档案整理规范范文第1篇

[关键词]文书；档案；信息

一、文书档案管理原则

（一）区分不同价值

档案提供利用是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。实现档案价值的逻辑起点是指档案在满足人们需要，体现其使用价值的具体实践的逻辑行程中所经历的首要环节。因此，我们要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。由此可见，档案客体一经形成，就与未来的档案用户之间存在着一种潜在的价值关系。而档案的价值只有当档案客体获得档案用户的实际利用时，其与档案用户主体所构成的潜在价值关系才能转化为现实的价值关系，档案价值才得以真正实现

（二）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

在整理原则中，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。因此，保存档案并非是档案工作的目的，而只是档案工作的开始，遵循文件的形成规律，提供档案为社会主义现代化建设服务，并产生良好的社会效益和经济效益是一切档案管理工作的最终目的。所以，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。从根本上说，保管和利用是相互影响，相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类，排列时不强调事由，不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中，从长远看，特别是对档案移交进馆之后，将会给系统利用档案带来很大困难。因此，在处理类似问题时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现文件整理目的。

二、不断规范文书档案管理途径

（一）做好分类，严格登记

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，便于系统地提供利用，而且对将来馆室的系统化管理都有重要的意义。首先，在一年度下进行归档文件分类。这是以“件”为单位进行分类。归档文件的分类是整理工作中的一个非常重要的环节，分类工作的好坏直接关系到归档文件整理的质量。各单位要根据自身的特点，按照科学、适用的原则，选择分类方法，制定分类方案。其次，按“年度―保管期限”方案分类。按这种方案分类的单位，就是将一年度应归档的文件材料按永久、长期和短期三种保管期限分开。但在这一阶段因还未对文件进行划分保管期限，所以，按这种方案整理的单位，在此只按确定“件”的原则，将一“件”的文件材料分在一起。等到归档文件划分保管期限时，再按保管期限分开。另外，要严格登记。对本单位的收发文件进行登记，保证本单位主要文件的系统齐全。本单位发文，应编号发出，单位收文应先登记后使用。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件建帐，做到家底清楚，有据可查。

（二）提高档案管理人员的综合服务能力

档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案服务成为一项面向大众的服务，让越来越多的人能正确认识和利用档案。

（三）要提前布置、完善机制

首先，要提前布置。档案是反映专员办业务工作的重要载体。因此，我们必须要求将档案建设作为深化本单位工作、推进业务机制建设和全面提升内部管理水平的基础工作，做好整理归档。其次，要完善机制。重点是要按照《档案法》规定做好文书档案保管期限表，结合实际完善本单位的文书档案管理规定，确保文书档案管理规范有序。本单位档案管理部门要及时对各档案员进行辅导，并按照新要求做好文书档案的整理归档工作，确保档案资料归档及时完整、保管规范有序、调阅快捷方便。第三，注重规范整理方面。落实专人负责档案工作，严格按档案归档整理的要求进行归档和整理，并结合电子设备进行操作，确保档案规范化、信息化；在注重档案“收、管、用”方面。按档案保管要求，进行专柜保管，并明确档案管理、保管、利用、借阅等各项制度，确保档案保密性和借阅的规范性。

三、结束语

总之，文书档案管理是本单位档案管理的重要组成部分，规范和改进文书档案管理的方法对于一个单位有着十分重要的影响。不仅仅是保证了单位档案资料的完整性和真实性，也对有些重要资料的存储和整理起到了很好的保存作用，同时也能为本单位文书档案管理提供了很d好的实践经验。

参考文献：

[1]梁晨，档案信息资源整合探析[D]；北京交通大学；2023年

档案整理规范范文第2篇

—、目标任务

进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2023-2023年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2023〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2023〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2023—2023年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2023年4月10日前完成；乡级档案在2023年4月20日前完成；县级档案在2023年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2023)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2023)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2023)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

各乡镇、扶贫专项牵头部门，要提高精准扶贫档案规范管理的自觉性和主动性。本次精准扶贫档案规范管理工作，将纳入各乡镇和扶贫专项牵头部门2023年度档案工作目标考核任务，未按期完成或未按规定规范管理的乡镇和扶贫专项牵头部门，由县档案部门视具体情况扣减相应年终目标考核分值，情节严重的全县进行通报。

档案整理规范范文第3篇

概述了民生档案资源体系是民生档案重中之重，县档案局加强对各行各业形成民生档案业务监督指导，从源头上抓起民生档案收集齐全、整理规范、管理科学，为民生档案资源建设奠定良好基础。

【关键词】

民生档案；资源建设；收集归档

民生工作已成为各级党委、政府高度关注、着力解决的问题，民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。开展民生档案收集整理管护工作，是档案工作者树立落实科学发展观，贯彻党的十七大提出的“着力保障和改善民生”精神的重要举措，我们要站在历史发展的高度，把民生档案资源体系建设摆在突出的位置，下大力气去抓。

1 强化思想转变观念。

档案部门要充分认识档案资源整合工作的重要性和紧迫性，实施“以人为本”战略，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，增强工作的主动性和敏锐性，突破传统观念，充分发挥档案服务公益性的优势，把民生档案作为档案资源体系建立的突破口。

2 认真学习，全面把握民生档案的新内涵

民生档案主要涉及以下领域及内容；

2.1民主政治方面，包括公民在参与民主选举、保障权益、申诉个人利益问题等六个方面所形成的档案。

2.2国有企业转制方面，包括企业资产评估、流向、转让、拍卖、重组以及职工安置、分流、政策处理等方面所形成的档案；

2.3社会保障领域，包括公民在劳动就业、失业、工资福利、收入分配、低保、社会救助、养老保险、生产安全等方面所形成的档案；

2.4教育卫生领域，包括学校教育收费、学生招录、学籍管理及群众看病、就诊、医保、医患处理、病案等方面形成的档案；

2.5安居乐业方面，包括土地承包，山林延包、拆迁征用、房屋权属、人口、计生、婚姻、公证、户籍、农民工、转业复退、知青安置、环境居住、食品安全等方面形成档案；

2.6公共服务方面，包括公民在发行、旅游、休闲、娱乐等方面所形成的档案。

3 加强对民生档案工作的监督指导

档案局要从源头抓好民生档案的监督指导工作，规范民生档案的管理.

3.1指导涉民部门制定相关的业务标准和规范，完善民生档案管理的制度体系；

3.2建立民生档案登记制度，对涉民部门形成的各类民生档案进行排查和登记，全面掌握民生档案形成规律管理现状和利用需求等情况，实施有效监管和指导；

3.3建立民生档案工作年度检查制度，将民生档案纳入档案年检范围，对民生档案整理、保管、利用等情况进行检查，确保民生档案的完整、安全和有效利用。

3.4加强基层组织民生档案的监督指导。要将与人民利益相关的土地、住房、婚姻、医疗保健、劳动就业、失业、低保等档案信息，收集齐全，有效管理好，不流失不损毁，保证各个行业档案的齐全完整。

4 进一步加强民生档案资源建设

民生档案资源的完整与丰富是开展档案利用的前提和基础，要加强民生档案资源的前端控制管理，对行业单位加强规范化指导，开展重点检查与监管，确保民生档案的收集齐全整理规范，要拓展民生档案的收集范围，加强民生档案资源的集中保管。单位形成民生档案应按照相关规定，定期向档案馆移交，部分档案可根据实际情况推行“实体分散保存，由资源集中共享”等管理模式。将民生档案形成部门和单位，纳入档案资源收集重点管理范围。

5 加强民生档案收集力度，规范民生档案管理

5.1积极指导林改工作，巩固林改成果。在林改期间，派专人对林改档案进行业务指导，深入各乡镇跟踪服务，加大林改档案工作的培训力度。提高林改档案工作人员的素质，开展了林改档案整理试点工作，通过制定归档办法，试点引路，抽派业务骨干指导整理，确保了林改档案资料收集完整、整理规范，全县林改档案已全部整理归档，建立起林改档案目录数据库，63个村的林改档案，共接收档案 3828卷， 林改档案成为查询历史资料、解决林权争议、保证林权顺畅流转的重要依据，成为巩固改革成果，维护林地林木权利人的合法权益，稳定和完善农村林地林木承包经营关系，确保农村社会和谐稳定的重要保证。

5.2加大改制、破产企业档案业务指导力度和接收进馆工作，派档案骨干对改制破产企业档案进行监督指导收集整理，并接收42个撤停企业文书档案1969卷、会计档案12575卷进馆，确保改制、破产企业档案资料收集归档，使改制破产企业档案不流失、不损毁。

5.3开展婚姻档案规范化整理并接收进馆。主动与民政部门涵接，加大婚姻档案指导整理力度，协助县民政局整理了2023年前婚姻档案，建立了婚姻档案目录数剧库，并完成了1972年至2023年的婚姻档案12090卷接收进馆工作。

5.4加强教育档案规范化整理并接收进馆。积极与教育部门涵接，加快教育档案整理力度，帮助教育局整理了2023年前教育档案，建立了教育档案目录数据库，完成了1970年至2023年的教育档案29875卷的接收进馆工作。

5.5积极指导并接收农村土地承包经营权证档案。为确保农村土地承包经营权证档案材料的齐全完整、整理规范、安全保管。一是统一规范整理方法，统一业务标准；二是加强业务培训；三是实行分片区派专人跟踪服务；四是严把土地档案进馆质量关。目前接收55个农村土地承包经营权证档案进馆，共接收档案4350卷，并建立起档案目录数据库，另8个村因档案不符合进馆要求退回重新整理。

5.6严格执行人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《 社会保险业务档案管理规定》，加大督导检查力度，制定业务档案管理工作流程，明确归档的范围和内容，认真做好社会保险业务文件材料的收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定和销毁等一系列规章制度，加强社会保险业务档案管理人员培训。经过不懈努力，医保档案基本达到规范化、信息化、专业化的要求，部分档案已完成文件级目录录入，2569卷档案整理规范接收进馆。

5.7指导各医疗单位建立居民健康档案，几年来在档案局监督指导和管理下，建立健全档案管理各项制度，将建档工作纳入职责考核范围，确保建立72508件居民健康档案收集齐全、整理规范、管理科学、便于利用，为民生档案资源建设奠定良好基础，现已完成文件级目录录入，建立电子信息档案，抓紧接收进馆。

总之，民生档案资源建设是一项需要长期不懈努力的系统工程，加大接收力度，进一步优化馆藏，整合民生档案资源，使民生档案工作的推进起到源头保证、事半功倍的效果。

档案整理规范范文第4篇

关键词：机关档案；规范管理；信息利用；分析

机关档案作为国家机关部门各种工作真实记录，是国家整体综合发展的重要文字依据。随着我国社会经济水平的不断提升，对机关档案的管理模式提出了更高的要求。针对数量日益加剧的机关档案，只有将档案管理制度不断规范化才能提升机关档案管理工作层次、水平，并将档案信息有效利用。

1 充分认识档案管理与档案信息资源利用之间的关系

要想对机关档案实施规范化管理，并将机关档案信息资源有效利用，机关档案管理人员首先要认识到机关档案管理与档案信息资源利用之间的关系。机关档案管理人员，要将机关档案资源的收集、整理[1]、归类、上架、维护等各项基本工作做好，并以规范化管理为工作基A，要作为对重要机关档案资料不遗漏、编排正确，以为机关部门提供更好、更准确、更完整的机关档案资料。另一方面，机关档案管理人员要充分利用现有的机关档案资源进行年刊、年鉴等史料的编制，才能让档案资源成为真正为地方区域人民提供服务的重要信息资料。因此，机关档案管理人员要将机关档案管理与机关档案信息资源之间的关系充分认识，才能提升机关档案管理工作的整体水平，并促进档案资源被高效利用。

2 抓牢机关档案管理工作重点，落实档案管理工作

要想提升机关档案管理工作的规范性，便要制定完善、科学、合理的机关档案管理制度，只有基于良好的制度才能让档案管理工作有章可循。档案管理人员以及机关部门相关领导，要根据日常档案管理工作中的实际内容与相关档案管理标准，制定出规范化的机关档案管理制度，其中包括档案借阅制度、档案归还制度、档案保密制度、档案检查制度等，只有多方面对机关档案实施良好的保护才能提升机关档案管理工作的规范性，并将档案资源的作用发挥到最大限度，以为更多的人民提供更为优质的档案资源服务。

2.1 归档及时

做好机关档案及时归档工作是提升机关档案管理工作规范化的重要前提，对机关档案资源实施科学、规范的管理手段是确保档案资源被高效利用。因此，机关档案管理人员在管理过程中，要尽力作为维护机关档案资源的完整性、安全性，并不断提升自身的业务规范性，从根本上提升机关档案管理工作中归档工作的有效性。机关档案管理人员要做到对新生成、新收集的机关档案资料进行及时归档，才能充分凸显出档案管理工作的优势[2]，并提升档案归档及时性。

2.2 整理及时

在进行机关档案管理工作中，需要档案管理人员花费大量的时间、精力，要加强机关档案资源归档工作的专业性、细致性，才能使最终形成的档案资源具备规范性。与此同时，为了提升机关档案分类与信息资源检索的便捷性，便要将案卷整理工作进行的及时、高效。因此，机关档案管理人员要按照相关档案管理标准对档案进行整理，例如按标准在案宗封面完整清晰地列出具体项目明细，使用毛笔、钢笔进行工整书写，同时不要遗漏整理日期。

2.3 服务优化

除了要建立机关档案规范化制度之外，还要构建完善的机关档案借阅管理审核制度，制定出全面、详尽的机关档案借阅、查阅申请表。档案借阅者要想借阅相关档案资料，首先便要填写档案借阅申请表，通过相应审核流程后，才可以批准其对制定档案进行借阅。另外，在借阅者利用完档案资源之后，归还时，也要办理相应的健全手续。档案管理人员要按照登记表中已经填写好的相关信息进行跟踪服务管理。如有必要，还要通过网络、电话等各种新式进行回访，以构建出机关档案信息资源利用反馈体系，加强机关管理制度的整体规范性。

2.4 确保安全

确保机关档案资源安全是提升档案管理制度规范性的重要物质保障。档案管理人员要对机关档案室内的各种设施进行定期检验、维护，要做好档案室内的防虫、防潮、防盗等工作，要让档案室保持在恒温、恒湿的环境条件下，以确保机关档案资料的保存时间不断延长，以达到维护机关档案资源安全的目的。

3 有效利用机关档案的途径

3.1 机关档案利用概述

机关档案只有得到合理利用，才能充分发挥其价值。机关档案作为各个历史阶段中机关工作实践与一切活动的真实记录，档案利用者通过工作系统对档案信息进行查找、调取，并将档案信息资源潜在的利用价值充分实现[3]。

3.2 形成被动服务与主动服务的协调关系

在被动服务方面，主要是指接待档案查询、咨询、回复等业务。在主动服务方面，是指机关档案部门主动对党委政府、社会、单位人员提供档案服务。首先要将被动服务做好，这也作为机关档案室的基础职责。应为机关档案利用者尽可能地创造条件，并将环节不断简化，要提供热情、帮助，使档案利用者得到满意的服务。同时，要将被动服务作为前提，做好主动服务。要将机关档案工作进行延伸与拓展，实现主动服务的根本目标，并延伸至对接服务、跟踪服务。并利用高效的服务模式，包括为领导提供决策参考、警示、建议。

另外，机关档案在为机关单位内部人员服务的同时，还可以为广大居民提供档案借阅、查询等服务，民众可通过网络等各种手段，实现对档案的调用、利用等，充分发挥出机关档案的真实价值，并造福于人民。

4 结语

机关档案管理工作作为一项任重道远的工作，在构建合理、完善的档案管理制度的同时，还要档案管理人员不断提升自身对档案管理工作的责任意识，才能将机关档案管理工作的规范性不断提升。另一方面，要将机关档案管理工作与网络信息技术相互融合，才能提升机关档案管理工作的整体效率、安全性，利用网络信息技术可以将机关档案管理工作的规范性进行更高层次的提升，并将传统的档案管理模式进行优化、完善。相信在广大档案管理人员的共同努力下，机关档案管理工作可以更加规范、完善、合理，从而将档案资源进行高效利用，造福社会。

参考文献

[1]叶忠惠.浅淡机关档案的规范管理及档案信息的有效利用[J].办公室业务，2023，（09）：69+71.

档案整理规范范文第5篇

[关键词]档案管理 现代化 信息化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2023）20-0145-02

为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。

一、高校档案管理工作存在的问题

（一）管理不够专业

现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。

实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。

（二）查阅程序不够规范

部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。

（三）信息化不够完善

实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。

二、高校档案管理现代化的具体策略

推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：

（一）加强制度建设实现档案管理精细化

“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。

目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现部级数字化档案室。

“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。

数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。

高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。

（二）明确操作规范实现过程精细化管理

高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。

（三）健全监督机制实现内部控制精细化

用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。

结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。

此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。

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