外贸单证员工作岗位职责内容

　　外贸单证员具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点，以下是由小编整理关于外贸单证员工作内容，希望大家喜欢!

　　外贸单证员工作内容

　　1.制备货物出运前的基本报关文件。比如，根据工厂提供的装箱资料，制作出口商业发票，装箱单等文件。

　　2.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

　　3.租船订仓：

　　a.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。通常在开船一周前可拿到订仓纸。

　　b.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面订仓，程序同上。

　　4.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。

　　5.获得运输文件：

　　a.最迟在开船后两天内，要将提单确认内容传真给船运公司或货运代理，要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

　　b.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

　　c.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

　　6.准备客人清关文件

　　a.商业发票CommercialInvoice：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

　　b.FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的`货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

　　c.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

　　d.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

　　e.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

　　7.交单：

　　a.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

　　b.采用T/T收汇的(后T/T)，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

　　c.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的(前T/T)，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

　　8.业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

　　9.文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

　　10.单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

　　单证员通常对学历没有硬性要求，但是英语要有一定基础，因为要缮制和处理大量英文单据。应具备国际贸易实务、外贸英语函电等基本知识。此岗位较外贸业务员的工作流程要相对简单些，而且几乎不用出差，工作时间比较固定。但是一定要耐心、细心，一旦出现错误或单据、单单不一致的问题，对将来的结汇和申请出口退税等一系列程序都会有影响。

　　目前全国高校经济类毕业生每年大约为15万名，如果全部从事外贸工作，5年内的总量也只有75万人左右。而国内具有外贸经营资格的企业，现在已达到数十万家，本市的总数也已超过5万多家。即使加上社会力量培养和其他行业人才转岗，国际商务，尤其是外贸专业人才的需求总量依然供不应求。单证员岗位资格认证也刚刚起步不久，2003年才刚刚开始，今年才开始全国统考。所以，拥有专业资格证书的人很少，而企业正需要这类有专业技能的人才。

　　外贸单证员的工作流程

　　1、 根据客户的定单估算List(根据以前的出货数据，如没有就大概计算)品名，数量，件数，毛重，净重，体积。

　　2、 出货前一星期向采购要准确的包装尺寸。

　　3、 根据工厂的准确的包装尺寸计算准确的List。

　　4、 出货前一星期做海运委托书并传给代理，要求她租船订仓、并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期、采购把准确包装尺寸，箱数给我做准确的List、 如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装箱的体积或不能装满(20FT不到25立方 ，40HQ不到62立方)，那么上报看如何解决。

　　5、 出货前一星期把出货的清单(品名，规格，数量，箱数，每项目的采购人)传真给工厂，以便工厂提前安排准备出货。

　　6、 出货前把装柜的地址传给货代、或者是把送货地址给采购。

　　7、 出货的当天把报关的单据寄给货贷，保证船期前的2天寄到货代手中。

　　8、 报关完之后跟货代要报关单预录入联号码(18位)，号码一定要清楚;船开之前要求提单确认(品名，件数，体积，毛重)、如有错误改正回传，直到正确为止。

　　9、 船期之后一个星期之内拿到提单正本，货到前寄给客人。

　　10、需要认证的合同，先做好认证的资料，等拿到提单的复印件即可去贸促会做认证，认证时间一般为15天。

　　11、向货代要运费的发票，一个月之内把运费付清。

　　12、出货后制作客户需要的一系列单据:形式发票，发票，箱单、等收到货款之后把所有的单据寄给外商、同时整理相关文件留底存档。

　　13、出完货后一个月之后向货代要核销单的退单。

　　外贸单证员报名方式

　　(一)20XX年6月6日国际商务单证员全国统一考试实行网上报名。报名网址：全国国际商务单证考试中心，网上报名时间为3月10日至5月20日，考试资格确认同时进行。在规定日期内考生可到中国对外贸易经济合作企业协会指定的当地考试点办理报考资格确认手续，逾期未办理报考资格确认者不能参加考试。

　　(二)确认报考资格时，考生应持本人身份证、学历证书原件和复印件以及《全国国际商务单证员考试报名表》，并交免冠同底版2寸蓝底彩色证件照3张(用于报名表、准考证主证和合格证书，经考试不合格者照片不予退还)。证件不全或照片不符合要求者，不予办理报考资格确认手续。

　　(三)考生报考资格被确认后，应交纳考试费，每科80元，两科共160元;另外每科交纳报名费20元，两科共40元。因故未参加考试或考试不合格者所交费用不予退还。

　　(四)其他有关事项，请考生随时关注全国国际商务单证考试中心网站公布的信息。

　　外贸单证员证书申请

　　单证员证书是从业资格证书。同国际货运代理员一样，逐步在全国推行持证上岗制度。

　　单证员证书颁发机构为商务部中国对外贸易经济合作企业协会。

　　单证员证书的有效期暂定为5年，不需要进行年审。

　　单证员考试是由商务部人教司同意，中国外经贸企业协会牵头的。一年只进行一次考试。

　　单证员考试工作由商务部中国对外贸易经济合作企业协会组织，经过商务部人教司批复，也符合《行政许可法》的相关规定。考试的具体组织实施工作由中国外经贸企业协会领导，全国国际商务单证培训认证考试中心负责实施。

　　各地负责承办报名、资格审查、组织考试的工作都是由中国外经贸企协审批的考试点负责实施的，资格证书的颁发工作由考试中心统一实施。考试成绩合格的考生，可凭本人身份证向当地考试点领取国际商务单证员资格证书，不再另行向合格考生收取证书工本费。