oa是什么职位

oa是什么职位

  oa是指办公室助理的职位,英文全称:office assistant。

  每家公司的办公室助理具体状况会有所不同,但是大致的工作资料基本一样,隶属于行政部或是办公室,主要从事组织内部行政类事务的处理,例如文档、资料的归档,事务性工作的统计、汇通、上报,文字性资料的办公化处理、文件的起草等等。

  相关工作参考:

  1、负责接待来宾。

  2、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

  3、收发报刊函件及整理保管报纸。

  4、负责收集和撰写有关信息,及时向领导带给信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作;

  5、管理饮水。

  6、负责传真收发与登记。

  7、负责办理各类文件的收发登记阅签清退整理归档保密工作;

  8、负责中心会议的筹备会议通知的拟写下发工作,负责会议记录和文字材料的整理。

  9、负责文件资料的打印登记发放复印装订。

  10、负责办公室的日常管理工作,负责受理投诉和来访接待收发传真考勤登记接听电话等工作;

  11、负责人事劳资仓库管理等工作。

  12、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印发送,负责中心文件材料的领取;

  13、保管登记和按规定发放公司办公用品。

  14、负责接转电话和记录工作。

  15、做好公司食堂费用支出流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳保管。

  16、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  17、负责传真件的收发工作。

  18、社会保险的投保申领。

  19、主要负责会议文书印信档案接待宣传栏文件报纸收发。

  20、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  21、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  22、做好公司宣传专栏的组稿。

  23、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  24、负责办公室的文秘信息机要和保密工作,做好办公室档案收集整理工作。

  25、负责总经理办公室的清洁卫生。

  26、接听转接电话;接待来访人员。

  27、管理好员工人事档案材料,建立完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  28、统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  29、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  30、做好会议纪要。

  31、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  32、做好公司食堂费用支出流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳保管。

  33、完成领导交办的其它工作。

  

  怎样做好办公室助理工作?

  助理既联系上下,又协调左右,既是政务的参谋,又是事务的“主管”,是总办这一运转中枢的“首脑”。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好总办工作。当好助理,主要应在以下8个方面努力:

  一要认清自己,处事有原则。找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。助理处于“总管家”与“不管部长”的.双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的主角,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。

  二要善于长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。

  三要耳聪目明,作好参谋工作。从大的方面说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,用心地当好决策参谋。不仅仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题带给决策参考。领导一旦采纳决策意见,还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实状况反馈。

  四要高效快捷处理有关事务。助理务必要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责授权,责权相等。一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不要事无巨细,事必躬亲。不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的用心性。工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实,力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映状况,扎实地开展工作。

  五要不断提升个人素质,增加人文魅力。自身素质强,就会产生人文“魅力”和影响力。要当好助理,要靠权力的影响力,但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合,才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力,靠德、识、才、学,靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时,还要学会尊重,学会理解,学会“给予”,尊重上级,理解同级,善于“给予”下级。培养人才,帮忙人展现才能,实现价值。

  六要注意自身形象,起好表率作用。总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。同时,要引导公司全体员工强化形象意识,构成塑造形象的共识。工作中,要重视外在形象的“包装”,全心全意地、热情细致地待人接物,为人处事。要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎样办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。

  七要努力营造温馨快乐的工作环境。要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。用心倡导、努力创造勤奋学习、用心向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境,增强总办整体效能。总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作资料,思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措,搞好宣传,构成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动,活跃员工的文化生活,努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

  八要制订并完善游戏规则。一方面要根据工作需求,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等,用制度管人、管事。根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能构成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够用心办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。

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