档案归档管理方案范文第1篇

电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：

草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。

电子邮件（E―mail）。

会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。

与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。

与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。

二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定

（一）归档时间

总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。

（二）归档前的检测

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

（三）归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：

1、有效性和完整性鉴定。

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

2、保管期限的划分。

电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。

三、电子文件的归档要求

（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。

电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。

（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。

四、电子文件的移交

（一）介质移交

电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。

电子文件移交时，首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。

档案归档管理方案范文第2篇

【关键词】档案管理；归档；整理分类

档案管理工作的高效开展，需要档案整理、归档、分类与管理各环节之间协调配合，以提高档案管理质量的同时，为社会群体提供更加便捷的档案资源服务，并保证档案信息资源的安全性。但就当前档案管理归档整理分类的具体情况来看，在档案整理里理念、档案整理专业水平等方面存在诸多不足，严重影响档案管理的科学性和可靠性，因此加大力度探讨档案管理归档整理分类技巧是非常必要的。

1.档案管理归档整理分类的现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高

针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

1.2 档案整理缺乏专业化

当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降。

1.3 档案整理缺乏信息化

信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。

二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。

三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。

2.档案管理归档整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

为保证档案管理工作的高效开展，更好的为社会群体提供优质的档案服务，应当掌握好科学且正确的档案管理归档整理分类技巧，以提高档案管理水平。因此在档案管理过程中应当仔细观察档案的完好程度，检查其是否受损，以免影响其在历史、经济及文化等方面的重要应用家孩子。一旦发现珍贵的原始档案受损，应当进行准确且细致的记录，以免造成不可挽回的物质与精神损失。尤其是要避免文化断层问题的出现而影响文化传承，从而对国家文化软实力进行有效保护。

与此同时，在档案管理过程中应当积极采取有效措施保护档案信息安全，要保护好珍贵文物等以实物形式存在的档案资源，其往往真实映射出当时统治阶级、政治思想以及社会经济文化等，因此这些档案资源的安全性是非常重要的。与此同时，应当采取有效方式保证记录国家政治、军事等方面档案文件的安全性，此类文件具有较强的私密性，一旦泄密会给国家发展造成严重的安全威胁，甚至影响整个国家的团结、安全发展。除此之外，应当尽可能延长档案寿命，以减少档案管理中的不必要损失，确保档案资源的价值得到最大化发挥。

2.2 档案归纳整理技巧

档案归纳整理是档案管理工作中的重要环节，其直接关系着档案管理水平。因此在档案归纳整理过程中，应当初步了解档案文件的具体情况，明确其实际应用价值与重要性，在合理分类后对其进行科学归纳整理，并做好档案资料的收集工作，确保该项工作能够为档案管理工作的高效开展提供可靠的支持。在档案归纳整理过程中，应当保证档案信息的完整性，坚决不可出现档案信息缺失等问题，以免影响档案整理工作的顺利开展。

受到传统模式下档案管理工作体制的影响和制约，以往档案归纳整理方法缺乏一致性，档案馆之间交流受限，此种情况下势必会给档案事业的发展造成一定制约。因此在档案归纳整理过程中应当转变以往工作模式，严格遵循统一的归纳整理原则，促进档案馆之间的沟通交流。针对档案归纳整理过程中的类目不符的情况，应当进行统一修订，并对出现错误的归档文件进行及时更正，档案工作人员应当端正工作态度，强化责任意识，保证档案归纳整理工作的高效开展。

2.3 档案分类技巧

为全面提高档案管理水平，应当规范档案管理环节，并掌握正确的档案分类技巧，以切实保证档案信息资源的安全性，提高档案信息资源利用的便捷性与高效性。在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

3.结束语

总而言之，档案资源在社会各领域内都扮演着重要的角色，是社会生产生活中的重要信息资源，一旦档案管理工作不到位，势必给社会的稳定持续发展产生不利影响。因此在档案管理工作中应当掌握正确的档案归档整理分类技巧，保证档案管理各环节的规范有序进行，从整体上推进档案事业的不断发展进步。

参考文献：

[1] 金晶，严峻 浅谈档案管理归档整理分类技巧[J]. 《湖北农机化》， 2023（3）：34-35

档案归档管理方案范文第3篇

摘 要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案收集归档工作内容要求进行分析，并提出档案收集归档的有效管理策略。

关键词：档案；收集归档；有效管理；策略

在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。

1 档案收集归档工作内容

文件材料的收集归档工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根能避免文件的散失，才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才的收集归档工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。档案收集归档的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。

2 档案文件的收集归档存在的问题

档案文件的收集归档是档案管理中的一个复杂的工作，现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，归档工作更没有得到有效重视，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。而在我国，林业档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题：

2.1 档案材料不完整

归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。

2.2 缺乏完善的文书档案资料管理设施

当前现有的档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对档案管理工作造成很大影响。

2.3 缺乏复合型档案管理人员

近几年，档案文件的收集w档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差，所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。

3 档案收集归档的有效管理策略

档案收集归档工作是档案管理的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。

3.1 强化档案管理人员的培训

作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

3.2 加强档案管理基础设施建设

基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。

3.3 加强创新意识培养

档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。

结束语

随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经无法适应当下社会的发展。新时期档案管理工作必须紧跟时展的需求，提高档案管理工作的效率和质量。采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出档案材料的重要价值，才能够促进整个林业发展健康发展。

参考文献

[1]刘长城.浅析我国基层事业单位档案管理现代化实施策略[J].民营科技，2023（01）：89.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2023（23）：57-58.

档案归档管理方案范文第4篇

关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案

2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2023年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2023年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。

一、存在的问题

（一）归档不全或归档范围扩大

1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。

2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。

（二）保管期限划分方法不统一或不准确

1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。

2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。

二、原因分析

（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。

在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。

（二）档案人员对第8号令的认识程度不够

第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2023年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。

第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。

（三）专兼职档案人员业务水平不高

全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。

三、对策建议

（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查

1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。

2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。

（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关

1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。

各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。

2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。

（三）不断提高档案人员业务素质

科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。

本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2023-06）研究成果之一。

参考文献：

[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.

档案归档管理方案范文第5篇

关键词：高速公路；档案归档；管理效益；有效措施

随着我国社会经济的不断发展，交通运输行业也随之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行业的蓬勃发展也促进了我国国民经济的增长，受到人们的广泛关注。在这种状况下，我国一直致力于改善国内的交通状况，加强对交通运输的管理，以保障交通运输工作的可持续发展。高速公路是交通运输行业中的重要组成部分，是一种常见的运输方式，必须予以高度重视，不容忽视。在高速公路的发展过程中，需要从各个方面来实施有效的管理，无论是高速公路里程的增加还是高速公路路面等级的升级，都需要将其资料和信息整理成档案，并进行归档和管理工作，以为高速公路的发展提供重要的保障。高速公路档案归档及管理工作是基础性工作，需要确保其工作效率和效果。

一、高速公路档案的特点

高速公路档案具有其独有的特点，其所包含的内容比较丰富，具有综合性，可应用的范围比较广泛。而且高速公路档案的归档时间跨度比较大，具有周期性，通常是从项目规划的时候就开始收集和整理档案。每个信息文件之间都存在着内部联系。另外，高速公路工程项目的材料来源都有所不同，存在着不同的单位，在实施档案管理的时候要根据不同的需求来确定管理方案。

二、现阶段高速公路档案归档及管理中存在的问题

现阶段，在高速公路档案归档及管理过程中仍然存在着一定的问题，还有待进一步改善和解决。其问题主要在于：第一，档案管理工作并未受到重视，管理效果不佳。在实施此项工作的时候缺乏专人管理，没有专门的工作人员来从事高速公路档案的收集、整理和归档等工作。大多数都是其他岗位的工作人员来兼顾，其缺乏时间和精力。而且没有建立专门的档案室来存放高速公路档案，未对这些档案进行有效的保护；第二，高速公路档案信息未能得到有效的利用。高速公路的管理人员缺乏档案管理意识，未能明确开展档案管理工作的重要性；第三，所使用的高速公路档案管理手段较为落后，不符合现代特点。

三、加强高速公路档案归档及管理工作的有效措施

（一）制定完善的高速公路档案归档及管理工作制度，实施专人管理

现阶段，大多数高速公路档案归档及管理工作的开展都是由一些其他岗位的人员来兼职实施，并未有专职的档案归档和管理工作人员。为了提升高速公路档案归档及管理工作水平，则必须设立专门的档案管理人员，成立专门的档案管理部门，以保障高速公路档案管理工作的质量。就目前而言，科学技术日新月异，社会对高速公路档案管理工作的要求也越来越高，其在管理的时候应当采用现代的管理措施，实现高速公路档案管理的信息化，大力推广和应用计算机网络信息技术，以保障档案管理的有效性。专业的档案管理人员具备专业的知识，其业务水平比较高，而且从时间和精力上来说要比不是专职人员更为丰富，在工作方面能够应对的问题更多，具有专业性。另外，要制定完善的高速公路档案归档及管理制度，以规范高速公路档案管理工作，严格贯彻落实相关政策，以为高速公路档案归档及管理工作提供重要的制度保障。

（二）分级分类管理高速公路档案

在高速公路档案归档及管理过程中，相关人员应当先对高速公路档案的特点进行了解，要以高速公路档案的专业性为基础，遵循其服务特点，以此来确定高速公路档案信息的收集范围，做好信息整理工作，并且要进行有效的存储。在管理档案的时候，应当按照档案资料的类别来进行分类管理，以实际情况为依据来制定合适的分类管理标准。比如说，可以将其分为以下几类：第一类是党群类。这一类的档案类型主要是一些与高速公路建设、发展相关的上级文件等，也包含了高速公路发展中的各项规章制度或是工作计划。第二类则是业务类。这一类的档案主要涵盖了高速公路各部门中的财务报表、相关业务活动等文件。第三类是人事类。这一部分主要涵盖了高速公路相关部门的职工信息和组织机构等。第四类是后勤管理类，这一部分的档案主要是与高速公路后勤管理方面内容相关。合理的分配高速公路档案资源，实施具有针对性的档案信息管理，便于信息查询，可提高高速公路档案归档及管理工作的有效性。

除此之外，在管理高速公路档案的时候，应当实施分级管理，由各个部门来实施相对应的档案管理工作。比如说行政审批档案、养护专项工程档案等就应当由相应的管理部门来承担归档责任，但是其管理人员由档案管理部门所决定。

（三）转变高速公路档案管理的被动状态，采用现代化的管理手段

高速公路档案管理工作较为重要，高效率的档案管理工作，能够为高速公路的建设和发展提供可靠的信息，以为其指明正确的方向。就目前而言，在高速公路发展的过程中，并未重视档案管理工作的开展，没有主动地利用档案服务来开展工作，一直处于被动状态，无法完全发挥高速公路档案管理的功能。为此要改善这一状况，积极主动地应用高速公路档案管理机制，加强与高速公路各部门之间的交流与沟通，主动地为高速公路的修建和养护等工作提供重要的信息，贯彻落实相关工作。除此之外，还应当创新高速公路档案管理方式，实施现代化的管理手段，充分利用现代计算机信息技术，以改善纸质记录的现状，利用计算机来登储存相关信息，以促进我国高速公路档案管理现代化的发展。

结束语

加强高速公路档案归档及管理工作，是我国交通运输行业发展过程中的必然要求，顺应了时代的发展趋势，具有重要的作用。高速公路档案归档及管理工作并不是一项简单的任务，其所包含的内容比较多，涉及的范围也比较广，在实际管理过程中存在着诸多问题，具有一定的复杂性，必须进行系统的规划。为此，在实施高速公路档案管理工作的时候，应当转变传统的管理模式，树立全新的管理理念，充分应用现代科学技术，尤其是计算机网路信息技术，采取现代化的管理措施，以保障高速公路档案归档及管理质量。要坚持一切从实际出发，遵循实事求是的原则，提供更为优质的高速公路档案归档及管理服务。

参考文献

[1]赵慧丽，杜永梅. 高速公路档案归档及管理[J]. 河南科技，2023，02：235.

[2]郑美娟. 高速公路科技档案管理存在的主要问题和对策[J]. 西部交通科技，2023，05：93-96.