办公自动化论文范文第1篇

在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。

实施原则：

实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则

实施步骤

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。

在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

第一部分内部办公自动化系统的建设

功能需求：

一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。

一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

二、处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

三、包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。

在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

四、支持协同工作和移动办公

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

五、应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

六、能集成其他业务应用系统和Internet

办公自动化论文范文第2篇

1.1数据库的选择

当前，存在多种形式的数据库，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作简单、可以进行大数据量管理等许多优点，基于J2EE的办公自动化系统选择了SQLServer2005数据库。

1.2J2EE体系结构

J2EE（Java2EnterpriseEdition）这种体系结构能够方便系统的开发，J2EE能够使多层分布式企业应用系统的开发和部署得到大大的简化，并且为系统的开发实现提供了相关的规范。Java平台或Java2平台的标准版J2SE是J2EE技术的基础，J2EE不仅巩固了J2SE中的“编写一次、随处运行”的特征等许多优点，而且还提供了对许多流行技术的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技术的最终目的就是成为一个能够使企业开发者大幅缩短投放市场时间的体系结构。J2EE的优越性主要表现在以下几个方面：一是基于JAVA技术，平台无关性表现突出；二是开放的标准，许多大型公司已经实现了对该规范支持的应用服务器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相当专业的通用软件服务；四是提供了优秀的企业级应用程序框架，为快速高质量开发打下基础。因此，本系统采用了J2EE体系结构。J2EE使用多层的分布式应用模型，应用逻辑按功能划分为组件，各个应用组件根据它们所在的层分布在不同的机器上，如图所示。J2EE的体系结构可以分为客户层、J2EE服务器层和企业信息系统（EIS）层，其中，J2EE服务器层又可以分为Web组件层和业务逻辑层。

在实践中，根据具体情况，可以将领域层，也就是业务逻辑层再划分为几层，这样就形成了J2EE的N层体系结构。

2基于J2EE的办公自动化系统的需求分析

基于J2EE的办公自动化系统涉及到企业的普通员工、部门经理和总经理从收发电子邮件到日程安排到工作计划的制定等的全过程管理，包括一系列的功能，适用于要实现企业信息化的大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业，能够方便企业工作人员的办公，提高其工作效率。下面详细介绍一下基于J2EE的办公自动化系统的部分功能。

（1）支持任意多级部门、成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用。

（2）内置工作流系统，流程自定义，工作流可视化操作，自由流程，无限制嵌套流程运转(可定义任何复杂流程)。并能清晰直观查看任务执行状态，实时了解工作任务的办理情况。

（3）自定义数据库表、字段、表单、视图、报表等，增加新的功能易如反掌，不需要写任何代码。

（4）内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。

（5）集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。

（6）集成公告、新闻、内部邮件、外部邮件、短信、手机短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径。

(7)集成人事档案、考核、考勤、办公用品、通讯簿、日程安排、工作计划、会议管理、车辆管理、客户管理等模块，提供企业管理者全新的管理工具。

(8)通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行。

(9)集成eOfficeIM即时通讯系统，类似MSN、QQ的功能。使客户端沟通更方便。

所开发的系统应该能够满足大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业在当前以及在将来对信息资源采集、存储、处理、组织、管理和利用的需求，实现信息资源的高度集成与共享，能够集中管理和统一调度所有的信息资源。

3基于J2EE的办公自动化系统的设计与实现

基于J2EE的办公自动化系统实现了登录模块、信息录入模块、电子邮件模块、电子日历模块、人力资源管理模块和系统管理模块等许多功能模块。对于基于J2EE的办公自动化系统的主要功能模块，下面进行具体的阐述。

3.1登录模块

登录模块是很多应用程序都应具备的模块，在基于J2EE的办公自动化系统设置的登录界面上，有两个输入框，分别用于输入用户名和密码。输入用户名并输入相应的密码后，再选择登陆身份（普通员工，部门经理，总经理或系统管理员），系统将判定用户信息的合法性，若合法就进入系统，否则提示错误。

3.2信息录入模块

信息录入模块实现了普通员工信息录入部门经理信息录入和总经理信息录入等。其中普通员工信息录入包括：普通员工编号，姓名，年龄，性别，籍贯，家庭住址，邮政编码，联系电话，本科毕业院校，本科毕业专业，硕士毕业专业，所在部门，职称（职务），岗位职责；部门经理信息录入包括：部门经理编号，姓名，年龄，性别，所学专业，学历，所在部门，职称（职务），岗位职责；总经理信息录入包括：总经理编号，姓名，年龄，性别，所学专业，学历，职称（职务），岗位职责等。

3.3电子邮件模块

为了满足企业管理者、企业员工以及与企业有合作关系的相关人员之间进行日常邮件联系，基于J2EE的办公自动化系统能够实现收发电子邮件的功能，系统用户能够接收、发送、转发、撰写和管理自己的办公邮件。

3.4电子日历模块

电子日历具有为基于J2EE的办公自动化系统的每个用户安排个人工作日程的功能。如果员工所属的部门有相关的活动，那么该电子日历会提示办公人员，这样会避免重复、冲突的日程安排。

3.5人力资源管理模块

人力资源管理功能划分为人事档案；考勤管理；劳资管理；考核管理；奖惩管理；培训管理。其中档案管理模块按照我国标准的档案管理模式，对档案进行各个环节的管理，实现档案归档、整理、查询、借阅、销档等功能模块，减轻档案管理人员手工抄写的工作。

3.6系统管理模块

系统管理模块是整个基于J2EE的办公自动化系统的指挥控制中心，其主要是系统权限管理、用户管理、组织机构管理、日志管理等模块。系统管理员管理着所有的信息，包括普通员工的所有信息，部门经理的所有信息，总经理的所有信息和所有用户对于所有功能模块的访问权限设置信息。管理员只是没有修改普通员工、部门经理和总经理的密码权限，其他任何权限都由管理员分为多个页面对系统进行管理。

4结束语

基于J2EE的办公自动化系统提高了工作效率，操作简单、保密性能好；系统提供了友好的个性图标，通俗易懂；但是，在基于J2EE的办公自动化系统的开发过程中，由于本人在知识、经验方面都存在着不足，开发时间比较仓促，系统存在一些缺陷和不足。具体来说，有如下两点：

（1）由于时间的原因，本系统只实现了需求分析的部分功能。

（2）子模块的设置不够好。本系统是从功能上分的子模块，如果由于特殊要求增加新的功能，必须在后台进行设置，柔性不够，不是特别便于操作。

办公自动化论文范文第3篇

LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。

2管理层次结构

2.1系统层次结构

层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。

2.2管理层次

管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。

工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。

职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。

整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。

3数据形式

办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。

参与流通的数据有发下几种形式：

a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。

b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。

c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。

d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。

e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。

f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。

4工作界面及功能模块

系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。

4.1主要工作模块

4.1.1请示、审批

所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：

a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。

b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。

4.1.2统计、报表

所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。

所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。

4.1.3资料查询

可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。

4.2主要职能模块

4.2.1收文

收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。

4.2.2发文

发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。

4.2.3归档

文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。

5安全性

5.1权限

办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。

5.2时效性

可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。

5.3保密性

系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。

6结束语

该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。

参考文献

1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989

办公自动化论文范文第4篇

LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。

2管理层次结构

2.1系统层次结构

层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。

2.2管理层次

管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。

工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。

职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。

整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。

3数据形式

办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。

参与流通的数据有发下几种形式：

a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。

b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。

c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。

d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。

e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。

f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。

4工作界面及功能模块

系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。

4.1主要工作模块

4.1.1请示、审批

所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：

a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。

b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。

4.1.2统计、报表

所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。

所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。

4.1.3资料查询

可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。

4.2主要职能模块

4.2.1收文

收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。

4.2.2发文

发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。

4.2.3归档

文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。

5安全性

5.1权限

办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。

5.2时效性

可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。

5.3保密性

系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。

6结束语

该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。

参考文献

1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989

办公自动化论文范文第5篇

关键词：计算机技术；信息管理；办公自动化

一、办公自动化的概述

1.办公自动化内涵。办公自动化是二十一世纪兴起的一种新型的办公方式，主要是通过利用科学原理和计算机通讯，使办公程序更加简单化。办公自动化主要涵盖的内容有文字、图像、音频等信息，计算机强大的文字以及数据处理功能的应用给办公带来了极大的便利。办公自动化的主体是人，系统科学是办公自动化的技术基础。

2.办公自动化特点。随着计算机技术不断成熟，三大技术如网络通讯技术、数据库技术和计算机技术也相应得到了发展，办公自动化在不断的改进过程中也逐渐形成了自身的特点。首先，办公自动化能够对文字、内容等进行深层次的处理，并辅助领导决策和意外时间等内容的处理，使得企业的日常工作变得更加简便化。其次，办公自动化具有多媒体办公特点，由于计算机系统能够有效处理文字、图片和声音等，从而使办公步骤更加快捷，进一步提高了办事效率。最后，办公自动化具有集成化特点，将企业员工、网络、硬件等组成了一个统一的有机整体，实现了社会信息和内部办公系统进行有效结合，从而形成了一个内部联系紧密，对外开放的办公模式。

二、基于计算机信息管理的办公自动化模式

办公自动化是一种自动化系统，能够有效利用计算机的智能系统处理信息，是一种计算机技术发展下的产物。一般而言，办公自动化就是办公室人员利用计算机对数据信息进行加工、储存等，从而实现公文档案统一管理的一种办公模式。随着科学技术的不断发展，电子商务和办公自动化也得到了跨越性的发展，相比较人工操控系统，办公自动化模式具有较大优势。在日常事务管理过程中，自动化办公能够有效处理日常事务，实现智能化操作和便利化应用，并通过借助多媒体手段，充分实现数据信息的自动化传输。随着计算机技术的不断发展，这种先进的技术对人们的日常生活也产生了积极的影响，呈现出一种扩大化的影响趋势。在办公自动化过程中，计算机技术多使用在数据处理和办公自动化中的文字上。比如，计算机技术中的Word和Wps等能够对文字进行编辑、设计和排版，并在打印机的连接功能下，将这些文字呈现出来，极大地提高了办公效率。此外，自动化办公中的Excel操作能够对相关数据进行处理，办公人员操作起来也十分方便，只需要在计算机上操作，就可以完成表格的处理、设计和制表等工作，让办公中的各项工作变得更加智能化。

三、计算机信息管理在办公自动化应用中的策略

由于计算机技术贯穿在知识经济发展的各种领域，对从事计算机操作的相关人员的要求也较高，这就需要工作人员具有一定的计算机理论知识和操作能力。当前，我国计算机软件的使用力度不够，无论是计算机硬件的购买，还是计算机人员的培训等工作存在严重不足，无法满足实际情况的需求。许多事业单位的领导对计算机应用软件的认识力度不够，现行计算机在使用过程中，没能发挥其功能，没有形成较好的效益，导致计算机技术的应用被忽视，处于一种滞后的状态。这就需要计算机高层领导和决策者要加强宏观调控，高度重视计算机的应用，推进办公自动化中的计算机技术的使用，形成一条自上而下的完整框架。另外，计算机管理体制要不断完善，企业管理人员需要根据客观情况，合理选用计算机软件。国外一些计算机软件虽然具有先进的技术和管理理论支撑，但是往往要花费高昂的费用，受到应用环境的限制，许多计算机软件不能很好的发挥其功能。为此在计算机软件的应用上，要充分满考虑国内计算机应用的实际情况，是否能够适应应用环境，能否满足行业及系统性要求，要充分考虑优缺点，合理选用恰当的计算机软件，确保使用的软件能够适应自动化管理体制的建设，根据企业内部的实际情况，做出计算机软件应用的最优选择。计算机应用外部环境的良好构建也是很有必要的。综上所述，计算机信息管理在办公环境中的充分应用，使得办公自动化数据实现了资源共享、互通互联，不仅可以跨越空间障碍实现办公资料与数据的即时传输，还在一定程度上提高了企业办公自动化的工作效率和管理水平，为企业的健康可持续发展提供了可靠的技术支持。H

参考文献

[1]梁颖琳.办公自动化系统管理Web技术的研究[J].网络安全技术与应用,2023(5):54,56.