会议接待实施方案

会议接待实施方案

为做好****会*的后勤保障和礼宾接待工作,特制定本方案。

一、工作机构及工作职责

成立***后勤接待指挥部,由****任指挥长,***任副指挥长,指挥部下设工作组,分别由****等同志任组长。

(一)综合协调组

组 长:****

副组长:****

工作职责及责任人:

1.负责制定后勤接待工作实施方案(责任人:***);

2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调(责任人:**);

3.负责汇总嘉宾信息,及时报送大会组委会、委指挥部领导,分送各工作组(责任人:**);

4.负责提前选定、准备礼品(责任人:**);

5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实(责任人:***);

6.负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作(责任人:***);

7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥,包括大会统一安排之外的考察等用车需求、工作人员用车需求;负责与大

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会礼宾接待组对接,落实重要嘉宾接送车辆(责任人:***);

8.负责落实工作人员用餐(责任人:**)。

(二)嘉宾联络组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责汇总重要嘉宾行程,并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导(责任人:**);

2.负责全程陪同重要嘉宾,做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导;(责任人:“一对一”联络员,名单附后);

3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络,对接落实接送车辆、住宿酒店,领取、发放有关资料等(责任人:**);

4、负责礼品及会议手册的发放,负责准备嘉宾雨具(责任人:**、“一对一”联络员)。

(三)酒店服务组

组 长:***

副组长:***

工作职责及责任人:

1.负责提前预订酒店,落实**、**工作人员及本委工作人员住宿(责任人:**);

2.负责入住嘉宾报到有关事宜(责任人:**);

3.按照大会酒店服务组统一安排,组织工作人员参加培训,

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并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息(责任人:**);

4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息,并及时提交综合协调组(责任人:**)。

(四)机场服务组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责掌握嘉宾航班信息,提前通知综合协调组、酒店服务组及相关“一对一”联络人(责任人:**);

2.负责与大会机场服务组对接,做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等(责任人:**);

(五)宴会服务组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责制定详细宴会方案,与办公厅对接,落实拟参加宴请市领导名单;负责与酒店方对接,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座牌订制、座次安排等(责任人:**);

2.负责对接公安、质监、卫生等部门,做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。(责任人:**)

3.负责落实出席宴请的嘉宾名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。(责任人:**)

4.负责撰写宴会领导致辞。(责任人:**)

(六)考察服务组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜,做好嘉宾行程安排(责任人:**);

2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息,制定工作方案,并提前通知相关工作组及“一对一”联络员(责任人:**);

3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作;负责对接公安、交管等部门,做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作(责任人:**);

4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。(责任人:**)。

(七)资料信息组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋(责任人:**);

2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信;负责大会结束后,嘉宾感谢信的编制及寄发(责任人:**、“一对一”联络员)。

(八)应急保障组

组 长:**

副组长:**

工作职责及责任人:

1.负责督促协调***制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产(责任人:**);

2.负责协调**供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及***的供电保障工作(责任人:**);

3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作,确保年会期间电话及网络通畅(责任人:**)。

二、工作要求

1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调,调集全委所有力量参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。

2.综合协调组作为指挥部的枢纽,负责制定后勤接待工作实施方案;负责各类相关信息的汇总、整理、上报;负责指挥部各项指令的传达;负责住房、车辆及其他物资的统一调配。

3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则,根据任务分工做好相关工作。

4.实行重大事项通报制度,各工作组按照“事前请示,事后报告,实事求是,及时准确”的原则,对市组委会的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项,要及时通报

指挥部办公室及相关工作组。

5.工作人员着装要规范、得体,接待嘉宾要热情、有礼,“一对一”联络员要熟知贵阳市情、经济发展情况以及生态文明年会的基本情况。

6.各工作组要积极与负责展洽会、生态工业与可持续发展国际论坛、ICT产业创新论坛的联络员对接,及时掌握嘉宾信息及需求动态。

指挥部联络电话:***(电话****)

大会组委会联络员:**(电话****)

会议接待方案2016-12-17 23:39 | #2楼

为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

一、会议主题: 待定

二、会议时间: 20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、会议地点: Xxx-xxx-x酒店。

四、环境布置

(一)会场外区域布置

酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

(二)会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

(一)会议时间:20xx年x月x日、x日、x日

(二)会议地点:待定(200人会议厅)

(三)会议内容:待定

(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

3)会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架

(五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按 序下楼,在指定地点合影留念。

给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。

第二板块 晚 宴

(一)晚宴时间:20xx年x月x日晚(具体时间待定)

(二)晚宴地点:餐厅待定

(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

(四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容: )、悬挂彩旗、灯笼若干、

大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

第三板块 会议接待

(一)工作内容

1、会议流程策划;

2、编撰、印刷会议接待手册;

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机(车)票的订购服务工作;

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9、提供专业接待人员服务工作;

10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;

11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;

(二)、组织机构及职责

1、综合协调组

工作职责:

(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

(3)负责与组委会内部的全面对接工作;

(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

(6)负责接待服务手册的编制工作;

2、接待服务组

工作职责:

(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

3、服务保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排

(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察:

1、如果会议结束后,安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。

二、当地景点参观

二、其他服务:

如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。

订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的'返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。

附:会议要求调查表

服装工程系

11制版一班 2011611065 窦水雪

会 议 接 待 策 划 方

案 服装工程系

11制版一班 2011611065 窦水雪

最新会议接待方案2016-12-17 12:35 | #3楼

为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

一、会议主题:

待定

二、会议时间:

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、会议地点:

Xxx-xxx-x酒店。

四、环境布置

(一)会场外区域布置

酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

(二)会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

(一)会议时间:20xx年x月x日、x日、x日

(二)会议地点:待定(200人会议厅)

(三)会议内容:待定

(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

3)会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架

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(五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按 序下楼,在指定地点合影留念。

地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)

可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。

第二板块 晚 宴

(一)晚宴时间:20xx年x月x日晚(具体时间待定)

(二)晚宴地点:餐厅待定

(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

(四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容: )、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

第三板块 会议接待

(一)工作内容

1、会议流程策划;

2、编撰、印刷会议接待手册;

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机(车)票的订购服务工作;

9、提供专业接待人员服务工作;

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10、根据需要,提供其他公务活动服务工作; 11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作; (二)、组织机构及职责 1、综合协调组 工作职责:

(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作; (2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作; (3)负责与组委会内部的全面对接工作;

(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

(6)负责接待服务手册的编制工作; 2、接待服务组

工作职责:

(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人

员的组织领导;

(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作; 3、服务保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排

(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察:

1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)

二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)

1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐 价格:298/人; 2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐 价格:380/人; 3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐 价格:210/人;

以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次 4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3星级住宿,缆车上下 价格:780/人 5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,

纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,

延安三星级宾馆住宿 价格:958人

以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。 二、其他服务:

如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。 1、专业礼仪接待:按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。 2、可提供代订餐饮

3、订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。 接送机收费标准

备注:会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

附:会议要求调查表

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