第1篇：电子档案管理制度范本

1范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。

2引用标准(略)

3定义

本标准采用下列定义。

3.1电子文件electronicrecords

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2电子档案electronicarchives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3逻辑归档logicalfiling

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4物理归档physicalfiling

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至*的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。?

4总则

4.1电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保*管理工作的连续*。

4.2电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。

4.3电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、*作数据、检测数据等归档要求,以保*电子档案的质量。

4.5为保*电子档案的可利用*,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实*、安全*和完整*。

4.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。?

5电子文件的收集与积累

5.1收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2收集积累要求

5.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿*电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保*电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属*和文字处理平台。

5.2.5用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8用音频设备获得的文件,应同时收集其属*标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保*参数准确、数据完整。

5.2.10通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。?

5.3收集、积累方法

5.3.1及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录a?

5.3.3电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5电子文件*质代码:r—草稿*电子文件;u—非正式电子文件;o—正式电子文件。

5.3.6电子文件类别代码：t—文本文件;i—图像文件:g一图形文件;v一影像文件;a一声音文件;m一多媒体文件;p—计算机程序;d—数据文件。?

6电子文件的整理

6.1电子文件的整理,应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录b。?

7电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效*、软件环境有效*及其信息记录格式、有无病毒感染等。

第2篇：电子文件归档与电子档案管理制度

电子类资料和档案特殊管理制度

为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。 一、制度

(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保*管理工作的连续*。

(2)为保*电子档案的可利用*，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实*、安全*和完整*。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 二、电子文件的收集与积累

(1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿*电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿*电子文件进行保留，否则可根据实际条件

或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在[无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保*电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属*。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖*，以及易修改*等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属*标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

三、电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 (1)归档范围

电子文件的归档范围:草稿*电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (42归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久*的载体上。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 2、软件文档归档要求

①上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。 ②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

⑤需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

四、电子档案的销毁鉴定

(1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

(2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。

(3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如

存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

五。处罚措施

1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。 2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。 六。生效时间

该制度自发布之日起生效。

电子类资料和档案特殊管理规定

山西煤销集团旧街煤业有限公司

第3篇：档案的管理制度

档案的管理制度至关重要，下面小编整理了档案的管理制度，欢迎阅读!

档案收集制度

一、根据本单位编制的《档案分类大纲、归档范围和保管期限表》和档案管理工作制度中的归档范围，积极收集齐全，及时归档。

二、定期做好对具有永久和长期保存价值的档案向县档案馆移交进馆工作，进馆的档案要分类科学，组卷合理，编目准确，档号齐全，排列系统，装订合乎质量要求。

三、接收档案时，立档单位编制的全宗介绍、案卷目录(一式两份)、全引目录、文号索引、专题目录及其他与档案有关的资料，应随同档案一起接收。

四、及时收集本单位在重要活动、重大事件中形成的档案;接收各科室有代表*具有永久、长期保存价值的档案。

五、各科室在工作中形成的有保存价值的材料，应由科室兼职档案管理人员负责收集，加工整理归档后移交给档案室，如不符合要求的，应及时整改，不得拖延。专职档案管理人员要做好接收前的各项准备工作，指导各科室档案达到规范化、标准化的要求。

六、根据国家档案收集工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各科室和个人手中，以及散失在其他地方的档案，收集到档案室集中保管。

档案整理制度

一、认真执行《归档文件整理规则》的规定，坚持以件为单位进行整理。

二、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，使整理后的档案便于保管和利用。

三、注意区分档案的不同价值，制定单位档案保管期限表，使重要的档案得到重点保护。

四、按照“年度—机构”分类法编制单位档案分类大纲。

五、归档文件要及时编目、装盒，认真填写盒脊项目与备考表。

六、档号编制必须做到不重、不缺、不变、不繁。

档案保管制度

一、档案橱具要规范排列，各种设备放置整齐、合理，橱箱钥匙统一编号，集中存放，不准随便携带。

二、坚持半年一次清点，核对室藏档案，登记清点结果，做到帐物相符。

三、做好防盗、防火、防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防强光工作，正确使用电器，熟练*作各种设备，做到人走灯灭、机停;门窗及时关闭、上锁。

四、保持库内清洁，严禁存放有毒和易燃易爆物品。不准在库内吸*和放置杂物、花草及可食物品。

五、按时做好库内温湿度测试、记录，通过控制与调节，使温度力争达到14-24οc，相对湿度达到45-60%的要求。

档案保密制度

一、档案管理人员要认真学习《保密法》，遵循保密工作制度，不准以任何借口和形式向无关人员泄露和谈论涉及国家和单位秘密事项的档案文件内容。

二、划分密级的档案资料单独组建保管单位，严格管理，控制使用，未经单位领导批准，不得提供利用。

三、按照国家有关规定及时处理档案降密、解密工作。

四、销毁保密档案材料，必须严格履行批准手续，防止销毁过程中出现失泄密现象。

五、档案库房为单位机要重地，非档案管理人员未经档案主管领导批准不得进入。确需进入，需经批准和严格登记，并由档案管理人员陪同。