毕业生的档案存放范文第1篇

关键词：高校 毕业生 人事 档案 管理

随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

（一）科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

（二）实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

（三）强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

[1]王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2023，(12).

毕业生的档案存放范文第2篇

一、大学生毕业档案现状

每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、大学生毕业生档案去向

毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。

三、做好大学生毕业档案管理工作的建议

毕业生的档案存放范文第3篇

[关键词]高校毕业生；档案管理；对策研究

一、认识高校毕业生的档案管理

1.高校毕业生档案的内容

高校毕业生档案是指已经完成就读高校或者国家教育部所规定的学时和学分的学生个人档案。高校毕业生档案一般包括学生成绩单（学籍表）、毕业论文、实结报告、实习鉴定表、社会实践记录、高等学校毕业生登记表、党团材料、体检表、《全国普通高校本专科毕业生就业通知书》、奖励材料和处分材料等内容，主要内容是在高校就读时形成的各种记录文件。它录着毕业学生在校的生活学习以及社会活动等，是见证毕业生成长的历史记录。

2.高校毕业生档案的作用

高校毕业生档案是学生个人历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的学习和工作轨迹。高校毕业生档案的作用主要体现在为用人单位人力资源部门提供了解依据。高校毕业生档案作为劳动分工计算报酬和录取员工的依据，是为用人单位提供原始数据的各种记录信息。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。因此高校毕业生档案的管理工作对个人和社会的发展都具有重要的作用。

3.高校毕业生档案管理的现状

高校毕业生档案对个人的发展有重要的影响，档案管理工作要全面科学的进行，但是目前我国高校毕业生的档案管理存在服务被动化和管理主体多元化的现状。高校毕业生档案存放地的不确定性和本身具有的特殊性，导致毕业生档案存在利用的不安全性和被动性。为了档案存放的安全，需要做好便于利用存取的保护操作和规范的安全管理。高校毕业生档案的利用是查看毕业生的相关信息，因此要制定好毕业生档案规章制度和规范措施。

二、目前高校毕业生档案管理中存在的问题

1.高校毕业生档案管理技术落后

高校毕业生档案管理工作要有安排和计划地做好检查和督促，这就需要科学管理技术的支持。但是目前部分高校毕业生档案工作技术陈旧落后，管理模式仍停留在纸质管理层面，基础设施不够全面，不能很好的利用计算机科学形成电子化管理新模式。

2.高校毕业生档案管理意识有待加强

部分档案管理人员对毕业生档案管理工作不够重视，工作人员缺乏专业的知识，没有对学生进行档案管理知识的教育，也没有经常地对毕业生档案管理工作进行必要的业务监督检查。部分高校往往只重视教学档案的管理工作，而忽视了毕业生档案的管理工作，造成了毕业生档案管理工作中怠慢和懒惰的态度。因此，高校毕业生档案管理意识有待加强，应形成标准化和科学化的管理意识。

3.高校毕业生档案管理制度制定和执行不到位

高校毕业生档案管理缺乏排序和编目的规范性，高校管理机构在毕业生档案管理上缺少必要的制度和政策支持，在档案管理上没有制定相应的规章制度。部分高校即使制定了相关的管理制度，但是却没有落实到位，只是一句空话而已。高校毕业生档案管理制度制定和执行不到位的状况在部分高校普遍存在。

4.高校毕业生档案管理缺乏必要的定期跟踪监测制度

高校毕业生档案管理工作要定期督促和检查才能保证做好这项工作。由于现实社会的复杂多样，高校毕业生的档案造假情况时有出现，为了做好毕业生的档案管理工作就需要有相应的定期跟踪监测制度，提升用人单位对高校毕业生档案的认可度和毕业生的诚信度。

三、高校毕业生档案管理的对策研究

1.做好宣传和教育力度，加强档案管理意识

高校毕业生档案管理建设过程中，做好宣传和教育力度，加强毕业生档案管理意识。高校毕业生档案管理人员的素质直接关系到高校毕业生档案管理工作的质量，要重视工作人员素质的提升。高校毕业生档案管理人员要充分认识到高校毕业生档案管理工作的价值，具备良好的专业技术水平和过硬的业务素质，加强档案管理意识，做好档案管理的工作。

2.加强高校毕业生档案管理的网络化和科学化

随着计算机网络技术的广泛应用，电子档案的管理和归集已经成为未来高校毕业生档案管理的主要方式。高校毕业生档案管理工作应该快速适应科技快速发展的趋势，充分利用计算机资源，实现高校毕业生档案管理工作的现代化和信息化。

3.增强高校毕业生档案管理工作的规范化

加强高校毕业生档案管理的基础设施建设，是档案管理工作取得发展进步的基础条件。加强高校毕业生档案管理的规范化，建立整理、收集和归档制度，完善档案工作内容，加强高校毕业生档案管理工作的队伍建设。建立完备的监督管理制度，明确相关工作和责任，使得高校毕业生档案管理越来越规范。

四、结束语

高校毕业生档案管理工作中虽然存在一些问题和不足之处，但是随着社会各界对高校毕业生档案管理工作的对策研究和探讨，高校毕业生档案管理工作会得到更多的思考和重视。通过探讨和研究高校毕业生档案管理中存在的问题和解决办法，高校毕业生档案管理工作会逐渐建立起科学有效的管理形式。

参考文献：

[1]李莹；基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J]；兰台世界；2023（26）

[2]张靖；高校毕业生档案管理现状及对策探索；湖北经济学院学报（人文社会科学版）；2023（6）

毕业生的档案存放范文第4篇

（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主

档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。

（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低

高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。

（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够

高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措

（一）从手工到现代，从纸质到数字化

首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。

（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设

首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设

二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。

毕业生的档案存放范文第5篇

1 当前大学毕业生档案管理存在的主要问题

目前的我国人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的。随着社会主义市场经济体制的逐步建立和不断完善，以及人事制度改革的进一步深入，受就业的多样性和不确定性影响，大学毕业生档案的流动更加频繁，现行大学毕业生档案管理工作已无法适应时展的要求。

1.1 大学毕业生对档案重要性认识不足。随着劳动、人事制度改革的深入开展，大学毕业生由国家统一分配改革为本人与用人单位双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录用。许多大学毕业生都是通过简历包装进行自我推荐，通过个人素质及其外在表现实现就业，档案作用有所弱化。那些未及时落实单位的大学毕业生，四处奔波找到理想工作是首要任务，到人事部门报到后，大学毕业生档案是否到位也不再过问。由于大多数大学毕业生对档案重要性缺乏了解，不够重视，甚至有的毕业几年了，档案还在学校放着。还有将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。特别是在非公有制企业就业的大学毕业生，就业后更是对档案持无所谓态度。

1.2 多头管理造成混乱。早在1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理大学毕业生档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、劳动保险机构、一些社会团体也在管理，国企在管，私企在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，大学毕业生不知道档案该转交到哪些部门管理，不少私人企业、社会团体、中介机构也难以按照规定妥善保管大学毕业生档案，甚至一些中介机构把保管大学毕业生档案当成了牟利的手段，并不惜恶意竞争。

1.3 “弃档族”越来越多。随着“改革开放”深入开展，人才流动和竞争愈演愈烈，异地就业现象非常普遍，致使许多大学毕业生与其档案天各一方，造就了一大批“弃档族”。特别是那些率先打破“看档招人”这种传统思维定式和招聘套路的非公有制企业，在招聘员工时更注重能力考察而非档案，加之没有保管这些档案的权限，来此打工的大学毕业生无奈只有弃档。还有一些没有找到稳定工作或工作不理想的大学毕业生，他们日日为生存打拼，根本无暇顾及档案，慢慢也成了“弃档族”。至于那些跳槽、异地求职，以及自费出国留学、办理移民手续的大学毕业生，也因种种原因最终选择了放弃个人档案。这种人档分离现象，对大学毕业生档案管理工作提出了新的挑战。

1.4 档案管理不规范。目前，档管部门只是照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》开展工作，在管理过程中普遍存在不规范现象：一是收集、归档工作被动不及时；二是在管理上流于形式，对接收到的大学毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号；三是档案管理手段落后，尽管计算机管理运用十分普遍，也仅限于将名字与档案号输入、输出的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来。这就导致了大学毕业生档案内容不全、管理混乱、运转慢、效率低等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

2 导致大学毕业生档案出现问题的原因分析

2.1 社会人力资源管理机制的原因。在当前的人力资源管理过程中，人事档案已不再是用人单位选拔和使用人才的唯一依据，更多的作用已转变为提供相关的人事服务，这加剧了弃档者人数的增加。另外，也有不少毕业后暂时找不到接收单位而把档案留在学校，随后一直置之不理的。

2.2 高校毕业生档案管理体制方面的原因。高校毕业生档案工作缺乏必要的管理制度。目前，各个高校学生档案管理体制不一，多数高校没有专人负责，一般都是在学生毕业前后临时突击性整理，完成毕业生档案转递过程。由于没有专门的管理机构和人员，日常整理不及时，导致用人单位需要查询时，很多档案材料难以查找，继而影响毕业生就业工作。

2.3 高校毕业生对人事档案认识方面的原因。大部分高校毕业生认为找工作看重的是能力，档案不怎么重要，需要档案时再说，对人事档案的重要性认识不够，不知道如何看待自己的档案，这为他们今后的发展埋下了“隐患”。如，有些职称评定需具有三年工龄记录，而这个条件只有在档案上才能体现，如果档案没有得到正常管理，工龄的记录就不完整。

2.4 高校毕业生档案管理队伍方面的原因。由于高校对学生档案重视程度不高，管理投入有限，并没有配备专职的学生档案管理人员。同时，多数学生档案管理者自身档案意识淡薄，专业知识欠缺，未形成规范化、科学化的管理观念，对学生填写的归档材料没有严加管理，涂改、漏填、缺页现象多有发生，档案存放无序，整理不规范，致使查阅不便，甚至还存在丢失、损坏等现象。

3 新时期加强大学毕业生档案管理的对策和建议

为使大学毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

3.1 切实增强大学毕业生的档案意识。学校要切实负起责任，在大学生毕业离校前，要向学生讲清楚人事档案的重要意义，告知他们在离校后应怎样到生源地人事部门报到的有关事项，并积极协助报到地人才服务机构做好人事档案的转移工作。作为管理大学毕业生人事档案的人才服务机构，在学生报到时要向学生讲清楚个人档案的重要作用，并按照有关程序做好大学毕业生人事档案的转接。用人单位要按照相关规定要求被录用大学生将人事档案转移到工作地，解决人档分离问题，同时也便于及时补充档案。

毕业生应当慎重对待自己的人事档案，在离开学校之前，弄清楚自己的档案在什么时间被转到哪个地方去了。对于毕业时顺利就业的毕业生，要询问清楚用人单位的性质，能否接收档案，并及时办理转档手续。在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。对于那些已经与单位签订三方协议的毕业生，学校将依据三方协议为学生转档；未落实户档去处的，学校将为其办理二分回省手续，毕业生应在规定时间内到报到证所指单位报到，办理人事档案相关手续，否则就会被认为是弃档。

3.2 切实加强对大学毕业生档案的规范化管理。对接收到的大学毕业生档案应重新整理，剔除无用的资料，对应保留的资料，按照人事档案划分类别入档，并规范编写页码、目录、标题，一一对应，装订入盒，重新组卷。在日常工作中，要重视档案资料收集工作，按照《干部人事档案材料收集归档规定》，结合单位实际，全面收集材料，完善档案内容。特别要注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修、科研成果、等新记录补充进档案中，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。要重视建立专门的大学毕业生人事档案库，将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找、利用，实行科学、规范的管理。

3.3 创新档案管理模式，强化开发利用。档案工作者要切实增强创新意识，利用计算机技术、数码技术、影像技术、条形码技术等进行技术革新，解决比较繁琐的操作问题，提高管理效率和水平。将大学毕业生人事档案统一输入到计算机实行统一管理，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的大学毕业生人事档案信息资源库，形成各地政府的人才储备库，并将人才储备库推向市场，形成政府的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。通过市场运作，使各地人才资源配置更为科学、合理。