档案管理方法范文第1篇

一、加强领导，营造档案管理工作的良好环境。档案管理工作能否顺利开展，与领导是否重视直接有关。为加强档案工作的领导，把档案工作列入分管领导的岗位职责，建立健全由公司领导带头，各处室负责同志为成员的档案管理工作领导小组，为档案工作的顺利开展提供了组织保障。

为进一步扩大档案工作的涵盖面，真正做到横向到边、纵向到底，不留死角，建立了以综合档案室为中心的档案管理网络体系。一方面，加强档案室与职能处室的横向联系，在各处室设立了兼职资料员，具体负责本处室文件资料的收集工作；另一方面，加强档案室与下属公司档案室的纵向联系，从而使档案管理信息上下传递灵通，左右反馈及时，纵横交错，网络覆盖了全公司。

二、注重培训，全面提高档案管理队伍的整体素质。档案人员的业务素质直接影响到档案管理的质量，为此，公司高度重视档案管理人员的培训工作，并采取了多种形式的岗位培训活动，以此带动档案管理工作上水平。一是采取集中与分散学习相结合的方式，定期组织专兼职人员学习相关档案方面的方针政策，并借助网络平台，及时传达国家档案工作的新动态，研究探讨工作经验，提高档案人员的自身水平。二是通过举办培训班的形式，邀请专家现场讲课，每期参加人员达100多人。三是组织档案人员先后多次参加在济南、南昌，厦门、宜昌等地的档案培训班。截至目前，公司档案人员已全部经过各级档案管理部门的系统培训，具备了一定的档案管理水平。四是采取走出去请进来的办法。一方面组织档案骨干人员开展档案理论研讨活动；另一方面组织人员到档案管理水平高的市、工程项目去参观学习，进一步开阔视野、拓宽思路，查找不足，激发干劲。

三、强化管理，积极推进档案管理工作规范化建设。为全面提高档案管理水平，将档案管理的全过程进行细化分解，从建、管、用三方面加强档案管理业务建设。

“建”就是规范建档。先后制定了十三个类别的档案管理办法、归档范围及保管期限表，出台了档案管理工作标准，使档案管理工作逐步走向了制度化、规范化。同时，在规范建档工作中，做到“全”、“准”、“严”。“全”就是在档案齐全上下功夫，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保档案资料的归档率。“准”就是在档案完整率上把准关，根据档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保档案资料的完整率。“严”就是在档案组卷上，严把档案质量关。不合格的档案材料严禁进入档案室，对库房不同门类的档案分别排列，统一编号，保证档案案卷的合格率。同时，办公室档案部门主动与文件资料形成部门密切配合，充分调动兼职资料员的积极性，通力合作，形成齐抓共管的良好氛围。

“管”就是科学管理。要求综合档案科（室）：一是建立健全库房管理的各项规章制度，严格落实库房“九防”措施，制定库房档案资料保管情况的排查计划，发现问题及时采取应急措施，确保库存档案的安全。二是严格库房管理。认真履行档案收进移出手续，将档案收进移出情况记录再案，避免档案遗失，并按规定编制档案存放索引，橱具设置存取档标识，使各类档案一目了然。

“用”就是充分用档。档案保管的目的在于利用，为了更好地利用档案资源，编制能满足查阅需要的各类档案的检索工具，建立查全、查准登记制度，提高档案的利用率。二是在档案正常利用工作的同时，深层次了解室藏结构，积极开展档案信息开发利用工作，利用库存档案编制了一批优秀的二次以上的加工成果，提高了档案的实际应用能力。

四、利用电子信息技术，实现档案网络管理

首先，利用现有的档案管理软件，运用档案各功能模块，达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作，进一步提高单位档案服务水平。作为档案管理工作信息化的第一步，建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以实现一份档案同时供多人共享。二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料，扩大查询范围，随时快速查询新的资料，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地传输、查阅利用更方便、更快捷，消除了利用者与档案信息的距离，为跨地区查询信息提供了便利的条件，实现了信息资源的共享。

其次，有步骤地开展库存档案的数据库系统建设，保证在将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现纸质档案和电子档案并存。

五、文化引领，创建档案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有计划地逐步实现档案品牌系列工程，营造档案管理的文化氛围，打造自己的管理品牌.

（一）强化基础。注重管理，创建综合档案管理品牌工程。开展档案目标考核是提高机关综合档案工作水平的有效抓手。利用馆（室）藏档案资源，创建档案编研品牌工程。档案编研是开发档案信息资源的最高表现形式，是活化档案信息的有效手段。首先，抓住公司发展中的亮点，推出一批具有一定影响的编研成果；其次，引导档案部门增强档案开发利用工作的主动性和实效性，提高全系统档案信息资源开发利用成果的数量和质量；第三，根据行业的需要，在完善开展公路史志编写的同时，以行业、地域文化为突破口，不断强化档案编研工作，开拓编研的思路，创新编研工作机制，促进编研成果转化。

（二）实施档案功能拓展工程。构筑功能完善、设施齐全的档案服务平台。近几年，公司逐步加大档案室建设的投入，完善各种档案基础设施改造和更新工作，对档案室库房温度湿度调控防火、防盗、职能密集架等应用系统与计算机管理系统集成，实现了库房各种管理应用的一体化，大大的提高了档案公共服务效果。

（三）加强档案资源建设工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各单位所形成的各类档案资料。特别是在公司科技活动中形成的各类、不同载体的档案，丰富档案室结构；“管”，既加大库房管理力度。严格文件材料的归档制度，编制档案检索工具，并对各类、不同载体的档案资料实行规范化、标准化的管理，确保档案的归档率、完整率和案卷合格率；“用”即为公司提供全方位的优质服务，以满足行业档案资料的需求。

（四）开展评先创优活动工程，调动档案工作人员的积极性。一是将档案管理工作考核纳入竞赛活动中，与其他工作同部署、同组织、同检查、同考核。把档案管理工作纳入党委经济考核内容，与工资、奖金挂钩。调动了各级档案管理人员的积极性和主动性，促进了档案管理工作的开展。二是对锐意进取，不断创新的档案工作者予以表彰，极大的鼓舞了档案人员爱岗敬业的积极性，提高了档案工作的向心力和凝聚力。

档案管理方法范文第2篇

[关键词] 人事档案；档案管理；人事管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2023 . 08. 059

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2023）08- 0101- 02

人事档案作为我国人事管理制度的重要特色，里面涵盖了个人简历、鉴定考核、专业技术、政治历史、奖励处分、工资、任免、退休等材料，记载了一个人的人生轨迹。人事档案与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是各单位选拔、任用、考核的主要依据。

1 人事档案归档类别划分

人事档案由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。分为干部档案、工人档案。

干部档案内容包括10项：第一项，履历材料。第二项，自传及属于自传性质的材料。第三项，鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。第四项，学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。第五项，政审材料。第六项，加入党团的材料。第七项，奖励（包括科技和业务奖励）材料。第八项，干部违犯党纪、政纪、国法等材料。第九项，干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、派代表会代表登记表。第十项，其他可供组织参考有保存价值的材料。

工人档案内容包括10项：第一项，履历材料；第二项，自传及属于自传性质的材料；第三项，鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四项，评定岗位技能和学历材料；第五项，政审材料；第六项，加入党团的材料；第七项，奖励材料；第八项，处分材料；第九项，招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；第十项，其他可供组织参考有保存价值的材料。

2 人事档案整理鉴别方法

整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

档案材料鉴别主要从5个方面入手：

（1）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁。

（2）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。

（3）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档。

（4）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。

（5）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

3 现行人事档案管理存在的问题

3.1 管理法规滞后

现在的人事档案管理，是以1991年中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》和1996年的《流动人员人事档案暂行规定》为标准指导实施的档案管理工作，其内容仍然保留着计划经济体制的某些遗风。计划色彩浓厚，缺乏应有的生机和活力。《条例》和《规定》的管理权限也不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依其《条例》和《规定》建立的人事档案材料也无法满足市场经济条件下的人事档案管理工作的需要。另外，由于中国经济体制改革较快，人事制度改革跟不上经济体制改革的步伐，人事档案管理的改革步伐更慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但很多细则仍在探索和不断调整的过程中，给人事档案管理改革带来了不确定性，也是人事档案管理法规滞后的一个重要原因。

3.2 管理方式单一

在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位。无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。

3.3 管理模式封闭

人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。人事档案笼罩着一层“神秘面纱”，也难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式。现在已经不符合政治民主化进程的要求。人事档案是到了可以公开的时候了。

3.4 管理内容陈旧

目前的人事档案材料分为10大类，档案内容单调陈旧，人事档案中涉及的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人做出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。

3.5 档案资料尺寸规格落后

人事档案按照16开纸归档，但现在很多个人资料都是使用A4纸张，这样每次归档都需要裁减，也不利于档案的完整性。

4 人事档案管理改革的措施

4.1 提高人事档案材料的质量

首先，要从思想和行动上要重视人事档案的管理工作，真正把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作。同时，还应建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核。促进档案管理向标准化、科学化迈进。也可以通过建立竞争淘汰机制，来增加档案工作人员的责任心和危机感。其次，要及时补充具有个性的人事档案材料。人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。

4.2 加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集和经常性收集相结合”“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。

4.3 加快档案的规范化、现代化建设

规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料；进一步落实人事档案的相关管理制度，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。

4.4 完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益

传统人事档案管理强调人事档案的保密性。在越来越强调诚信的现代法治社会里，为适应人才工作的开放性，应当揭去人事档案的“神秘面纱”，除了牵涉到国家和社会公共利益的少数的人事档案外，大部分人的人事档案应当在一定的条件下适度开放。因此，要从人才的开放性和流动性的实际出发，同时兼顾人事档案工作的保密性，改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。

4.5 不断提高人事档案管理人员的素质

档案管理方法范文第3篇

【关键词】医学；档案管理；方式方法

档案管理是指把一系列原始的、零散的档案信息条理化、系统化，达到信息资源的共享的目的。作为重要信息收集、贮存和开发利用的档案部门，面临着信息网络化、档案信息开发利用多样化和管理现代化的重要挑战。作为医疗卫生事业的管理部门，开发档案信息资源，为医疗、科研、人事管理服务是信息工作的根本任务。为此，作为直接接触档案的一线档案管理人员，一定要加强档案信息的编研工作，搞好档案信息的开发应用，提高利用率，使信息资源共享。

1.医学档案管理的现状及特点

医疗卫生单位通过对档案史料的开发利用，才有了今天医学事业的发展。在正常的医药卫生管理中，不可避免会产生大量信息，从事医学档案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多数档案管理是以基本的原始档案为基础，计算机起到辅助记录作用，无论从档案管理的思想观念上，还是信息工作内容上，均纯的停留在医学业务、管理统计、记录、存储上，难于发挥信息工作的职能作用。

目前，医学管理单位对开展的本单位科研项日和新业务、新技术不甚了解，工作处于被动服务状态，信息意识淡薄，信息渠道仅局限于本单位，忽略管理单位，导致信息沟通不顺畅，档案利用率低、利用价值不大。尽管档案利用已在医疗管理事业中起了重要作用，但是，还有相当部分的档案信息没能得到开发利用。

2.医学档案管理的方式方法

2.1立足档案服务，提升档案利用开发技术创新手段

信息时代，医学档案管理部门和档案工作者，应努力开拓创新，以科学的管理方法将过去封闭式管理模式向开放式管理模式发展，应用计算机技术和网络技术，满足资源共享的需要，提高档案信息的利用效率。在实际的档案管理中，档案工作服务方式要创新、档案管理理论要创新、档案服务工作内容要创新、档案服务机制要创新。

2.2拓宽医学档案编研范围，发挥档案信息作用

医学档案管理要“上门办公”，拓宽编研范围、内外结合、联合编研。改变原有局促的“室藏格局”。因而，一线档案管理人员必须提高认识，彻底打破自编自传编研思想的束缚，拓宽路子，联合编研。要加强纵向沟通，与医学科研单位、医院间的联合。这样既有利于丰富编研资料的内容，又有利于通过信息的传播利用，促进医疗系统的科研工作发展。还要加强同行单位档案室之间的横向联合，借鉴经验，可使资料互补，以达到编研选题具有广泛、综合和全面性的目的。如与组织人事、史志、党史等部门联合编写有关资料，既可弥补编研力量之不足，又可补充编研所需经费，还可提高编研资料的利用价值和利用率。

2.3进一步改进、开发档案管理的信息化工作方法

目前，大多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，使现代化设备不能物尽其用，造成相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。为此，医学档案管理应该努力实现档案信息电子化，建立特殊数据库，提高利用率、检索率。

2.4进一步加强档案管理人员人才培养

档案管理队伍是医学科技档案管理的主力军。档案管理才的培养和队伍建设是开发医学档案的前提。医疗科研单位和档案管理部门都应重视人力资源的挖掘和培养，努力造就一批高素质的复合型档案人才。

同时，基础档案管理人员也要积极主动地编制各种途径的检索工具和编研成果，及时快捷地为医务人员提供可靠的依据，最终通过医学档案的收藏数字化、传递网络化、操作信息化、信息存取自山化，达到广泛应用医学档案的目的。

为此，档案管理人员要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，使医学科技档案上作更好地为医学研究、医学发展服务。

2.5建立档案利用信息反馈制度，促进开发利用。

档案管理人员在努力提高自己业务素质，增强管理能力的同时，也应履行档案信息反馈服务。如对档案质量的评价（服务态度、服务水平、职业道德等）、对各种服务方式的评价（如阅览、复制、咨询、汇编、资料服务等）、对服务水平及质量评价（如提供信息的及时性、准确性、全而性等）、对利用效果的评价（对信息的需求和意见，包括今后可能需要利用的档案种类、内容、成分和数量等）。

医学档案的广泛应用是档案管理工作中最富有活力的一个环节。做好档案的利用工作才能使整个档案工作具有生机。只有积极开拓档案管理的途径，才能使医学档案在医疗卫生事业建设中做出自己应有的贡献。

【参考文献】

[1]刘佳.医学档案的创新发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2023（02）.

[2]赵志红，高玉霞，王萱.拓宽医学档案编研范围发挥档案信息作用[J].中国医院管理，2023（8）.

档案管理方法范文第4篇

[关键词]档案管理思想；方法；现代化分析

一、现代管理思想是现代化管理行为的基础

现代管理科学是以管理实践为基础，吸收了诸多学科的优秀成果和现代科学技术的原则方法建立起来的一门综合性学科。现代管理理论对管理行为的现代化具有直接的指导作用。档案工作的现代化必须以现代化的管理思想为依据，才能加快其进程。

档案管理现代化不仅是档案管理手段方式上的一场革命，更是管理思想上的一次飞跃。必须从我国档案工作的具体情况出发，克服思想上存在的落后观念和管理中存在的缺陷，代之以现代管理的理论和思想，以此促进档案工作现代化的发展。

从我国档案工作现代化的实践看，首先应在现代化思想的指导下，在制订了比较科学、周密的计划和方案的基础上，再来实施现代化措施和步骤，才能收到较好的效果。在一个档案机构中运用计算机档案管理系统，必须经过反复论证、全面考虑、综合平衡，才能最后确定。是采用缩微摄影系统还是光盘系统作为档案存贮现代化的手段，也不仅是一个技术问题，更是一个综合管理的问题，其结果仍然取决于管理思想现代化的水平。

二、档案管理组织机制科学化

现代管理学理论认为，管理具有四大职能，即计划职能、组织职能、领导职能、控制职能。一个组织机构要达到优质高效地履行自身职能，必须在下述3个方面具有良好的机制。档案管理的现代化要求档案组织也须具备科学的组织机制。第一，强化档案工作的计划职能，加强目标管理；第二，强化档案组织机制，提高组织效率；第三，加强领导职能，提高领导艺术。

三、档案管理现代化的重要性

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引，为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习，深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。

档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

三、档案管理组织机制科学化

（一）档案组织管理方法

档案组织管理主要是指档案事业管理，包括对档案行政机构、档案业务机构的管理。从档案工作的实际情况出发，基本的组织管理方法是行政管理的方法。

1.行政管理的方法。各级档案行政管理机构通过运用有关行政法规、制度、计划、协调、监督等手段进行管理。行政管理的方法是达到档案组织目标的主要方法。

2.经济方法。档案组织管理应注重经济效益，善于运用经济学的方法，研究档案工作投入产出问题，在有效的人力、物力范围内获得较大的社会效益与经济效益。

3.系统管理方法。档案组织从整体上看是国家社会组织系统的一个组成部分，自身又构成了一个完整的组织管理系统，运用系统方法应采取综合信息管理与反馈信息管理相结合。

4.预测方法。要通过对许多因素的分析研究，找出事物发展的未来规律。其基本步骤包括确定预测对象、收集有关资料、预测分析、建立模型、确定预测结果，主要采用定量与定性相结合的方法。

5.行为科学方法。档案组织管理的效果在很大程度上取决于对人的管理。行为科学在国外又被称为组织行为学、组织与人事学、人力资源管理学等，主要研究人的行为产生的原因及影响行为的因素，探索行为规律，提高控制能力。更好地达到组织目标。

档案组织管理是一项十分复杂的工作，可以运用的方法应是统计性、多样化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

（二）档案组织管理方法的科学化运用

不管采用什么方法、运用何种手段对档案组织进行科学管理，都要从我国档案工作的实际出发，综合分析各种因素，具体情况具体分析，不能生搬硬套，并要考虑到下列要求：

第一，不同管理方法应相互协调、互相补充；第二，不同方法的使用要力求准确、客观；第三，要考虑其适用性，不同管理环节应采用相应的方法；第四，要有一定的灵活性；第五，要注意经济型，尽量选择简便易行、投入较少的方法；第六，要特别重视管理方法的可操作性，即这些方法是可以投入实际运用的，而不单纯是理论的、空洞的。

参考文献：

档案管理方法范文第5篇

关键词： 中职学校 档案管理 改进方法

学校档案管理工作是学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项日常工作中形成的第一手资料，是经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着不断的变革，作为中职学校工作的重要组成部分的档案工作，也面临着严峻的挑战。那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？根据《档案法》的要求，我结合我校的档案管理工作，以及自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

一、当前职业学校档案管理工作的现状

1.漠视档案管理的重要性。

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理工作不重视，其表现为：（1）对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对教育改革的狭隘认识，导致档案事业建设降低到教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性。因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。（2）依法归档的意识不强。没有解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠主动移交的可操作性不强，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。各职能部门把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需要档案管理人员的多番催促，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。（3）对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案的法律责任，不重视统一管理档案的意义，领导和广大职工依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

2.管理制度不到位。

领导对档案工作奖罚不明，档案工作成绩再突出，充其量只能是个默默无闻的“无名英雄”，相反，工作推诿、疲沓，甚至损害了档案，也得不到惩罚。从另一个高度讲，这种有章不循、违章难纠的现象普遍存在的原因，是学校的各项管理还没有完全纳入正规化管理和法制建设的轨道上来，对各项制度的贯彻落实缺乏行之有效的、严格的考核奖惩措施。

3.档案管理人员水平不专业，态度不积极。

档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大。专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识，严重制约学校档案管理工作的发展。还有些档案管理人员，年龄大、学历低，思想观念陈旧，不但创新意识不强，而且工作的积极性不高。

4.档案信息软件建设滞后。

目前中等专业学校档案室的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效的开发利用，办事速度慢，查找准确率低、查全率低。

5.档案室硬件建设滞后。

社会在发展，学校的办学条件也有了明显改善，但是很多学校对档案室建设的“硬件”投入相对滞后。表现为：（1）有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求；（2）档案材料随处散放，造成极大隐患；（3）档案保管设备落伍。

6.上级档案部门的监督力度不够。

一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正。久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案，不及时归档，归档不全、利用不还，档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。

二、中等职业学校档案管理工作的改进方法

1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。

提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.加强专门档案人员配备，提高档案管理人员素质。

为了使学校档案管理工作高效有序，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。注意加强档案人员自身业务素质建设，搞好档案业务培训。

3.搞好档案室硬件建设。

硬件建设是提高档案水平的基础，也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，配备六防（火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘），确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

4.加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先，观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次，在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。

5.加强档案的收集和整理。

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

6.提升管理方法和手段。

追本穷源，强化文件材料的预立卷管理，是提升档案管理的重要方法和手段。预立卷是学校档案工作的一项长期的基础工作，学校档案工作必须坚持从源头抓起，要坚持一个口子、两个环节、三个重点、四项工作。“一个口子”即学校由一个口子统一进行校内外收发文。“两个环节”指抓好学校收来文件和帐外文件管理这两个环节。“三个重点”即对重点档案门类、重点归档部门的归档进行重点指导。“四项工作”包括：①将档案工作纳入部门及有关人员岗位职责；②每年进行档案工作检查评比；③对部门兼职档案人员定期实施岗位培训；④对档案工作有关人员进行年度考核。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量。我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，还应主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现。只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能使学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

［1］周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探［J］.山东档案，2005，（5）.