电子化档案管理方案范文第1篇

计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2023年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

电子化档案管理方案范文第2篇

【关键词】高校；电子档案；管理机制

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。

电子化档案管理方案范文第3篇

关键词：档案；电子化管理；现状；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2023) 09-0000-02

计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。

一、档案电子化管理概述

（一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。

（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！

二、我国档案电子化管理的现状

随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。

（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得；

（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。

（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则，档案电子化管理的质量还有待提高。

（四）电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章，具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。

三、对档案电子化管理的几点思考

时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基础上完善档案的电子化管理。

（一）档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理，主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂，档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先，配备性能良好、质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次，设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件，使档案管理实现真正的规范化、标准化、信息化、自动化、系统化。此外，档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。

（二）维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的情况下，可以进行电子档案的修复。其次，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不能将机密的档案到互联网上，建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外，档案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到对档案的方便使用，又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。

（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没有开展，使许多有利用价值的档案成为死档案，严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质。首先，管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性，放下对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分实现管理手段的更新。其次，管理人员要定期进行学习，掌握先进的管理手段，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。此外，档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用，加强本部门的保密制度建设，严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时，增强自身素质。

（四）转变观念，加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对电子化技术的认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例，对我国电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可避免的，相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理，增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。

结语：

档案管理的电子化是档案管理部门迎合时展潮流的重要产物，档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用、保存以及传送上都具有极大的便利，是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响，现阶段我国范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习，转变原有的观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真正实现档案管理的信息化、技术化、便利化。

参考文献：

[1]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究,2009,01

[2]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].蚌埠党校学报,2023,04

电子化档案管理方案范文第4篇

一、地铁建设项目档案信息化建设的途径

档案管理信息化建设，是档案管理面临未来发展的必然选择，也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键，在于如何制定并完善相关的制度标准，、实现电子文件与纸质文件同步管理，并强化电子文件的监督管理，确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么，具体而言，地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手：

（一）制定并完善相关制度标准，夯实档案管理信息化建设的基础

地铁建设项目档案信息化的建设与管理，需要严格依据国家的法律法规进行。一方面，在文件材料的归档方面，项目建设管理部门应建立完善的归档制度，对项目建设过程中具有保存价值的文件，严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》，制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面，基于完善的电子档案管理制度，进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责，确保电子档案信息化管理的有效性。对此，首先，建设项目单位的档案管理部门，对于电子文件的归档管理，应充分基于电子文件管理系统;其次，在参建单位的合同之中，对于建设项目应明确归档的相关要求，规范并确保归档管理行为;再次，对于建设项目归档要求范围之内的文件，一旦形成电子文件，则需要进行归档标识，确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）

（二）纸质文件与电子文件同步管理，提高档案管理信息化的有效性

需要说明的是，纸质档案与电子档案各有优缺点，在地铁建设项目档案信息化管理的过程中，实现纸质文件与电子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在档案数据录入的过程中，各部门录入的规范化与标准化，强调并需要两者同步管理的推进;其次，为确保归档电子文件的完整性、真实性，相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次，建设项目中所形成的纸质文件，通过对其完整性的核对滞后，需要及时的进行归档处理，并进行扫描录入，完成电子档案信息的建立，保存至档案数据库之中。

（三）强化电子文件的监督管理，狠抓各环节档案管理工作

电子文件管理是一个过程，强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实，以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础，在监督管理的过程中，需要落实三方面工作：①在档案管理信息化的过程中，档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控，而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性，在归档交移的过程中，需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言，其具有易更改、易消失等特点，对于地铁建设项目档案管理，应将其纳入管理系统之中，做到统筹规划，提高档案信息管理的有效性。与此同时，为强化档案管理，相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题，及时进行分析与解决，并将科学有效的工作经验或方法，在实际工作中进行推广。

二、抓好人才队伍建设，强化档案人员的信息能力

档案管理具有特殊性，从法律角度，档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以，档案管理人员需要具备良好的综合素质，方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现，对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中，主要是内容信息数字化、文档处理一体化，与传统纸质管理存在本质区别。对此，首先，为运用好科学技术，提高档案管理效率，应建立一支专业人才队伍，切实做好档案管理人员的培训教育工作，尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面，要提高档案管理人员的技术水平;其次，加大人才引进力度，充实档案管理队伍，为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中，势必存在诸多的问题，这些问题的有效处理，需要广大的专业人才;再次，强化管理人员的法律知识，提高职业道德与职业素养，在工作中做到遵纪守法。

在档案管理信息化的进程中，档案管理部门既要迎接挑战，又要在挑战中不断地创新，实现地铁档案管理信息化。这些，都需要档案管理人才队伍的建设，强化档案人员的信息能力，不仅满足当前档案管理工作的需求，也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设，具有十分显著的现实意义。

三、完善地铁建设项目电子文件的控制

当前，地铁建设项目电子文件的控制，是一项复杂而细致的工作，强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中，不仅需要强化工作的有效落实，而且需要基于法律法规，确保档案管理信息化的有效性。

一是对于档案管理人员而言，需要对地铁建设项目有所了解，如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来，不仅有助于档案管理人员开展工作，而且有针对性的提高档案管理的有效性，确保档案管理落实到位。

二是进一步的制定相关的规定，对于建设项目电子文档的归档，要明确其做法。此外，在电子文件的控制过程中，应强化与其他相关部门的沟通。如，通过与质监部门的沟通，确保电子文件中对于质量要求的文件积累。

电子化档案管理方案范文第5篇

【关键词】电力企业；电子文书档案；管理；系统；架构

电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。

总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。

（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。

（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。

5.结束语

综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。

【参考文献】

[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2023（01）.