办公自动化是如何定义

　　办公自动化从提出到现在，已经有了60多年的历史，但它真正进入全面发展阶段始自20世纪70年代末、80年代初，至今也就30多年的时间。随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，以及办公自动化系统应用的普及，人们对办公自动化的认识在不断深化和拓展，从而使有关办公自动化定义的描述也在不断发生着变化。

　　关于什么是办公自动化，专家学者们认识不一，至今也没有统一的定义。按字面意义理解，办公自动化可以解释为办公管理的自动化或办公信息处理的自动化，这两种解释分别是从管理角度和信息角度给出的。办公自动化还被具体地界定为：办公人员运用现代科学技术，通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。实际上，人们对办公自动化的认识和理解经历了从最早的手段说、系统说、技术说到学科说的发展过程，办公自动化的内涵随之不断丰富。当然，至今仍有一些人坚持系统说或技术说，而以不同的理解和理念来建设各自的办公自动化系统。

　　㈠手段(方法)说

　　最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。当时人们仅把办公自动化看作是提高工作效率的一种手段，比较常见的说法有以下几种： oa就是用文字处理机进行办公中的文字编排;oa是无纸办公;oa是使办公功能高效率化的重要手段，它单独或综合地利用各种机器;oa是利用现代化技术和设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务;oa是处理信息的一种新的概念和方法。

　　㈡系统说

　　继手段说之后，oa指的是用计算机进行文件存储、排版及输出工作，用计算机进行人事、财务等业务管理。这种把oa简单地理解为oa系统的做法，仍把办公自动化局限在工具层次上。

　　这阶段的常用定义是：oa是把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，将语音、数据、图像、文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些功能的能力。

　　我国专家学者在1985年全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见做出定义：oa就是利用计算机等先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

　　还有比较常见的类似定义是：oa是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。

　　办公自动化发展到今天，我们把这些定义作为办公自动化系统的定义似乎更为适合。

　　㈢技术说

　　一些学者把办公自动化看成是一门纯技术学科。例如定义：oa是综合了有关适宜帮助人们管理信息的现代技术的一门科学，是自动化的一个子集。

　　技术说中比较有代表性的定义是美国麻省理工学院m.c.季斯曼教授给出的：oa就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。这一定义虽然仍把办公自动化定义为技术，但指出了这种技术是综合性的，应用了系统科学、行为科学知识，可以说，这种定义有了本质上的超越，在一定程度上反映了oa的本质内容。这种定义已非常接近于学科说所下的定义。

　　㈣学科说

　　随着越来越多的社会科学理论方法被引入办公自动化领域，办公自动化作为一门新的交叉学科的地位得以确定。由于“办公”对“办公自动化”的限定，管理学家们更倾向于把办公自动化作为一门综合性的、更多偏重于管理学的学科。这方面获得广泛认可的定义是：oa是把计算机技术、通讯技术、系统科学及行为科学结合在一起的一门综合性科学。它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务，属于综合性学科范畴。这一定义是对季斯曼教授所下定义的发展。

　　由上可见，办公自动化的思想、概念、方法、手段和理论还在发展中，包括它的名称也叫法不一，有的叫做办公自动化，有的称作办公自动化系统、办公信息系统，还有的称作电子办公室、综合办公室，还有的干脆称作无纸办公室。但我们认为，这些名词是有差别的，应该准确地加以区分，本章的.后续内容将对此加以说明。

　　2002年，国务院发展研究中心局长邓寿鹏提出：办公设备+自动化=oa，oa+系统化=ois，ois+网络=eg/eb(e-government/e-business)。不管类似的提法是否意味着办公自动化定义的进一步发展，但我们毕竟可以欣慰地看到，有关办公自动化理论和实践的研究探索从未停止过，从政府到企事业单位，人们对办公自动化始终有着巨大的需求，而这些正是办公自动化这门科学兴旺发展的希望所在。

　　从本节给出的定义不难看出，无论人们从什么角度去定义办公自动化，在表示形式和内容上有多少不一致，但有几点是共同的，表现在：

　　⑴强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。

　　⑵强调办公人员和办公设备构成人机信息系统。

　　⑶办公自动化的目的是要提高办公效率，改进办公质量。

　　现在人们已经普遍接受了办公自动化是一门正在发展的综合性学科的观点。那么，作为一门学科，它的定义就应按学科来界定。比如，行政管理学是研究国家行政机关运行机制及其规律的科学;政治学是研究政治现象及其规律的科学。于是，办公自动化就可定义为：办公自动化是研究如何利用先进的科学技术和设备来实现某些办公室管理工作自动化的科学。也可以从学科的知识体系和系统建设的角度，把办公自动化定义为：办公自动化是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起，综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等，来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门文理交叉型的综合性学科。后一定义更为学者们所认同并多加引用。由此，办公自动化理论体系就必然包括办公自动化理论基础和技术支撑、办公自动化系统软、硬件环境以及系统建设等内容。