公函一般由十个部分组成：

　　1.编号

　　为了方便整理、保存和查对，公函需要加上编号， 编号写在信封的左上角。

　　例如：(a) B/1/99 (b)学字第92号

　　2.写信人的地址

　　信纸的右上角必须写上写信人的地址，可用华文或英文书写。

　　例如：(a)和平路198号

　　新加坡邮区123194

　　(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，

　　#03-108 Singapore l23194

　　3.收信人的姓名，职衔和地址

　　(a)收信人的姓名，写在编号之下，但位置不可高过写信人的地址，先写姓名，姓名后面必须加上称呼。

　　例如：刘维国先生

　　林月芳小姐

　　在收信人姓名下面写收信人职衔，

　　例如：

　　勿洛联络所管理委员会主席

　　新世界书局经理

　　(b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名，

　　可以写执事先生成写他的职衔，

　　如：新城女子中学校长。

　　4.称呼：

　　(a)正文的开头写收信人的称呼，后面必须加冒号“：”不空格。

　　(b)可以用普通的称呼：如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

　　(c)自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

　　称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队。

　　5.标题

　　(a)为了方便快捷处理和分类保存，公函应加上标题。

　　(b)标题写在称呼下面的中央位置，标题下面必须画上横线;

　　写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

　　例如：

　　请主持开幕典礼

　　接受友谊赛邀请

　　6.正文

　　正文可用下列任何一种格式。

　　(a)空格式，每段开头都空二格。

　　(b)齐头式，每段都顶格写。

　　正文是公函中的主体部分，要求叙述清楚、简洁。有时为了方便阅读，视内容性质的不同，可加上序数号码。

　　7.署名

　　(a)写在正文的右下方。

　　(b)写信人若有职衔，须写清楚。

　　(c)署名后，一般用“启”，为了表示慎重，可以用“谨启”，或为了表示尊敬，可以用“敬启”。

　　8.日期

　　写在编号下面，通常可用中文或阿拉伯文写出。例如：

　　(a)26-4-20xx (建议)√

　　(b)20xx年2月26日

　　(c)20xx年四月二十六日

　　切记不可混杂式的日期: 20xx年四月二十六日 (×)

　　9.副本

　　有的公函有必要交给有关方面查阅，就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。例如：副本：公共关系主任

　　10.附件

　　如果公函还附有其他文件，必须在左下角列明。

　　例如：

　　附件：关于公司名称变更的通知函。特此函告

　　范例：申请函一份

　　关于开设保险费专用银行帐户的申请函

　　中国银行北京支行：

　　根据中国保监会20xx年12年月15日发布实施的保监会令(20xx)15号文件，《保险经纪机构管理规定》第八十八条的规定，我公司现申请开设独立的客户资金专用账户。公司开设客户资金专用账户用于存放下列款项：

　　一、投保人、被保险人支付给保险公司的保险费;

　　二、为投保人、被保险人和受益人代领的保险金或者保险赔款。

　　公司在与保险公司约定的期限内将保险费交付保险公司。

　　根据第八十九条规定我公司已建立专门账簿，记载保险经纪业务收支情况。

　　特此申请，请批准。

　　(北京)保险经纪有限公司

　　二〇〇九年十二月一日

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