第1篇：工程监理档案管理制度

工程监理

档案管理制度

厦门市东区建设监理有限公司

二009年九月三十日

工程监理档案管理制度

工程项目的监理工程档案是文件档案的主要组成之一，工程监理

档案由项目监理部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司档案室存档。

1、监理工程档案按质量、安全分为两大类:

1。1质量档案安顺序统一划分为30类:

(1)、施工合同文件及委托监理合同； (2)、勘察设计文件；

(3)、监理质量安全管理制度、监理规划含或另附旁站方案； (4)、监理实施细则包括安全监理细则、节能管理细则； (5)、分包单位资格报审表； (6)、设计交底与图纸会审会议纪要； (7)、施工组织设计(方案)报审表；

(8)、工程开工/复工报审表及工程暂停令；

(9)、测量核验资料、检测设备使用台帐； (10)、工程进度计划；

(11)、工程材料、构配件、设备的质量*文件； (12)、检查试验资料、见*取样送检台帐； (13)、工程变更资料； (14)、隐蔽工程验收资料；

(15)、工程款支付*书及工程进度款支付累计台帐； (16)、监理工程师通知单、整改反馈单； (17)、监理工作联系单；

(18)、报验申请表、混凝土浇捣令、拆模申请表、平行检

验监理工作记录；

(19)、会议纪要、专题报告、监理工作交底； (20)、来往函件、收发文登记表； (21)、监理日记，旁站记录； (22)、监理月报；

(23)、质量缺陷与事故的处理、质量安全监理巡视记录； (24)、分部工程、单位工程等验收资料； (25)、索赔文件资料； (26)、竣工结算审核意见书；

(27)、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告、监理

单位质量评定报告；

(28)、监理工作总结； (29)监理业务手册。

(30)、照片、电子文档、微缩品

2、监理工程档案具体内容参见本规定附表一的要求执行。 3、监理资料档案的封面填写、装订与编页

3。1 监理资料档案的案卷侧面为整齐统一采用计算机打印的贴条，具体规定为:案卷封面的[工程名称"和[档案号"栏目均使用楷粗二号字体填写，其余使用楷粗小三号字体填写式；

3。2案卷的装订规格为a4尺寸，图纸要折叠成297mm x 210mm幅面装订，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面；

3。3 监理资料档案一律使用页码机依次编页码，除<工程监理档案归档审查记录>和<工程监理档案移交目录>外，卷内凡有文字或图表的页面均应编号，卷与卷之间页号不能连续。页码位置正面编在右上角，背面编在左上角，页号应清晰，不得倒编、漏编、重编、错编、歪编。

4、监理工程档案封面及内页档案卷内目录格式见附件1。 5、监理工程档案各卷可由一册或多册组成，每个档案的每册装订页数原则不超过400页，每页应有连号页码；同时应有文件资料总目录，本卷目录和本册目录。

6、监理工程档案，应按厦门市建设行政管理部门的规定时间和内容由项目监理部整理上报业主和有关部门，并同时报送公司一份存档。

7、应用计算机进行辅助管理的部门和监理项目，其监理档案资料应利用计算机进行处理并及时备份1份，将计算机存盘资料和其它声像资料一并作为监理档案报送存档。 8、各类档案应妥善加以保护，防止损坏。

9、档案保存期参照厦门市工程建设档案保存时间和有关规定执行。 10、超过保存期的档案，可作销毁处理，销毁程序按<文件控制程序>执行。

11、监理资料档案的整理和移交时限

11。1为配合建设单位提请厦门市城建档案馆对工程档案进行的城建档案备案专项验收工作，项目总监理工程师应组织各*监理工

程师分两个阶段将监理资料整理齐备(一式两份，一份公司留底，另一份移交建设单位，不包括应提交城建档案馆资料的份数)；

11。2监理资料整理齐备后，项目总监理工程师应组织各案卷的立卷人填写<工程监理档案归档审查记录>和<工程监理档案移交目录>。项目总监应对整理完毕的监理资料认真进行查验，查验合格后在<工程监理档案归档审查记录>和<工程监理档案移交目录>相关栏目上签字，再将两套监理资料完整移交综合部档案管理员办理签收手续；

11。3 综合部档案管理员应及时提请建筑工程部或总工室对工程监理档案归档进行审查，并由审查部门应在两天内审查完毕，并提出具体的审查意见；

11。4综合部档案管理员在协助对移交的监理档案进行核查，确认各项监理资料完整无缺后，方可在<工程监理档案归档审查记录>和<工程监理档案移交目录>相关栏目上办理签收手续。如发现监理资料不完整有缺失时应责令相关人员整改、补充；

11。5综合部主任负责于合同规定的期限内将监理档案移交建设单位。移交时应严格办理相关的移交手续。 12、监理档案的借阅与保管

12。1监理资料归档后，如需借阅须填写档案借阅申请，报综合部负责人批准后，再与综合部档案管理员办理借阅手续，并明确归还期限。归还时应办理归还手续；

12。2监理档案的保存期限一般为工程保修期结束后三年，重要

工程档案应永久保存；

12。3监理档案应保存于专用档案柜内，保存时应注意防虫蛀、防潮湿。

13、本办法自2009年9月 1日起实行。 14、附件

1．附件一:<监理档案封面及内页> 2．附件二:<监理工程档案卷内资料目录> 3。 附件三:<监理档案移交目录>

4。 附件四:<工程监理档案归档审查记录>

厦门市东区建设监理有限公司 2009年9月 8 日

附表一 建设工程监理文件归档范围和保管期限表

注:[√"表示应向城建档案馆以及建设单位移交

注:监理业绩资料文件若与其它卷的归档目录重复的，在向公司移交时，尽量把原件放在监

理业绩资料文件卷内或将原件和影像资料移交给公司经营部

附件一

工 程 建 设 监 理 档 案(封面)

附件二

监理档案卷内目录

附件三

档案编号: 共 卷第 卷 工程名称: 本卷共 页

监理档案移交目录

工程名称: 共 页 第 页

移交人: 移交时间: 接收人: 接收时间:

附件四

工程监理档案归档审查记录

项目名称:

第2篇：工程档案的管理制度

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

（一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久*的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按*组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录："序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如：第1卷1.1.1-1

*号如：基建类1为1.1.1

工程代号如xx花园首期为1.1

楼盘代号如xx花园代号为1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保*工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁

按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执

第3篇：公路工程档案管理制度

档案管理制度

一、档案管理

(一)凡是能准确反映工程项目各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

(三)档案内容包括从成立之日起在经营管理工作中形成工程项目部制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

(一)归档范围

1、行政综合类:包括重要的会议材料；制定的内部法规*、政策*文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；

2、组织人事教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类:质量管理方面的制度。

5、技术类:产品及生产方面技术文档。

(二)文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

项目经理部的各种合同及常规*报表，根据各自不同的时限要求及时上缴项目经理部负责人；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到项目经理部。会计档案由财务部自行保管。

四、档案的借阅及销毁

(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经项目经理部领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出工程项目部；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

(三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经项目经理部负责人审核，报项目经理部领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字

靖西至龙邦二级公路工程№1-2合同段