印章管理制度

　　印章管理制度（一）：

　　公司印章管理办法

　　第一章 总 则

　　一、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。此办法适用于百利集团的印章管理。本办法未尽事宜或界定不清的呈请集团总经理或集团董事长裁决。

　　二、集团董事会授权由财务部全面负责公司总部的印章（各类印章共计20枚）管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。销售管理部经理处存放公司总部公章、合同章、董事长签名章各一枚，以供非正常上班时光备用，使用流程同第九条，所有单据由销售管理部经理事后转交集团财务部。

　　第二章 印章的雕刻

　　三、印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核，集团总经理批准方可雕刻。

　　四、印章雕刻：经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。

　　第三章 印章的领取和保管

　　五、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

　　六、印章务必由各保管人妥善保管，不得转借他人。

　　七、公司建立印章管理表，专人领取和归还印章状况在表上予以记录。

　　八、印章持有状况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

　　第四章 印章的使用

　　九、公司各级人员每次需使用印章须按要求填写印章使用单（见附件1），将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。各类印章使用应具备的条件及审核权限应为：

　　（一）、集团总部：

　　1．各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖。（业务→业务，合同→合同）

　　2．合同章（含①广州市百利文仪实业有限公司上海分公司合同专用章；②上海百利文仪实业有限公司合同专用章；③广州市白云韦卓办公家具厂合同专用章；④广州市百利文仪实业有限公司合同专用章）的使用：经销单合同经部门经理、分管系统总监/副总审核批准后盖章；直销单合同（含系统销售单等直接与甲方签署的）一律需评审（经法务专人评审条款，财务经理评审价格及付款方式，制造副总评审货期，销售总监综合评审），最终经集团总经理批准后，将合同递财务，由财务指定专人盖章。市场部所有对外行为均需盖章。

　　销售合同盖章时，须有订货产品清单，且报价审核后的附件（单价、金额等）需体现审核过程，即要有审定人的签名，否则不予以盖章。

　　3．公章（含①广州市百利文仪实业有限公司上海分公司；②上海百利文仪实业有限公司；③广州市白云韦卓办公家具厂；④广州市百利文仪实业有限公司；⑤百利文仪集团（中国）有限公司）的使用：适用于以公司名义发文状况下，经总经办审核，集团总经理签署，由财务指定专人盖章（部分合同需加盖公章状况下，公章使用权限等同合同章）。

　　4．私章（含①“甄玉婵”两枚；②“梁纳新”两枚；③“梁敏宁”两枚）的使用：适用于签发支票、文件等，须经过其本人或其授权人确认，方可盖章。如合同中需使用私章，征得同意后也可办理。

　　5．董事长签名章（大、小各一枚）：适用于需其签名的文件以及对外财务会计报告、纳税申报表等；原则上须经其书面确认（使用《印章使用单》）后方可盖章，特殊状况下可透过电话确认（应有记录），事后补签单。

　　（二）、各下属公司：

　　1．各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖（业务→业务，合同→合同，财务→财务）。

　　2．合同章（含总部及各分公司名义合同章）的使用：销售人员签订合同、订购单，须有各部门总监的签名方可盖章；采购部使用合同章须经分管系统副总签名，基建、设备须经董事长签名后方可盖章。

　　3．公章（含总部及各分公司名义的公章）的使用：公司之间各类证明文件需有各部门总监签名方可盖章，投标书的加盖章需各分公司总经理签名后方可盖章，采购部使用公章须经分管系统副总签名，基建、设备须经董事长签名后方可盖章。

　　4．人力资源用章、行政章的使用：由人力资源部经理签名后盖章。

　　十、经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。透过审批后的销售订单递至财务盖章，无特殊状况一般规定五分钟内给予落实。

　　十一、印章保管人应对文件资料和印章使用单上载明的签署状况予以核对，经核对无误的方可盖章。

　　十二、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

　　十三、集团总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。

　　十四、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。

　　十五、财务人员依日常的权限及常规工作资料自行使用财务 印章无须经上述程序。

　　十六、用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交财务部归档。

　　十七、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章借用申请单》（见附件2），注明事项，经集团总经理批准后方可由区域经理级以上（含）人员携带使用。

　　十八、公章的使用决定权归集团总经理，其他各印章的使用决定权由集团总经理根据实际工作需要进行授权。

　　第五章 印章的作废和销毁

　　十九、印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。

　　二十、经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，填写印章销毁申请（见附件3）经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核，集团总经理批准后方能销毁。

　　第六章 责 任

　　二十一、印章保管人务必妥善保管印章，如有遗失，务必及时向公司总经办报告。

　　二十二、任何人员务必严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

　　二十三、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

　　第七章 附 则

　　二十三、本办法解释权归集团总经办。

　　印章管理制度（二）：

　　公司印章管理规定

　　1、目的

　　为加强公司印章的统一管理，凸显印章在业务工作中的作用，明确使用印章的职责和权限，规范印章雕刻及使用流程。

　　2、适用范围

　　公司各种印章的雕刻和使用。

　　3、职责

　　3。1总经办：负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一雕刻、保管及使用，负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案工作，负责公司作废印章的销毁。

　　3。2公司分管领导：负责用印文件的审批；

　　3。3采购部：负责报关专用章及报关法定代表人私章的管理及使用。

　　3。4计财部：因工作需要，财务部放置＊＊＊公司法定代表人印鉴章一枚，由财务部负责其私章的.管理及使用。

　　3。5。各单位需持有效的签字单到管理部使用对外印章。

　　4、资料

　　4。1定义

　　4。1。1行政公章是指“＊＊＊公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文件等。

　　4。1。2业务专用章

　　4。1。2。1对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，能够申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务，如人事专用章、财务专用章等。

　　4。1。2。2内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用，不能对外使用。

　　4。1。3党工团印章

　　党工团印章是指只限于党工团组织开展活动及出具有关证明使用，具体范围参照国家有关规定执行。

　　4。1。4法人印

　　法人印是指公司法定代表人印章。

　　4。1。5合同专用章

　　合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有法律约束力的文件。

　　4。2印章雕刻

　　4。2。1公司行政公章由总经理提出交总经办按规定刻制。除公司刻制行政公章外，公司下属各单位原则上一律不准刻制行政公章。

　　4。2。2负责对外业务专用章由各所需业务单位申请，经单位负责人审核，由公司分管领导批准，交管理部按规定刻制。

　　4。2。4党工团印章由党工团组织提出申请，经单位负责人审核，由分管领导审核，公司党工团负责人批准，交管理部按规定刻制，原则上二级党工团组织不再刻制印章。申请和刻制的有关状况参照国家相关规定执行。

　　4。2。5公司其它类业务章，由使用单位提出，经单位负责人审核，报公司分管领导批准，交总经办按规定刻制。

　　4。2。6合同专用章的刻制，务必由法律和销售等相关部门提出，经分管公司领导审核后交管理部按规定刻制。

　　4。2。7申请刻制各类印章，都务必填写《印章刻制申请表》（附件一），按印章刻制流程逐级签字，持有效的刻制申请表交由管理部专人负责到公司定点刻字社刻制。

　　4。2。8印章刻制完成后，由总经办专人负责领取印章并在印章备案表上登记备案，由总经办下发到单位并明确保管人和职责人后方可使用。

　　4。3印章使用

　　4。3。1公司行政公章用印，应填写《印章使用申请单》（附件一），原则上务必经单位负责人审核，由公司分管领导签字批准后方可用印。任何人不能在空白书面文件上加盖公章，公司印章不允许外带，特殊状况例外。

　　4。3。2党工团组织印章，使用时需经党工团组织负责人批准。使用范围参照国家有关规定执行。

　　4。3。3各类对外业务专用章用印须经本单位领导批准后方可用印。空白文件严禁用印。

　　4。3。4法人印使用时原则上需经法人代表本人签字批准，填写《印章使用申请单》（附件二），持有效申请单到总经办用印。

　　4。3。5合同专用章使用有关程序参照公司有关合同管理规定执行。

　　4。4印章保管规定

　　4。4。1公司行政印章、法人印、合同专用章统一由总经办指定专人保管。

　　4。4。2各类对外业务专用章由各部门领导明确部门保管人和职责人，并指定专人保管。

　　4。4。3党工团组织印章由总经办领导明确其保管人和职责人。

　　4。4。4如印章保管人和职责人变更，需填写《印章保管人变更申请表》（附件三），交到管理部备案。

　　4。4。5印章须妥善保管，如不慎丢失要及时向相关部门报告说明，并采取适当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章，丢失印章的部门和个人要追究相应职责。

　　4。5印章销毁

　　4。5。1印章有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向总经办申请更换印章，同时将作废印章交总经办，并定期销毁。

　　4。5。2印章销毁务必填写《印章销毁申请表》（附件四），经公司分管领导批准，持有效申请表和待销毁的印章交总经办登记备案。由总经办声明作废并定期销毁。

　　印章管理制度（三）：

　　印章使用管理制度

　　第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下公司印章使用与管理条例。

　　 第二条 公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章。

　　 第三条 刻印

　　 1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，交由综合管理部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。

　　 2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交综合管理部刻制，部门章一般为椭圆章。

　　第四条 印章的使用

　　 1、任何部门在启用印章前，均需到综合管理部办理领取手续，理解相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。

　　 2、公章由综合管理部经理或专人保管。各部门需要盖公章的文件、通知等，须到综合管理部领取并填写《印章使用申请表》，由总经理核准，并在《印章使用申请表》中签字，涉及到人事调动盖章的，还需董事长同意。

　　 3、合同章：合同章由综合管理部保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到综合管理部处领取并填写《印章使用申请表》，由总经理审批并在《印章使用申请表》中签字，董事长同意后方可盖章。

　　 4、法人私章：法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

　　 5、财务章：由财务部经理保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。

　　6、其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。

　　7、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。

　　 第五条 印章的废止、更换

　　 1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，由总经理核准后交由综合管理部统一废止或缴销。

　　 2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，由总经理核准并签批遗失处理办法后，交由综合管理部按批示处理，如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。

　　 3、更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《废止申请单》，经总经理核准后，交由综合管理部按批示处理，并填写《印章制发申请表》申请新的印章。

　　 第六条 印章保管人的责权

　　 对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。综合管理部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重职责与权力，具体划分如下：

　　 1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用职责。

　　 2、公章、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要职责，经手人则负部分职责；未经审批同意擅自使用的，保管人对使用结果负全部职责并按公司有关规定进行处分。

　　 3、法人私章的保管者是出纳，既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部职责。

　　 第七条 严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。

　　 第八条 公司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。

　　 第九条 开具个人相关证明，需由分管副总经理以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

　　 第十条 公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

　　第十一条 所有印章的使用，务必严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律职责。

　　第十二条 本制度从二O一一年十月一日起执行。

　　二O一一年九月一日