行:
(一)合同签订后,合同承办部门应当按照合同的约定做好合同的履行,并督促合同相对方全面履行合同。
(二)承办部门按合同约定履行收付合同款项义务时,应当按照局财务管理相关规定办理。
(三)合同履行过程中,需要签订补充协议,或者变更、解除合同的,承办部门应当按照本办法的规定履行合同审查、会签等手续。
(四)合同履行过程中,如相对方未按合同约定履行,承办部门应当及时以书面函件形式催告对方,并保存通知证据,必要时听取局法律顾问的意见。同时及时将出现的问题、拟采取的措施向局分管负责人汇报,积极采取措施防范合同风险。
(五)合同履行过程中发生纠纷的,承办部门应当及时向局分管负责人汇报,并采取措施妥善处理。纠纷事项首先应当与合同相对方协商解决,经协商双方达成一致意见的,订立书面协议;经协商未达成一致意见的,应当及时向局分管负责人汇报,组织有关人员进行研究,提出处理意见,必要时根据合同约定提请仲裁或者诉讼。
第十三条 合同的归档。合同履行完毕或合同权利义务终止后三个月内,承办部门应当按照档案管理规定,将合同文本、招投标书以及合同履行过程中相关资料整理立卷,移交局档案馆归档。
第四章 附则
第十四条 本办法由局计划财务处负责解释。
第十五条 本办法自发布之日起施行。
附件:
合同会签单
合同承办部门:
合同编号 | |
合同名称 | |
合同相对方 | |
合同价款 | |
计划财务处意见 | (资金来源、履约担保、支付方式等) 年 月 日 |
局主要负责人或授权分管负责人意见 | |
办公室统一内部编码 | 统一编码: 年 月 日 |
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